Företagsbrevlåda - Kom igång

För dig som främst mottar myndighetspost finns det mycket att vinna genom att aktivera Fortnox Företagsbrevlåda eller överväga en övergång från din nuvarande digitala brevlåda. I Fortnox kommer det bland annat bli mycket enklare att spara ner underlag från digital post direkt till din Bokföring och Leverantörsfakturor men även hantera notiser, delning till andra användare eller ta hjälp av din redovisningsbyrå att hantera dessa underlag. Vi arbetar även kontinuerligt med att lägga till fler avsändare och funktioner!

Nedan kommer vi att visa hur du aktiverar och kommer igång med Fortnox Företagsbrevlåda.

• Du behöver vara firmatecknare för att aktivera.

• Du behöver kunna logga in med BankID i Fortnox.

• Ditt företag har någon av följande bolagsformer: Aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag, bostadsrättsförening eller ekonomisk förening. För handelsbolag eller kommanditbolag måste det finnas fysiska personer som är firmatecknare för att kunna aktivera Företagsbrevlådan.

Det krävs ett av följande alternativ:

• Du är firmatecknare

• Du har bokföringslicens med rättighet att hantera verifikat eller leverantörsfakturor

Du kan aktivera Fortnox Företagsbrevlåda via Fortnox webb eller Fortnox App.

På vår webb hittar du aktiveringen under Meny - Företagsbrevlåda.

Väljer du detta val, får du möjligheten att ta emot e-post som skickas till ditt Fortnox-konto. Det kan vara fakturor, kvitto, påminnelser, spårning av paket och andra alternativ. Om du väljer detta val, kan du när som helst välja att aktivera myndighetspost vid ett senare tillfälle.

Väljer du detta val, får du även tillgång till digital post med information från myndigheter, regioner, kommuner och andra offentliga aktörer som bedriver en offentligt finansierad verksamhet.

Läs mer om hur du loggar in med BankID: Logga in i Fortnox med BankID

Hur många som behöver signera för att företagsbrevlådan skall aktiveras styrs av företagets firmateckningsregler.

Har du någon annan digital brevlåda idag så kommer Fortnox ta över hanteringen av post från myndigheter automatiskt. Övrig post inkommer som tidigare till din tidigare brevlåda.

Den post du redan fått ligger kvar hos din tidigare brevlåda då ingen brevlåda har någon exportfunktion idag.

Efter att signeringen är klar är brevlådan aktiv och all kommande myndighetspost kommer skickas till Fortnox.

När du har signerat Företagsbrevlåda, får du också möjlighet att dela den med en byrå, bolagshanterare eller med en specifik person. Att dela brevlådan går även bra att göra efter att den har skapats.

Väljer du att dela med byrå eller bolagshanterare, kan du välja Dela inte, Läsa, samt Läsa och Hantera.
Dela inte: Byrå/bolagshanterare får inte åtkomst till digital post.
Läsa: Byrå/bolagshanterare får tillgång till att läsa din digitala post, samt att flytta den till din bokföring eller leverantörsfakturor.
Läsa och hantera: Byrå/bolagshanterare får förutom möjlighet att läsa och flytta din digitala post även möjlighet att radera din digitala post.

Efter att du gjort dina inställningar, klickar du på Dela och fortsätt. Du får då upp en sammanställning av de val du har gjort.

När du klickar på Fortsätt till brevlådan, har den skapats upp och du kommer direkt in i den.

Krav för att aktivera

Finns olika alternativ:

• Du är firmatecknare

• Du har bokföringslicens med rättighet att hantera verifikat eller leverantörsfakturor

Väljer du att aktivera utan myndighetspost, kommer brevlådan att aktiveras direkt. Det primära syftet för dig som användare är att då endast använda dig av Mejl till inbox. Här hamnar kvitton, påminnelsefakturor, orderbekräftelser och annat som inte har kunnat kopplas som ett bildunderlag till dina verifikat och leverantörsfakturor.

Skulle du vid ett senare tillfälle vilja ha tillgång till myndighetspost, kan du när du önskar dig aktivera detta.

Du kan även aktivera Fortnox Företagsbrevlåda i Fortnox app, detta gör du  under Meny - Företagsbrevlåda och följer instruktionerna där för att signera aktiveringen.

Förutsättningarna för aktivering i appen är samma som i webben gällande att man behöver vara inloggad med BankID som firmatecknare.

Du kan välja att få notiser när det inkommit ett nytt brev i Företagsbrevlådan till din e-post och i Fortnox-klockan.

Dina notiser aktiveras första gången du loggar in i din företagsbrevlåda men du kan ändra och se över dessa under Meny - Företagsbrevlåda - Inställningar - Aviseringar.

Du behöver inte själv lägga till myndigheter för att få deras post, utan detta sker per automatik. Föredrar du att ta emot myndighetspost postalt från vissa myndigheter kan du välja att pausa digital post för specifika avsändare, detta gör du under Meny - Inställningar - Avsändare.

I sökrutan fyller du i den avsändare du vill ha posten i pappersformat och väljer att pausa posten. Detta måste bekräftas med BankID. Du hittar sedan dessa under Pausade avsändare.

Delningar av Fortnox Företagsbrevlåda hittar du under Meny - Företagsbrevlåda - Inställningar på webben eller i Fortnox App.

Du kan välja att dela till en person, din Bolagshanterare eller en byrå du samarbetar med.

För att dela Företagsbrevlåda med dina kollegor behövs det att deras användare i Fortnox har ett personnummer angivet. Detta för att personen behöver verifiera sig med BankID för att kunna använda brevlådan.

Du kan välja mellan två olika rättigheter när du delar din Företagsbrevlåda med en kollega eller konsult.

• Läsrättigheter ger användaren möjlighet att läsa i brevlådan och möjlighet att spara bilagor.

• Hanteringsrättigheter ger användaren samma rättigheter som läsrättigheter men man kan också ta bort brev.

När Företagsbrevlåda har blivit delad, kommer kollegan åt den genom att logga in med BankID i abonnemanget. 

Vill du inte längre ta emot någon digital post till Fortnox Företagsbrevlåda kan du välja att pausa digital post. Detta gör du under Meny - Företagsbrevlåda - Inställningar - Tjänster.

Den digitala posten kan också pausas automatiskt utan att du behöver gå in via Inställningar. Detta sker endast när du aktiverar tjänsten hos någon annan digital leverantör såsom “Kivra” eller “Min myndighetspost”.

Pausar man brevlådan utan ny digital leverantör kommer breven som fysisk post tills ny digital brevlåda aktiveras.

Att Företagsbrevlådan pausas innebär endast att kommande post inte kommer inkomma till Fortnox Företagsbrevlåda framöver, men den förblir däremot tillgänglig. Det betyder att du fortsatt kommer åt tidigare post och funktioner. 

Posten som inkommer till företagsbrevlådan försvinner inte efter hantering. Har du alltså valt att spara underlaget till bokföringen eller leverantörsfakturor ligger underlaget kvar i företagsbrevlådan och går då att titta på eller hantera igen.

Du kan också välja på om du vill visa alla meddelanden i inkorgen, eller endast de mejl som du ännu inte har läst.

Du kan spara breven som antingen underlag till bokföring eller som leverantörsfaktura, för att sedan kunna hantera dem från respektive vy.

Har du dessutom automatisk tolkning aktiverat, tolkas underlaget när du väljer att spara den som leverantörsfaktura.

Finns det brev som du varken vill spara som bokföring eller leverantörsfaktura kan du låta det ligga kvar i inkorgen eller välja att ladda ner eller skriva ut det.

Du kan även markera brev som olästa om du vill hantera dem vid ett senare tillfälle eller ta bort brev som du inte längre vill ha kvar.

Borttagna brev hamnar i “papperskorgen” och går därifrån att återställa ifall fel brev tagits bort.

För att kunna ta bort och återställa brev från papperskorgen krävs det att du har behörigheten Hantera på din användare, detta administreras under Meny - Företagsbrevlåda - Inställningar -Delningar av firmatecknaren.