Inkorgen

Om du har en sammankoppling med en redovisningsbyrå kan byrån skicka meddelanden till dig direkt i systemet. Dessa hittar du och besvarar under Meny - Inkorgen - Samarbete.

För att se och använda valet "samarbete" behöver din användare behörigheten till Meddelanden.

Meddelanden tilldelas av en systemadministratör under Administrera användare - Samarbete. Behörighet är endast synlig om du är sammankopplad med en redovisningsbyrå.

Besvara meddelande

När ett meddelande har inkommit och du ska besvara det gör du på följande sätt. Klicka Meny, Inkorgen och sedan på Samarbete. För att aöppna meddelandet klickar du på raden för det meddelande du vill öppna.

Har du laddat upp eller skickat in ett underlag till Fortnox som ännu inte är kopplat till en verifikation eller leverantörsfaktura så visas det i vyn Meny - Inkorgen - fliken Underlag.

Här ser du filnamnen på underlagen, vilken inbox de tillhör, vilket datum och varifrån de inkom, källan till underlaget med andra ord. Du ser det totala antalet underlag uppe till vänster men kan också välja att endast visa de som tillhör en viss inbox. Du kan direkt ladda upp underlag härifrån och välja vilken inbox de ska hamna i eller visa dina inbox-adresser om du hellre vill maila in en fil. 

Här kan du markera ett eller flera underlag och antingen radera dem eller flytta dem till en annan inbox.

När ett underlag blir kopplat till en leverantörsfaktura eller verifikation så försvinner det från vyn Underlag.

Mejl som skickas till dina inbox-adresser för Bokföring eller Leverantörsfakturor hamnar under Meny - Inkorgen - Mejl.

För att kunna se och öppna vyn Mejl behöver du ha:

• En Bokföringslicens

• Behörighet för verifikationer och leverantörsfakturor

Du kan använda filtreringsalternativ för att visa en specifik typ av brev, brev från en viss avsändare eller brev inom ett visst datumintervall.

Du kan göra följande filtreringar för att justera vad som visas: 

• Välja mellan Alla brev och Olästa brev 

• Söka efter brev inom ett visst datumintervall

• Söka efter brev från en viss avsändare

• Välja om nyhetsbrev & spam ska visas eller inte

• Välja om hanterade ska visas eller inte

I listvyn kan du markera flera brev samtidigt för att enkelt hantera dem, exempelvis genom att radera dem eller markera dem som lästa eller olästa.

Om du öppnar ett enskilt brev får du tillgång till fler alternativ för hantering av just det brevet.

Du kan inne på ett brev: 

• Markera det som oläst 

• Markera som hanterat

• Ta bort det 

• Spara det till bokföring eller leverantörsfakturor

• Ladda ner det 

• Skriva ut det

• Gå vidare till hantering av avsändare där man kan lägga till adresser som betrodda eller avvisade

För att mejl och underlag ska komma in i ditt Fortnox-abonnemang måste avsändaren vara godkänd.

• Automatiskt godkända: Alla e-postadresser som tillhör de registrerade användarna i ditt abonnemang godkänns automatiskt.

• Nya avsändare: Första gången en ny e-postadress skickar något till din inkorg måste du välja om adressen ska godkännas eller blockeras.

Så här gör du:
När en ny avsändare har mejlat får du en notis i ringklockan och ett kort under Att göra på startsidan. Du kan också gå direkt via Meny - Inkorgen - Granska avsändare.

Kontrollera underlaget:
I vyn Granska avsändare klickar du på det mottagna mejlet eller den bifogade filen. Då kan du enkelt se vad det är för information och avgöra om avsändaren ska godkännas eller inte.

Med Fortnox Företagsbrevlåda kan du enkelt ta emot post från myndigheter och andra offentliga aktörer direkt till ditt företag i Fortnox - helt digitalt och kostnadsfritt. Läs gärna mer om Företagsbrevlådan och hur du aktiverar den här: Företagsbrevlåda

Raderar du ett underlag direkt från vyn Underlag eller från vyerna Verifikationer eller Leverantörsfakturor kommer du att finna dessa i vyn Meny - Inkorgen - Papperskorg - Underlag.

Du kan välja att återställa underlag inom 30 dagar efter att de har tagits bort, därefter raderas underlaget permanent.

Återställ underlagen genom att markera underlaget i listan och välj därefter Återställ.

Tar du bort ett brev från Mejl utan underlag eller Företagsbrevlådan hamnar de också i papperskorgen fast i vyn Meny - Inkorgen - Papperskorg - Brev.

I listan över borttagna brev kan du även filtrera breven baserat på datumintervall eller avsändare för att begränsa visningen och lättare hitta det du söker.

Klickar du på ett specifikt brev så kan du återställa det eller ta bort det permanent.

Du kan i båda listvyer tömma hela papperskorgen på en gång, vilket innebär att du raderar breven permanent och att de inte kan återställas.

Under kugghjulet - Inkorgen kan du hantera följande inställningar:

• Aviseringar 

• Mejl

• Företagsbrevlåda

Aviseringar

Du styr dina inställningar för aviseringar berörande inkorgen under Kugghjulet - Inkorgen - Aviseringar.

Du kan välja om du vill ha aviseringar till antingen Fortnox, till din e-post eller både och.

• Fortnox-aviseringar avser klockikonen i programmet. Om du arbetar i flera bolag visas även en notis om nya brev direkt i vyn Välj företag.

• Aviseringar skickas inte för nya mejl som vi identifierat som spam eller nyhetsbrev.

• Aviseringar skickas när nya brev inkommit till Mejl utan underlag

• Påminnelser skickas ut om brev inte blivit öppnade efter 7 dagar.

E-postadressen för aviseringar är personlig och kopplad till den användare som justerar det i inloggat läge i vyn Kugghjulet - Inkorgen - Aviseringar. Justerar du e-postadressen gäller det endast aviseringar till dig själv.

Mejl

Du kan själv styra vilka e-postadresser som får skicka dokument till ditt Fortnox. Detta gör du bland annat i vyn Kugghjulet (Inställningar) - Inkorgen - Mejl.

Här kan du göra följande:

• Godkända avsändare: Lägg till nya godkända adresser manuellt, eller ta bort adresser som inte längre ska vara godkända.

• Blockerade avsändare: Lägg till eller ta bort blockerade adresser. E-postadresser som är blockerade stoppas helt från att skicka mejl till ditt abonnemang.

Hantera nya avsändare

Om en okänd avsändare har skickat ett mejl ser du en notis inne i inställningarna som säger ”Du har nya avsändare att granska”.

Klickar du på notisen kommer du direkt till vyn Granska avsändare, där du väljer om adressen ska godkännas eller blockeras.

Företagsbrevlåda

För att styra inställningar för Företagsbrevlådan krävs det att du är firmatecknare.

Läs gärna mer om Företagsbrevlådan och dess inställningar här: Företagsbrevlåda