Kom igång med Autogiro

Här hjälper vi dig att komma igång på bästa sätt.

Det är viktigt att ni kontaktar er bank tidigt i uppstartsprocessen för att upprätta ett avtal för autogiro. I samband med detta får ni också ert kundnummer hos Bankgirot.

Följ dessa steg för att komma igång med Autogiro.

1. Tilldela programlicens och ge behörigheter under Administrera användare, som du hittar under ditt företagsnamn uppe till höger i programmet.

2. Gå till Register - Transaktionskonton och ange ert kundnummer hos Bankgirot.

3. Gå igenom inställningarna, klicka på kugghjulet uppe till höger och sedan Autogiro.

4. Skapa medgivanden under fliken Medgivanden.

5. Skapa betalningsuppdrag genom att klicka in dig på aktuellt medgivande, och klicka på Lägg till betalningsuppdrag.

6. Gå till fliken Skapa fil och skapa en fil med aktuella medgivanden, som du sedan läser in på din internetbank. Dessa skickas sedan vidare till bankgirot.

7. Läs in återrapporteringsfilen från bankgirot

För att komma igång med Autogiro i Fortnox behöver du en programlicens. Det är endast systemadministratören som kan beställa nya programlicenser.

Klicka på ditt företagsnamn längst upp i programmet och sedan på Administrera användare‍ . Klicka på Beställ fler program uppe till vänster och välj Autogiro.

När du har lagt till licensen för Autogiro behöver du ge de användare som ska använda sig av Autogiro tillgång till tjänsten. Detta görs också via Administrera användare. Här inne ger du den/de användare som ska arbeta med Autogiro tillgång till programmet. Klicka på användarens namn och på Lägg till program på användaren, välj Autogiro.

När du ger användaren tillgång till Autogiro kan du välja mellan att ge full behörighet eller en anpassad behörighet. Med den anpassade behörigheten kan du välja att ge användaren tillgång till att läsa allt, om de ska kunna skapa och redigera medgivanden och betalningsuppdrag samt om de ska ha tillgång till att skapa och läsa in filer.

För att kunna skapa filer på era medgivanden och betalningsuppdrag behöver ert kundnummer hos Bankgirot finnas angivet på ert transaktionskonto för Autogiro.

Detta numret får ni från er bank, om ni inte vet vad ni har för nummer kan ni kontakta banken och fråga.

Gå till Register - Transaktionskonton - Klicka en gång på ert transaktionskonto.

Till vänster om ert bankgiro fyller ni i det kundnummer som ni har för Bankgirot och spara inställningen.

När du har gjort detta finns det en del inställningar som du behöver gå igenom innan du börjar arbeta med Autogiro. Klicka på Inställningar uppe i högra hörnet av programmet och sedan på Autogiro. Där finner du generella inställningar och betalningsplaner.

Generella inställningar
Här kan man fylla i generella inställningar för Autogiroprogrammet.

Betalarnummer: Här väljer du vilken nummerserie som ska vara förvald för de nya medgivanden som ni skapar.

Antal dagar till förfallodatum: Om ni skapar betalningsuppdrag från kundfakturor, anger ni här hur många dagar efter fakturadatumet som dragningen ska ske.

Skapa kontantfakturor automatiskt från betalningsuppdrag: Om ni skapar betalningsuppdrag direkt på ett medgivande, kan ni här välja om kontantfakturor ska skapas automatiskt vid återrapportering från banken.

Om ‘’Skapa kontantfakturor automatiskt från betalningsuppdrag’’ är på Ja kommer följande fält fram.

Artikelnummer: Här anger ni vilken artikel som ska hamna på kontantfakturan som skapas automatiskt.

Benämning på artikelrad: Här anger ni vilken benämning artikelraden ska ha på kontantfakturan som skapas automatiskt.

Försäljningskonto /Momssats för artikelrad: Här anger ni vilket försäljningskonto och moms artikelraden ska ha på kontantfakturan som skapas automatiskt.

Observera att det endast är möjligt att ha en artikel, benämning och försäljningskonto för dessa automatiskt skapade kontantfakturor.

Betalningsplaner
Under Betalningsplaner skapar du och lägger upp dina betalningsplaner som du sedan kan välja att använda i Autogiro. Att skapa egna betalningsplaner sparar tid när du ska skapa betalningsuppdrag på dina medgivanden. Du slipper fylla i alla fält varje gång om du skulle ha några mer vanliga betalningsuppdrag som till exempel medlemsavgift, träningsavgift eller abonnemang.

Det är viktigt att du skapar ett betalsätt med koden AG och anger ett konto för att bokföring ska kunna genomföras från ett betalningsuppdrag. Detta gör du under Inställningar - Fakturering - Betalsätt och betalningsvillkor.

Lägg till ett betalsätt med koden AG samt ett önskat konto.

Läs mer här: Inställningar i Autogiro‍

När du har gått igenom de nödvändiga inställningarna är du redo att börja arbeta med Autogiro. Det första du behöver göra är att skapa de medgivanden som ska ingå. För att skapa dina medgivanden står du på fliken Medgivanden och klickar på knappen Skapa ny uppe till höger.

Då Autogiro är kopplat till ditt kundregister så kan du välja att antingen lägga upp en ny kund för ditt medgivande eller så väljer du den aktuella kunden utifrån ditt kundregister. Du väljer om medgivandet ska hanteras för en privatperson eller för ett företag. Hämtar du kunden från ditt kundregister så kommer du automatiskt få med information så som mobilnummer, e-postadress och organisationsnummer/personnummer om detta finns inlagt i kundregistret.

Det är möjligt att ha ett medgivande som är utställt på en person men kopplad till andra personer i ditt företag, till exempel att medgivandet står på en förälder men avser ett barn. Detta löser du genom att lägga till kunder på ett medgivande genom Kopplade kunder. När du är färdig med ditt medgivande så klickar du på Spara.

Du kan skapa betalningsuppdrag direkt på dina medgivanden efter att du klickat på Spara. Kom ihåg att dina betalningsuppdrag kommer dock inte att kunna skickas iväg i din fil förrän du läst in återrapportering på dina medgivanden och de har blivit godkända.

Läs mer här: Skapa medgivanden i Autogiro‍

Det finns två sätt att skapa betalningsuppdrag i Fortnox Autogiro.
Det ena sättet är att man lägger till ett betalningsuppdrag direkt på ett medgivande.
Det andra sättet är att skapa en kundfaktura med betalningsvillkoret Autogiro. Läs mer om hur du skapar betalningsuppdrag från en kundfaktura här: Skapa betalningsuppdrag via en faktura

För att skapa betalningsuppdrag till dina medgivanden klickar du in dig på det aktuella medgivandet från medgivandelistan. När du är inne på medgivandet klickar du på Lägg till betalningsuppdrag.

Här väljer du in kunden, antingen kunden på medgivandet eller eventuell kund som är kopplad till medgivandet. Du kan välja in en redan skapad betalningsplan som då hämtas all övrig information automatiskt från inställningarna, eller så väljer du ett intervall, antal dragningar, första betaldatum och summan manuellt. Du kan även fylla i en anteckning om du vill beskriva något ytterligare för intern information.

När du fyllt i informationen sparar du betalningsuppdraget genom att klicka på Spara längst nere till höger i rutan. Ditt betalningsuppdrag kommer då att synas på det aktuella medgivandet.

I medgivandelistan kan du enkelt se vilket medgivande som har ett aktivt betalningsuppdrag kopplat till sig. Det gör du genom symbolen du ser längst ute till höger på raden.

När du har skapat dina medgivanden behöver dessa skickas via fil till Bankgirot för att godkännas. Filen du skapar i programmet ska du läsa in på din internetbank som sedan skickar den till Bankgirot.

På fliken Skapa fil kommer du per automatik alltid att komma in i filtret Inkluderas. Där listas allt som kommer att skapas när du väljer att klicka på Skapa fil, längst ner till höger på sidan. Det går inte att välja vad som ska inkluderas i filen, det blir alltid alla nyskapade dokument under Inkluderas.

När du skapat din fil loggar du in på din internetbank och läser in filen där. ‍
Läs mer här om hur du skapar fil: Skapa och skicka fil i Autogiro‍

När du har fått tillbaka återrapporteringsfiler ifrån Bankgirot så hämtar du dessa från din internetbank. För att läsa in dem i Autogiro går du till fliken Läs in fil.

För att läsa in din fil kan du antingen dra in din fil och släppa den i rutan genom en så kallad "drag and drop" funktion, eller så kan du välja att klicka på den orangea knappen Välj fil som du finner inne i själva rutan mitt på sidan. Klickar du på den får du själv välja fil där den är sparad på din dator och klicka på Öppna när den är markerad.

När filen är indragen eller uppladdad på sidan så kommer du se filen under rutan. Har du fler filer du vill läsa in kan du välja att dra in eller välja ytterligare fil. Du kan på detta sätt läsa in fler filer åt gången om du skulle ha fått flera olika filer skickad till dig från Bankgirot.

Nästa steg är en ytterligare sammanfattning där du avslutar och slutför inläsningen genom att klicka på knappen Bekräfta som du hittar längst ner till höger på sidan.

Efter att du har klickat på Bekräfta så kommer du tillbaka till medgivandelistan och din import har köats. När importen är genomförd kommer du att få en notis längst upp i programmet och dina filer är inlästa.

Läs mer här: Läsa in fil i Autogiro‍

På fliken medgivanden kan du använda dig av de olika filter som finns för att sortera i din lista och enkelt få fram det du söker efter eller enbart vill se.

Dina medgivanden kommer att få olika färger beroende på vilken status de har.

Alla: Här visas alla medgivanden oavsett status.

Nya ej skickade: Här visas alla nya medgivanden som ännu inte skapats fil för.

Väntar godkännande: Här visas alla medgivanden som fil är skapad på men som ännu inte blivit återrapporterad som godkända.

Ej godkända: Här visas dem medgivanden som banken har nekat och blivit ej godkända.

Godkända: Här visas alla godkända medgivanden ni har.

Väntar makulering: Här visas alla medgivanden som man makulerat men ännu inte återrapporterat makuleringen för.

Makulerade: Här visas alla makulerade medgivanden.

I medgivandelistan har du också möjlighet att söka via sökfältet som du finner längst upp på sidan. Här kan du söka efter betalarnr, namn och org-/personnummer. Du kan även använda den utökade sökningen vilket ger dig möjlighet att söka efter en kopplad kund, den utökade sökningen söker även på betalande kund.

Under fliken Betalningsuppdrag samlas alla dina betalningsuppdrag. Här kan du också använda sökfältet för att att söka upp ett specifikt betalningsuppdrag. Här kan du söka på betalarnummer, kundnummer, namn och fakturanummer. Via fliken Betalningsuppdrag kan du inte skapa några nya betalningsuppdrag utan den är bara till för att samla alla betalningsuppdrag som du har.

Även här finns olika statusar på betalningsuppdrag.

Alla: Här visas alla betalningsuppdrag oavsett status.

Nya ej skickade: Här visas nya betalningsuppdrag man ännu inte skapat fil på.

Väntande dragningar: Här visas dem betalningsuppdragen som ännu inte blivit återrapporterade.

Ej godkända: Här visas dem betalningsuppdragen som nekats från banken.

Avlutade: Här visas betalningsuppdrag där betalningen blivit genomförd

Väntar makulering: Här visas makulerade betalningsuppdrag som ännu inte blivit återrapporterat.

Makulerade: Här visas alla makulerade betalningsuppdrag.

Under fliken Historik samlas information om allt som gjorts i Autogiro. Du ser datum och klockslag, vad som har hänt på vilket betalarnummer och dessutom vilken användare som genomfört händelsen. Du kan välja olika perioder, och filtrera på typ och händelse.

Här sparas även alla filer som du har skapat eller som du har läst in. För att ladda ner den aktuella filen klickar du på ikonen som du finner längst till höger på den rad vars fil du är ute efter.

I fältet Betalarnr/Uppdragsnr kan du skriva i antingen ett betalarnummer eller ett uppdragsnummer och därefter klicka på knappen Sök.

För att få information om en inläst fil kan man klicka på ikonen "i" längst till höger om importen. Här visas all information om genomförda betalningar, misslyckade betalningar och annan relevant data för den aktuella importen.