Skapa betalningsuppdrag

Det finns två sätt att skapa betalningsuppdrag i Fortnox.

Har ni återkommande belopp som ska dras månadsvis är det enklast att skapa ett betalningsuppdrag direkt på ett medgivande.

Om beloppet skiljer sig per dragning eller om man önskar anpassa försäljningen är det enklast att skapa betalningsuppdraget från en kundfaktura.

Innan du skapar dina betalningsuppdrag så finns det en inställning som kan underlätta för dig och som kan spara dig tid. Klicka på inställningar uppe till höger i programmet, gå in i inställningarna för Autogiro och öppna upp blocket Betalningsplaner.

Genom att skapa betalningsplaner kan du på ett enkelt sätt välja in dessa i dina betalningsuppdrag och på så sätt behöver du inte fylla i alla fält varje gång du skapar ett nytt betalningsuppdrag.

Du kan läsa om hur ni skapar betalplaner här: Inställningar i Autogiro‍‍

Har ni återkommande belopp som ska dras månadsvis är det enklast att skapa ett betalningsuppdrag direkt på ett medgivande.

Gå till Meny och välj Autogiro, då kommer du direkt till listan med era medgivanden.

Börja med att klicka på det medgivandet du önskar skapa betalningsuppdrag för. Här finner du längst ner på sidan en del som heter betalningsuppdrag. För att skapa ett betalningsuppdrag klickar du på Lägg till betalningsuppdrag.

När du gjort detta öppnas en ny ruta upp där du skapar ditt aktuella betalningsuppdrag som är kopplat till det valda medgivandet. Har ni skapat betalplaner i era inställningar för autogiro kan ni välja bland dessa under rubriken Betalningsplan. Även om en betalningsplan är vald går alla fälten att justera i uppdraget.

Under rubriken Första betaldatum väljer du vilket datum dragningen ska ske. Om ni har återkommande betalningar för kunden, kan du justera fältet Antal dragningar till antingen löpande eller ange ett fast antal. Om exempelvis en kund har ett gymmedlemskap med Autogiro i ett år, kan du välja Fast antal och ange 12 i fältet för antal dragningar.

När du har ett fast antal dragningar (mer än en) eller löpande betalningar, behöver du inte skapa betalningsuppdraget varje månad. Dragningarna sker automatiskt hos banken enligt det angivna intervallet. Det enda du behöver göra är att läsa in återrapporteringsfilen i Fortnox för att uppdatera betalningsuppdragets status korrekt.

När du är färdig med inställningarna i ditt betalningsuppdrag väljer du att klicka på Spara.

När du har sparat ditt betalningsuppdrag, kommer det att visas direkt på medgivandet.

Kom ihåg att det endast går att skapa fil på betalningsuppdraget när det kopplade medgivandet ligger som Godkänt.

Om du till exempel arbetar med nya betalningsuppdrag varje månad till ett medgivande så kommer du endast att se de senaste 10 betalningsuppdrag som skapats inne på ett medgivande, även om det finns fler skapade betalningsuppdrag. För att se alla betalningsuppdrag till ett specifikt medgivande kan du då klicka på fliken Historik och där söka på det aktuella medgivandet för att se alla kopplade betalningsuppdrag.

Du kan se om ett medgivande har ett aktivt betalningsuppdrag genom att medgivandet i listan har en symbol längst ute till höger på raden.

Här kan du läsa mer om hur du skapar och lägger upp medgivanden .

Det går också att skapa ett betalningsuppdrag i Autogiro genom att skapa en kundfaktura där du väljer betalningsvillkoret Autogiro. För att detta ska fungera måste den valda kunden på kundfakturan ha ett aktivt medgivande i Fortnox Autogiro. Om kunden inte har detta kommer du att få ett felmeddelande i programmet.

Om kunden har ett aktivt medgivande, kommer ett betalningsuppdrag automatiskt att skapas i Fortnox Autogiro baserat på den kundfaktura som genererats. Förfallodatum på fakturan bestäms utifrån inställningarna i Generella inställningar för Autogiro. Det är alltid förfallodatumet som finns när fakturan bokförs som blir dragningsdatumet för betalningsuppdraget.

Observera att om du ändrar förfallodatumet på en bokförd faktura med betalningsvillkoret Autogiro, uppdateras inte dragningsdatumet på det befintliga betalningsuppdraget. För att ändra dragningsdatumet måste du ta bort betalningsuppdraget i Autogiro, sätta fakturan som ej bokförd (om möjligt, annars kreditera fakturan och skapa en ny) , justera förfallodatumet och sedan bokföra den igen. Ett nytt betalningsuppdrag skapas då med det uppdaterade dragningsdatumet baserat på det nya förfallodatumet.

Alla dina betalningsuppdrag visas under fliken Betalningsuppdrag. Där listas dem och du kan även söka fram ett specifikt betalningsuppdrag via sökrutan du finner längst upp. Du kan här söka på uppdragsnummer, kundnummer, namn och fakturanummer.

Fliken Betalningsuppdrag är endast till för att lista alla de betalningsuppdrag som du har i Fortnox Autogiro. Du kan här söka upp ett specifikt betalningsuppdrag men du kan inte skapa några nya. Detta kan du endast göra under fliken Medgivanden och inne på ett specifikt medgivande eller en kundfaktura.

Om du har ett betalningsuppdrag kopplat till ett medgivande, finns en inställning som gör att kontantfakturor skapas automatiskt i samband med att återrapporteringsfilen läses in. Denna inställning hittar du under Inställningar - Autogiro - Skapa kontantfakturor automatiskt från betalningsuppdrag.

Här kan du välja vilken artikel, benämning och försäljningskonto som ska användas för att bokföra kontantfakturorna.

Observera att denna inställning är generell och gäller för alla kontantfakturor som skapas från betalningsuppdrag, det går alltså inte att ha olika inställningar för olika betalningsuppdrag.

När återrapporteringsfilen för en genomförd betalning läses in, skapas kontantfakturan automatiskt. Därefter behöver ni endast bokföra kontantfakturan.

Om betalningsuppdraget är skapat från en kundfaktura, markeras fakturan som slutbetald när återrapporteringsfilen läses in.

Som standard bokförs alla betalningar som genereras från Autogirot på det konto som är inställt för betalsättet Bankgiro. Vill du att de betalningarna som genereras av Autogiro ska bokföras på ett annat konto behöver du lägga upp ett nytt betalsätt i inställningarna.

Klicka på kugghjulet, Inställningar, längst upp till höger och välj Betalsätt och betalningsvillkor i inställningarna för Fakturering. Skapa ett nytt betalsätt som du döper till AG och välj vilket konto du vill att det ska bokföras på.

Om det finns ett betalsätt med koden AG så får det högsta prio och kommer därmed att användas för att bokföra alla betalningar som genereras av Autogiro.

Det konto som är angivet för Autogiro under inställningen Förvalda konton i Bokföring används endast för kontantfakturor och när dessa bokförs.