Anonymisering - Räkenskapsår
Hantera Fortnox
I syfte att följa GDPR kan du i Fortnox anonymisera personuppgifter.
Obs! Att personuppgifter får behandlas om det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig förpliktelse exempelvis bokföringsskyldigheten enligt bokföringslagen. Det åligger dig som personuppgiftsansvarig att veta vilka lagar du behöver följa enligt svensk och europeisk lag.
När du väljer att anonymisera tas all information och spårning av uppgifter som kan vara direkt eller indirekt kopplade till en individ bort. Du kan välja att anonymisera en dokumenttyp per räkenskapsår eller alla.
De dokumenttyper som du kan välja att anonymisera är:
Verifikationer
Leverantörsfakturor
Kundfakturor
Ordar
Offerter
Periodiseringar
Behörighet
För att kunna anonymisera ett räkenskapsår krävs det att du har Program/behörigheten Bokföring på din användare.
Har du detta kan du aktivera Anonymisera räkenskapsår, denna inställning finner du under Företagsnamnet - Administrera användare under Register/Övrigt.
Avsluta med att Logga ut och sedan in igen för att funktionen ska aktiveras.
Utföra Anonymisering av räkenskapsår
Obs! En genomförd anonymisering går inte att ångra, utan uppgifterna som tas bort går förlorade.
Verifikationer
De fält som kommer att anonymiseras, det vill säga där uppgifter tas bort, på verifikationen är:
Beskrivning
Kostnadsställe
Projekt
Transaktionsinfo
Kommentar
Periodiseringsmodalen (KS/PR/Transaktionsinfo samt periodiseringsverifikation)
Kopplade dokument raderas
För att kunna anonymisera räkensaksårets verifikationer måste följande vara uppfyllt:
Att alla periodiseringar skapade utifrån en verifikation är utförda.
I de fall bokföringsattest används för räkenskapsåret, måste alla verifikationer vara attesterade
Exempel på verifikation innan anonymisering:
Samma verifikation efter anonymisering:
Leverantörsfakturor
De fält som kommer att anonymiseras, det vill säga där uppgifter tas bort, på leverantörsfakturan är:
Leverantörsnamn
Leverantörsnummer
Kostnadsställe (kod samt benämning)
Projekt (kod samt benämning)
Vår referens
Er referens
Transaktionsinfo
Kommentar
Periodiseringsmodalen (KS/PR/Transaktionsinfo i modalen)
Kreditupplysning (Hämtas utifrån fakturans leverantör, försvinna från fakturan om man tar bort leverantören. Kund/lev-register får ansvara för att radera upplysningar)
Kopplade dokument/bild/fil raderas
För att kunna anonymisera räkenskasårets leverantörsfakturor måste följande vara uppfyllt:
Leverantörsfaktura måste vara makulerad eller slutbetald
Alla periodiseringar skapade utifrån leverantörsfakturan måste vara utförda
Tänk på att om du har skapat en anläggningstillgång från en leverantörsfaktura och du ännu har ej utförda avskrivningar så kommer ändå leverantörsfakturan att kunna anonymiseras.
Kundfakturor
Med kundfakturor avses följande typer av faktura - kundfaktura, kreditfaktura, avtalsfaktura, räntefaktura, kontantfaktura och tidfaktura
De fält som kommer att anonymiseras, det vill säga där uppgifter tas bort, på kundfakturan är:
Kundnamn (Både i fältet "Kund" och "Namn")
Kundnummer
Kostnadsställe (kod samt benämning)
Projekt (kod samt benämning)
Artikelbenämning
Vår referens
Er referens
Etiketter
Kommentar
Periodiseringsmodalen (Anonymisera följande fält KS/PR/Transaktionsinfo i modalen)
Ert Ordernummer
Fakturaadress
Fakturaadress 2
Leveransadress
Leveransadress 2
Postnummer under både leveransuppgifter och kunduppgifter
Ort under både leveransuppgifter och kunduppgifter
Land under både leveransuppgifter och kunduppgifter
Telefon
Organisationsnummer
Fakturatext
Husarbete (Personnummer, Namn, Fastighetsbeteckning/Lägenhetsnr, BRF:s org.nr )
För att kunna anonymisera räkensaksårets kundfakturor måste följande vara uppfyllt:
Kundfakturan måste vara makulerad eller slutbetald.
Alla periodiseringar skapade utifrån kundfakturan måste vara utförda.
För att anonymisera fakturor som är skickade med Fortnox Finans, kontakta finans@fortnox.se
Ordrar
Med order avses restorder och order.
De fält som kommer att anonymiseras, det vill säga där uppgifter tas bort, på order är:
Kundnamn (Både i fältet "Kund" och "Namn")
Kundnummer
Kostnadsställe (kod samt benämning)
Projekt (kod samt benämning)
Artikelbenämning
Vår referens
Er referens
Etiketter
Kommentar
Kreditupplysning.
Ert Ordernummer
Fakturaadress
Fakturaadress 2
Leveransadress
Leveransadress 2
Postnummer under både leveransuppgifter och kunduppgifter
Ort under både leveransuppgifter och kunduppgifter
Land under både leveransuppgifter och kunduppgifter
Offerttext
Husarbete (Personnummer, Namn, Fastighetsbeteckning/Lägenhetsnr, BRF:s org.nr )
Telefon
Organisationsnummer
För att kunna anonymisera räkensaksårets ordrar måste följande vara uppfyllt:
För att anonymisera en order ska den vara antingen makulerad eller faktura skapad.
Offerter
De fält som kommer att anonymiseras, det vill säga där uppgifter tas bort, på offert är:
Kundnamn (Både i fältet "Kund" och "Namn")
Kundnummer
Kostnadsställe (kod samt benämning)
Projekt (kod samt benämning)
Artikelbenämning
Vår referens
Er referens
Etiketter
Kommentar
Ert Referensnummer
Fakturaadress
Fakturaadress 2
Leveransadress
Leveransadress 2
Postnummer under både leveransuppgifter och kunduppgifter
Ort under både leveransuppgifter och kunduppgifter
Land under både leveransuppgifter och kunduppgifter
Offerttext
Husarbete (Personnummer, Namn, Fastighetsbeteckning/Lägenhetsnr, BRF:s org.nr )
Organisationsnummer
Telefon
För att kunna anonymisera räkenskapsårets offerter måste följande vara uppfyllt:
Offerten måste måste antingen vara makulerad eller order skapad.
Periodiseringar
När man anonymiserar periodiseringar kommer fältet beskrivning i listan över periodiseringar att anonymiseras, dvs uppgiften tas bort. Själva verifikationen för den utförda periodiseringen anonymiseras via toggeln för Verifikationer.
För att kunna anonymisera räkenskapsårets periodiseringar måste periodiseringen vara utförd eller borttagen.
Behandlingshistorik
När ett eller flera dokumenttyper anonymiseras loggas detta i behandlingshistoriken, med när det är gjort, vilken användare samt vilken eller vilka och hur många dokumenttyper som anonymiserats.