GDPR

Anonymisering av uppgifter

Hantera Fortnox

När du väljer att anonymisera tas all den information bort som innebär möjlighet till spårning av uppgifter som kan vara direkt eller indirekt kopplade till en individ.

Anställd 

Kopiera länk hit

För att anonymisera ett räkenskapsår behöver du ha behörigheten "Anonymisera Anställd" under anpassa register/övrigt. Läs mer om hur systemadministratören tilldelar den behörigheten: Administrera användare . 

Utföra anonymisering av en anställd:

  1. Gå till Register uppe till höger och välj Personal. Inne på personalkortet längst ner till vänster finns en knapp som heter Anonymisera.

  2. Tryck på knappen; du blir då informerad om anonymisering och GDPR samt konsekvenserna av att anonymisera. Markera att du vill anonymisera den anställde.

  3. Den anställde får ett nytt anställnings-ID och sätts som inaktiv.

Genom att anonymisera personuppgifter kommer följande att ske:

  1. Personliga uppgifter på personalkortet tas bort

  2. Fritextfält på personalkortet töms

  3. Anställnings-ID ändras till ett anonymiserat

Information på skapade lönebesked anonymiseras ej.

De fält som anonymiseras på personalkortet är:

  • Personnummer

  • Förnamn

  • Efternamn

  • Adress

  • Adress 2

  • Postnummer

  • Ort

  • Land

  • Telefon

  • Mobil

  • E-post

  • Språk lönebesked

  • Clearingnummer

  • Kontonummer

  • Infotext

  • Befattning

  • Bilnamn

  • Bilkod

  • Bil

  • Registreringsnummer

  • Kategori

  • Personaltyp

  • SSYK

  • NYK14

Räkenskapsår 

Kopiera länk hit

Genom att anonymisera ditt räkenskapsår kan du välja att ta bort all information och möjlighet till spårning till en individ i följande dokumenttyper:

  • Verifikationer

  • Leverantörsfakturor

  • Kundfakturor

  • Ordar

  • Offerter

  • Periodiseringar

Behörighet

För att anonymisera ett räkenskapsår behöver du ha behörigheten "Anonymisera räkenskapsår" under anpassa register/övrigt. Läs mer om hur systemadministratören tilldelar den behörigheten: Administrera användare . 

Utföra Anonymisering av räkenskapsår

  1. Gå till Räkenskapsåret, uppe till höger.

  2. Klicka på Hantera räkenskapsår.

  3. Välj det räkenskapsår du vill anonymisera.

  4. Klicka på Anonymisera.

  5. Välj vilka dokumenttyper personuppgifter ska tas bort från.

  6. Bekräfta anonymiseringen.

Observera! Anonymisering kan inte ångras, och de borttagna uppgifterna kan inte återställas.

Verifikationer

De fält som kommer att anonymiseras, det vill säga där uppgifter tas bort, på verifikationen är:

  • Beskrivning

  • Kostnadsställe

  • Projekt

  • Transaktionsinfo

  • Kommentar

  • Periodiseringsmodalen (KS/PR/Transaktionsinfo samt periodiseringsverifikation)

  • Kopplade dokument 

För att kunna anonymisera räkenskapsåret verifikationer måste följande vara uppfyllt:

  • Att alla periodiseringar skapade utifrån en verifikation är utförda.

  • I de fall bokföringsattest används för räkenskapsåret, måste alla verifikationer vara attesterade

Exempel på verifikation innan anonymisering:

Samma verifikation efter anonymisering:

Leverantörsfakturor

De fält som kommer att anonymiseras, det vill säga där uppgifter tas bort, på leverantörsfakturan är:

  • Leverantörsnamn

  • Leverantörsnummer

  • Kostnadsställe (kod samt benämning)

  • Projekt (kod samt benämning)

  • Vår referens

  • Er referens

  • Transaktionsinfo

  • Kommentar

  • Periodiseringsmodalen (KS/PR/Transaktionsinfo i modalen)

  • Kreditupplysning (Hämtas utifrån fakturans leverantör, försvinner från fakturan om man tar bort leverantören. Kund/lev-register får ansvara för att radera upplysningar)

  • Kopplade dokument/bild/fil 

För att kunna anonymisera räkenskapsårets leverantörsfakturor måste följande vara uppfyllt:

  • Leverantörsfaktura måste vara makulerad eller slutbetald

  • Alla periodiseringar skapade utifrån leverantörsfakturan måste vara utförda

Tänk på att om du har skapat en anläggningstillgång från en leverantörsfaktura och du ännu har ej utförda avskrivningar så kommer ändå leverantörsfakturan att kunna anonymiseras.

Kundfakturor

Med kundfakturor avses följande typer av faktura: kundfaktura, kreditfaktura, avtalsfaktura, räntefaktura, kontantfaktura och tidfaktura

De fält som kommer att anonymiseras, det vill säga där uppgifter tas bort, på kundfakturan är:

  • Kundnamn (Både i fältet "Kund" och "Namn")

  • Kundnummer

  • Kostnadsställe (kod samt benämning)

  • Projekt (kod samt benämning)

  • Artikelbenämning

  • Vår referens

  • Er referens

  • Etiketter

  • Kommentar

  • Periodiseringsmodalen (Anonymisera följande fält KS/PR/Transaktionsinfo i modalen)

  • Ert Ordernummer

  • Fakturaadress

  • Fakturaadress 2

  • Leveransadress

  • Leveransadress 2

  • Postnummer under både leveransuppgifter och kunduppgifter

  • Ort under både leveransuppgifter och kunduppgifter

  • Land under både leveransuppgifter och kunduppgifter

  • Telefon

  • Organisationsnummer

  • Fakturatext

  • Husarbete (Personnummer, Namn, Fastighetsbeteckning/Lägenhetsnr, BRF:s org.nr )

För att kunna anonymisera räkenskapsårets kundfakturor måste följande vara uppfyllt:

  • Kundfakturan måste vara makulerad eller slutbetald.

  • Alla periodiseringar skapade utifrån kundfakturan måste vara utförda.

  • För att anonymisera fakturor som är skickade med Fortnox Finans, kontakta finans@fortnox.se

Ordrar

Med order avses restorder och order.

De fält som kommer att anonymiseras, det vill säga där uppgifter tas bort, på order är:

  • Kundnamn (Både i fältet "Kund" och "Namn")

  • Kundnummer

  • Kostnadsställe (kod samt benämning)

  • Projekt (kod samt benämning)

  • Artikelbenämning

  • Vår referens

  • Er referens

  • Etiketter

  • Kommentar

  • Kreditupplysning.

  • Ert Ordernummer

  • Fakturaadress

  • Fakturaadress 2

  • Leveransadress

  • Leveransadress 2

  • Postnummer under både leveransuppgifter och kunduppgifter

  • Ort under både leveransuppgifter och kunduppgifter

  • Land under både leveransuppgifter och kunduppgifter

  • Offerttext

  • Husarbete (Personnummer, Namn, Fastighetsbeteckning/Lägenhetsnr, BRF:s org.nr )

  • Telefon

  • Organisationsnummer

För att kunna anonymisera räkenskapsårets ordrar måste följande vara uppfyllt:

  • Ordern är makulerad eller faktura skapad.

Offerter

De fält som kommer att anonymiseras, det vill säga där uppgifter tas bort, på offert är:

  • Kundnamn (Både i fältet "Kund" och "Namn")

  • Kundnummer

  • Kostnadsställe (kod samt benämning)

  • Projekt (kod samt benämning)

  • Artikelbenämning

  • Vår referens

  • Er referens

  • Etiketter

  • Kommentar

  • Ert Referensnummer

  • Fakturaadress

  • Fakturaadress 2

  • Leveransadress

  • Leveransadress 2

  • Postnummer under både leveransuppgifter och kunduppgifter

  • Ort under både leveransuppgifter och kunduppgifter

  • Land under både leveransuppgifter och kunduppgifter

  • Offerttext

  • Husarbete (Personnummer, Namn, Fastighetsbeteckning/Lägenhetsnr, BRF:s org.nr )

  • Organisationsnummer

  • Telefon

För att kunna anonymisera räkenskapsårets offerter måste följande vara uppfyllt:

  • Offerten är makulerad eller order skapad.

Periodiseringar

När man anonymiserar periodiseringar kommer fältets beskrivning i listan över periodiseringar att anonymiseras, dvs uppgiften tas bort. Själva verifikationen för den utförda periodiseringen anonymiseras via reglaget för Verifikationer.

För att kunna anonymisera räkenskapsårets periodiseringar måste periodiseringen vara utförd eller borttagen.

Behandlingshistorik

När ett eller flera dokumenttyper anonymiseras loggas detta i behandlingshistoriken med när det är gjort, vilken användare samt vilken eller vilka och hur många dokumenttyper som anonymiserats.

Fick du den hjälp du sökte?