Val av utskick för faktura, order och offert
Hantera Fortnox
En faktura, order och offert kan innehålla personuppgifter*.
Inom en organisation som bedriver en verksamhet som omfattar hälsa, politik, religion, sexuell läggning eller fackförbund, behöver du tänka på att personuppgifter då kan klassas som känsliga uppgifter. Det finns även skyddsvärda personuppgifter som personnummer, exempelvis vid fakturering av rot och rut.
Mer information om känsliga personuppgifter hittar du på Datainspektionens hemsida .
Vid valet av vilket sätt utskicket ska ske rekommenderas E-faktura eller Finans som det snabbaste, enklaste och säkraste alternativet. Du kan även välja postalt flöde, men bör undvika e-postfaktura och bör absolut inte användas om det innehåller känsliga personuppgifter.
Anledningen är att det enligt Datainspektionen finns ett antal grundläggande säkerhetsbrister i de kommunikationsprotokoll som ligger till grund för e-postsystem. När ett e-postmeddelande skickas mellan olika e-postservrar över ett öppet nät passerar det andra servrar på vägen. Om informationen i e-postmeddelandet är okrypterad eller på annat sätt oskyddad finns det inget som hindrar att kopior av informationen sparas undan vid var och en av dessa servrar. Mer information om e-postmeddelande och Internet finns på Datainspektionens hemsida .
*Personuppgifter är ”all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.” Personuppgiftslag (1998:204)