Dela denna artikel

Byte av bolagsform

Hantera Fortnox

All bokföring som har skapats i ditt Fortnox-abonnemang är bundet till det organisationsnummer abonnemanget redan är registrerat på. Det innebär att det inte finns någon verklig möjlighet att skilja bokföringen åt mellan två olika organisationsnummer.

Vid byte av bolagsform från till exempel Enskild firma till Aktiebolag rekommenderar vi således att du skapar ett nytt abonnemang för det nya organisationsnumret. Det enskilda abonnemanget behålls sedan så länge du behöver det och sägs därefter upp av dess systemadministratör. Du kan läsa mer om hur du genomför en uppsägning här: Säg upp program

När du har sagt upp, eller ska säga upp, ditt abonnemang i Fortnox är det viktigt att du tänker på den information och data du samlat på dig och nu ska ta ut innan abonnemanget avslutas. Fortnox AB garanterar att vi sparar all data i 18 månader, från att abonnemanget avslutas. Enligt punkt 11 i bilaga 1 Personuppgiftsbiträdesavtal i Fortnox tjänsteavtal. Räkenskapsinformationen behöver sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. 

OBS! Även om nedanstående lista tar upp de flesta fall gällande vilken data/information du behöver exportera inför ett avslutat abonnemang kan du behöva gå igenom detta med din revisor eller redovisningskonsult för att säkerställa att ni får med all information som krävs.

Exempel på åtgärder som är bra att tänka på inför ett avslut/byte av system:

  1. Exportera SIE-fil innehållande din bokföring för respektive räkenskapsår.

  2. Skriv ut reskontran genom att se till att du ser 100 objekt i taget per listsida och klicka sedan på ”Skriv ut lista” uppe till höger i programmet. Här kan det också vara bra att dubbelkolla med revisor/redovisningskonsult om ni behöver ha varje enskild faktura utskriven eller om det räcker med listan över reskontra.

  3. Ladda ner och spara och spara eventuella bilder och/eller filer som är kopplade till leverantörsfakturor eller verifikat.

  4. Ta ut balansrapport, resultatrapport, huvudbok samt en verifikationslista.

  5. Exportera behandlingshistorik, systemdokumentation, artikelregister, kundregister, leverantörsregister, personalregister samt underlag kopplade till dessa.

  6. När det gäller programmet Fortnox Lön så rekommenderar vi dig att exportera en SIE-fil‍ för de olika bokföringsåren samt skriva ut eller spara ner alla lönebesked. Andra underlag som kan vara bra att ha sparade är till exempel personalkort, semesterskuld, arbetsgivardeklarationen.

  7. Stäng även av funktionerna för automatisk fakturatolkning och e-faktura, om leverantörsfakturor skickas in via e-faktura eller iväg på tolkning så kommer ni även efter uppsägningen att faktureras för dessa. Klicka på Kugghjulet - Leverantörsfakturor - Digitalt flöde E-faktura samt Digitalt flöde fakturatolkning.

Du kan läsa mer om vad som är bra att tänka på inför en uppsägning här: Säg upp program

Från enskilda abonnemanget kan man sedan ta ut filer med leverantörer, kunder, artiklar och personal.

Kundregister:
Export från enskilda: Export av kundregister
Import till AB: Import av kundregister

Leverantörsregister:
Export från enskilda: Export av leverantörsregister
Import till AB: Import av leverantörsregister

Artikelregister:
Export från enskilda: Export av artikelregister
Import till AB: Import av artikelregister

Personalregister (om man använt löneprogrammet i enskilda):
Export från enskilda: Exportera personal i Fortnox Lön
Import till AB: Import av personalregister i Fortnox Lön

Fick du den hjälp du sökte?