Aktivering av Fortnox Lager

För att använda programmet Fortnox Lager behöver du först beställa licenser, detta gör du under Meny - Köp & Aktivera.
Sedan tilldelar du behörigheter för de användare som ska ha tillgång till programmet.
För information om licens och behörigheter i Fortnox Lager, läs här: Behörigheter i Fortnox Lager‍

När licenser beställts och tilldelats användare kan endast den användare som är systemadministratör‍ och har licensen Fortnox Lager, välja Lager i menyn och gå igenom aktiveringsguiden.

Läs under rubriken Innan aktivering nedan innan du går vidare i aktiveringsguiden.

När du slutfört aktiveringsguiden kommer samtliga användare att loggas ut och processen tar mellan 5-60 min. Du får möjlighet att ange en mejladress för att få information om när det går att logga in igen.

Samtliga artiklar som ska hanteras i Fortnox Lager behöver:

• Vara inställda som Lagervara Ja och Typ av artikel Vara

• Ha ett positivt lagersaldo, om varan finns i lager

• Ha ett inpris (kalkylkostnad) inlagt

Varför?
Lagervärdet är en central del i ett lagerprogram och räknas ut genom att ta Antal i lager * Kalkylkostnad på artiklarna vid aktivering. Om kalkylkostnad och lagersaldo inte stämmer när du aktiverar programmet så kommer lagervärdet att bli felaktigt. För att lösa det måste du då leverera ut/in artiklarna på nytt för att få rätt antal och priser, detta kan vara tidskrävande om det är många artiklar. För att minska manuell handpåläggning och rättningar i efterhand rekommenderar vi att du går igenom "Kontrollera och Korrigera" nedan för att få den smidigaste starten med Fortnox Lager.

Jobbar ni med lagerplatser (hyllor)?
Då kan du med fördel lägga in Standard-lagerplats på samtliga artiklar i artikelregistret, innan aktivering av Fortnox Lager. Det gör att lagerplatserna automatiskt skapas i Register - Lagerställen under ett standard-lagerställe benämnt Standardlager. De artiklar med ett positivt lagersaldo blir dessutom inlevererade på sin standard-lagerplats och förblir standard vid framtida inleveranser när lagerprogrammet är aktiverat.

Kontrollera

Exportera ut ditt artikelregister på första sidan i aktiveringsguiden för att på ett smidigt sätt kunna se artiklarnas uppgifter.

Detta behöver du se över innan aktiveringen

• Artiklar av typen Vara och Lagervara Ja som saknar kalkylkostnad

• Artiklar av typen Vara som är Lagervara Nej

• Artiklar av typen Vara och Lagervara Ja som saknar antal (lagersaldo)

Detta sker automatiskt efter aktiveringen

• Artiklar med negativa lagersaldon blir “0”

• Artiklar med positiva lagersaldon blir Lagervara Ja

• Alla befintliga kundorder hamnar med status "Reserverade". Det kan därför vara en god idé att se över kundorder som redan levererats ut och skapa kundfakturor på dessa.

Korrigera

För att hitta och eventuellt korrigera ditt artikelregister kan du göra det på två sätt:

Manuellt inne i artikelregistret:

1. Klicka på Register

2. Klicka på Artiklar

3. Klicka på en artikel i listan

4. Se över artikelns uppgifter och Spara eventuella ändringar

5. Klicka på pilarna uppe till höger för att gå till nästa

Läs om artikelregister: Artikelregister - Lager

Via filhantering:

1. Klicka på Exportera på första sidan i aktiveringsguiden

2. Öppna filen i Excel

3. Se över artiklarnas uppgifter och spara eventuella ändringar

4. Genom att importera den ändrade filen kan du uppdatera artiklarna i programmet med nya uppgifter

Läs om hur du importerar här: Import av artikelregister‍

Lagervärde och bokfört värde

Lagervärde
När Fortnox Lager är aktiverat kan du följa upp ditt lagervärde i en Lagervärdesrapport som du finner under Rapporter uppe till höger.

Dagen du aktiverar Fortnox Lager baseras lagervärdet på Antal i lager * Kalkylkostnad för respektive artikel. Ditt lagervärde är totalsumman av dessa.

När du har börjat göra in- och utleveranser i Fortnox Lager baseras lagervärdet istället på Antal i lager * Snittkostnad.

Läs mer här: Lagervärde och Snittkostnad‍

Bokfört värde
Eftersom bokföring av lagervärdet före aktiveringen görs manuellt kan det vara så att detta inte stämmer exakt med lagervärdet som skapas vid aktiveringen.

Utgående saldo på bokföringskontot för lager ska alltid vara samma som totalsumman på lagervärdesrapporten. Om kalkylkostnad och antal är korrekt angivet på artiklarna före aktivering av Fortnox Lager kan du via en manuell verifikation justera det bokförda värdet till samma värde som det totala lagervärdet i lagervärdesrapporten.

Korrigera bokföringen
Om Bokfört värde är noll eller saknas: Skapa en manuell verifikation där du debiterar ditt Lagerkonto (14xx), och krediterar ditt Lagerförändringskonto (49xx) med totala lagervärdet i lagervärdesrapporten.

Om Bokfört värde visar ett högre belopp än lagervärde: Skapa en manuell verifikation där du krediterar ditt Lagerkonto (14xx), och debiterar ditt Lagerförändringskonto (49xx) med differensen.

Om Bokfört värde visar ett lägre belopp än lagervärde: Skapa en manuell verifikation där du krediterar ditt Lagerförändringskonto (49xx) och debiterar ditt Lagerkonto (14xx) med differensen.

Läs mer här:
Inställningar i Fortnox Lager
Lagervärde diffar mot bokfört värde‍
Stämma av bokfört värde mot Lagervärde‍

Lagerställen

Vill du aktivera stöd för lagerställen i Fortnox Lager så klickar du på Inställningar (kugghjulet) uppe till höger i programmet och väljer Lager. Öppna inställningen Lagerställen och klicka i Ja för att visa och använda lagerställen i programmet.

Har du redan i aktiveringsguiden valt Ja på Lagerställen kommer alla lagervaror automatiskt levereras in på ett lagerställe benämnt Standardlager. Har du fler än ett fysiskt lager så kan du skapa ytterligare lagerställen via Register - Lagerställen, klicka på +Skapa nytt uppe till höger. Det är även här du lägger in lagerplatser (hyllor) på lagerställen för att ha möjlighet att dela upp dina varor på olika platser.

Observera att det är först när aktiveringen är färdig som du kommer att ha möjlighet att skapa fler lagerställen och lägga till nya lagerplatser.

Leverera in artiklar på ett nyskapat lagerställe:

• Inventering
  För att kunna inventera ett helt nytt lagerställe behöver lagerstället ligga som standard på samtliga artiklar som ska inventeras. Gå till Register - Artiklar, klicka dig in på en lagervara och välj Lageruppgifter - Artikeldetaljer, fyll i lagerstället i fältet Standard-lagerställe för inleverans.

• Manuell inleverans
  Skapa en manuell inleverans via Meny - Lager - Manuella leveranser - Ny inleverans

• Lagerflytt
  Har du lagt in det totala lagersaldot för samtliga lagerställen på ditt Standardlager så kan du flytta antalet mellan lagerställen via en Lagerflytt. Klicka på Meny - Lager - Manuella leveranser - Ny Lagerflytt.

I Fortnox Lager kan du tillåta negativa lagersaldon för att ha möjlighet att skapa kundfakturor och leverera ut artiklar även om de inte finns i lager.

Tillåter negativa lagersaldon för manuell utleverans gör du via Inställningar - Lager - Generella inställningar. Du kan även tillåta det för ordrar och fakturor genom att gå till Inställningar - Offert/Order eller Fakturering - Lager.

Detta behöver du ha i åtanke:
En utleverans som skapat ett negativt lagersaldo kommer inte ha ett ursprung förrän en inleverans sker som denna utleverans kopplas samman med. Under tiden räknas lagervärde och bokfört värde för denna utleverans baserat på artikelns kalkylkostnad. När det sker en ny inleverans så vet vi den faktiska kostnaden och programmet kopplar samman utleveransen och inleveransen samt korrigerar bokföringen till den rätta kostnaden. Lagervärdet blir därför rätt igen på samma datum som inleveransen.

Läs mer här:
Information till nya Lager-användare‍
Vanliga frågor - Fortnox Lager‍

1. Start

2. Kontroller

3. Inställningar

4. Slutför

5. Aktivering påbörjad

När användaren i guidens sista steg väljer Slutför kommer samtliga användare att loggas ut från Fortnox, varpå aktiveringen genomförs.

Detta kan ta mellan 5 och 60 minuter beroende på antal artiklar, order, fakturor med mera.

Om någon skulle försöka att logga in under tiden som aktiveringsprocessen genomförs kommer man att mötas av ett meddelande som förklarar situationen. Man kan inte på något sätt påverka den aktivering som pågår.

När aktiveringsprocessen är avslutad kommer den e-postadress som specificerades i aktiveringsguiden att få ett mail när det åter är möjligt att logga in i programmet och börja arbeta med Fortnox Lager.

Vi förstår att början på något nytt kan vara överväldigande.

För att du ska få bästa möjliga start i Fortnox har du möjlighet att boka in ett kom igång-möte med oss. Du får då en personlig guidning i programmet, samt möjligheten att i lugn och ro få svar på specifika frågor som du har.

Läs mer och boka här: Kom igång-samtal