Bokföra semesterskuld

Personalkostnaden är bland den största kostnaden man har i ett företag och semesterskulden är en del av den. Semesterskulden som finns i ett företag är en kostnad som är viktig att ha medräknad i sin bokföring då den kan påverka ett företags ekonomi ganska mycket, särskilt om en anställd slutar och man ska betala ut en slutlön.

Du kan boka upp semesterskulden manuellt genom att ta ut en semesterskuldlista från Fortnox Lön och skapa en verifikation som du bokför skulden i. Du kan ställa in så att det skapas ett bokföringsunderlag med semesterskulden och genereras en verifikation direkt från Fortnox Lön till Fortnox Bokföring eller som en SIE-fil.

Bokför semesterskulden direkt från Fortnox Lön

Under Inställningar - Lön - Bokföringsinställningar kan du aktivera uppbokning av semesterskuld genom att sätta Ja på Bokför semesterskuld. 
Här kan du även styra om semesterskulden ska bokföras per kostnadsställe eller projekt. Väljer du ja på någon av dessa så kommer semesterskulden bokas upp utifrån det kostnadsställe, projekt eller fördelningsmall som är angivet på den anställdes personalkort. 

Bokföringskonto för semesterskulden

Under Inställningar - Lön - Förvalda konton ser du de konton som semesterskulden kommer bokföras på. Om de förvalda kontona inte stämmer med de ni vill använda så kan du ändra. 

Finns det redan en semesterskuld uppbokad på dessa bokföringskonton?

Om det redan finns en semesterskuld uppbokad i bokföringen så behöver ni justera den uppbokade semesterskulden manuellt i bokföringen. Det innebär att ni behöver skapa en verifikation med en kontering som nollar ut semesterskulden i bokföringen i samband med att ni börjar bokföra semesterskulden från Fortnox Lön.

Första gången ni skapar ett bokföringsunderlag i Fortnox Lön för semesterskulden så kommer hela semesterskulden att bokas upp till bokföringen. Nästa gång ni skapar ett bokföringsunderlag i Fortnox Lön för semesterskulden så kommer hela semesterskulden att bokas upp på nytt, men samtidigt så kommer den tidigare uppbokade semesterskulden från senaste bokföringsunderlaget med semesterskulden att vändas. 

Har du inte bokfört semesterskulden alls tidigare?

Om du ska börja boka upp semesterskulden till bokföringen nu så är det bra om du börjar med att gå igenom de inställningar ni har i företagsinställningarna samt på de anställda i personalkortet. Det är viktigt att dessa stämmer med de regler ni följer för semestern för att semesterskulden ska bli så korrekt som möjligt.
Här kan du läsa mer om hur ni kommer igång med semestern i Fortnox Lön: Kom igång med semester i Fortnox‍ 

Dags att bokföra semesterskulden

I lönekörningen finns fliken Bokföring, här kan du skapa bokföringsunderlag för löner, arbetsgivardeklarationen samt semesterskulden. Bokföringsunderlag för semesterskulden kan skapas för till och med aktuell månad eller till och med föregående månad. 

Första gången du bokför semesterskulden så bokas den totala semesterskulden upp till bokföringen. Finns det redan en semesterskuld uppbokad på dessa konton behöver ni justera den manuellt på dessa konton i bokföringen. Nästa semesterskuld som skapas från Fortnox Lön till bokföringen kommer använda den föregående skuld som skapats från Fortnox Lön, programmet kommer då att vända den tidigare uppbokade semesterskulden automatiskt. Det innebär att det alltid är den senaste totala semesterskulden som är uppbokad. 

Underlag för den uppbokade semesterskulden

På den skapade semesterskulden till bokföringen finns semesterskuldlistan kopplad. 

Dubbelklickar du på den skapade semesterskulden till bokföringen så får du fram ett bokföringsunderlag. 

Behöver du kontrollera semesterskulden ytterligare med vad som ingår i semesterskulden så finns det underlag skapade i Semesterberedningen. Du hittar dessa under Meny-Lön-Semesterberedning och där gör du urvalet att du vill se semesterskuld.

Korrigering/rättelse av den uppbokade semesterskulden

Ändrar du någon inställning under Företagsinställningar eller på personalkortet som påverkar hur semesterskulden ska beräknas så kommer det korrigeras till rätt skuld på nästa bokföringsunderlag som du skapar och bokför för semesterskulden. Likaså om du ändrat i kalendariet eller direkt på ett lönebesked. 

Vill du däremot ändra på bokföringsunderlag för semesterskulden som redan är bokförda så behöver du tänka på följande: 

• Manuella ändringar direkt på verifikationen kommer ej påverka framtida semesterskulder som du bokför genom ditt löneprogram.
• Du kan enbart bokföra och skapa om bokföringsunderlag för semesterskulden för månaden du är i och föregående månad.
  - Radera/stryk först verifikationen i Fortnox Bokföring
  - Radera bokföringsunderlaget i Fortnox Lön
  - Skapa den på nytt och bokför. Är det båda månaderna det avser så börjar du alltid med den första månaden och sedan den andra.

Manuell uppbokning av semesterskulden

För att få fram hur stor semesterskulden är i företaget behöver du göra en semesterberedning i Fortnox lön.
Läs mer här: Semesterskuldlista - semester kvar för varje anställd‍ 

Denna semesterskuld bokför du idag genom att skapa en verifikation i bokföringen. Är du osäker på hur semesterskulden ska bokföras rekommenderar vi att du frågar din redovisningsbyrå.