Frågor & svar - Semesterårsavslut

Dessa hittar du under Register - Avtal för löner. Klicka in på de avtal du vill kontrollera och välj sedan semester för att se de inställningar som ni valt för detta avtal.

Semesteråret kan ha olika datumintervaller. Antingen 1 januari till 31 december eller 1 april till 31 mars. Beroende på vilket semesterår ert företag har så kan du följa nedan artikel:
Checklista vid semesterårsavslut januari - december
Checklista vid semesterårsavslut april - mars

Det finns lite olika anledningar till att den anställde inte tjänar ihop till sin fulla semesterrätt.

• Om den anställde har frånvarodagar under intjänandeåret som inte är semestergrundande så påverkar det antalet dagar som tjänas in. 
  Exempel på det är tjänstledighet, föräldraledighet över 120/180 dagar samt sjukfrånvaro på mer än 180 dagar. Detta kan kontrolleras i kalendern eller i en semesterberäkning per semesterårets till och med datum. Under Underlag på Ej semestergrundande kalenderdagar - Hela dagar som påverkar antal semesterdagar är dagarna i så fall inräknade i antalet. 
  Läs mer här: 
  Semestergrundande och ej semestergrundande frånvaro
  

• Den anställde kan vara så kallad intermittent, det vill säga arbetar färre än 5 dagar i veckan enligt schemat. Antal arbetsdagar enligt schemat visas under Register - Personal - Anställning - Arbetsdagar. Den anställde får då ett faktoruttag som är större än 1. Du kan läsa mer om beräkningen för intermittent deltid här: Semesterberäkning - Förklaringar och uträkningar

För att kontrollräkna detta så kan du klicka in dig på din semesterberäkning och se alla underlag och värden som beräkningen utgår ifrån. Här finns även formler i många av fälten om du håller muspekaren över frågetecknet.

Löneart 223 - Semester årets månadsavlönad tar hänsyn till:

• Månadslönen under Register - Personal - Löneuppgifter

• Sysselsättningsgrad från Register - Personal - Semester - Betalda dagar

• Procentsats i Lön per dag i % under Register - Avtal för lönerfrån ert avtal

• Procentsats i Semestertillägg i % under Register - Avtal för löner från ert avtal om ni har Nej på att Betala ut semestertillägg separat.

• Faktor uttaget som beräknas på den anställdes arbetsdagar per vecka och finns under Register - Personal - Anställning - Arbetsdagar.
  
  Beräkningen blir: Månadslönen sysselsättningsgrad lön per dag i % semestertillägg i % faktor uttag. 
  

Löneart 225 - Semesterlöneavdrag månadslön används för anställd med månadslön. 
Den beräknas på den månadslön som gäller vid frånvarons tillfälle * Lön per dag i % från inställningarna på ert avtal under Register - Avtal för löner. 

Löneart 22 - Semesterlön årets, timlön som används på timavlönade så hämtas värdet från Lön per dag för semesterdagen från Register - Personal - Semester.

Löneart 2202 - Semesterlöneavdrag, timlön gör avdrag med den anställdes timlön med det antal timmar den anställde skulle ha arbetat.

Har man ändrat schema för den anställde under intjänandeåret för semestern så blir det en genomsnittlig sysselsättningsgrad som räknas fram i semesterberäkningen. Har man inte ändrat schemat på personalkortet men gjort schemaändringar på vissa dagar i kalendern så påverkar dessa också sysselsättningsgraden. 
Har den anställde haft frånvaro som är ej semestergrundande och del av en dag så är det också en orsak till att sysselsättningsgraden ändrats. 
Läs mer här om hur sysselsättningsgraden beräknas i semesterberäkningen:
Beräkning av sysselsättningsgrad i semesterberäkningen

Sammalöneregeln används enbart på anställda som har samma fasta månadslön (eller veckolön) varje månad. 

• Semesterlönen enligt sammalöneregelns formel:
  ((Månadslön heltid sysselsättningsgraden) Lön per dag i %) *faktor uttag

• Semesterlönetillägget beräknas enligt formeln:
  ((Månadslön heltid sysselsättningsgraden) Semestertillägg i %) * faktor uttag

Procentregeln används alltid på anställda med timlön. Regeln kan även användas på anställda med månadslön där huvuddelen av lönen är t.ex provisionsbaserad och ändrar sig från månad till månad eller om en anställd med månadslön har gått upp och ner i sysselsättningsgrad under intjänandeåret. 

• Semesterlön per dag enligt procentregelns formel:
  ((Lön totalt + (beräknad snittlön per dag semestergrundande frånvarodagar) semesterersättning i %) / antal betalda semesterdagar)

Du kan läsa mer om de olika beräkningarna här: Semesterberäkning - förklaringar och uträkningar

Lönearterna som används i samband med att den anställde tar ut semesterdagar tar hänsyn till olika saker. Lönearten för semesterlön tittar bland annat på den anställdes sysselsättningsgrad på intjänandeåret medan lönearten för avdraget går på aktuell sysselsättningsgrad. Har den anställde ändrat sysselsättningsgrad så den är olika på intjänandeåret för dagarna mot nuvarande sysselsättningsgrad på uttagsåret när dagarna tas ut så kan det vara en orsak till att semesterlön och semesteravdrag skiljer. 

En annan orsak kan vara om ni på anställda med sammalöneregeln betalar ut semestertillägget i samband med att semesterdagarna tas ut så är tillägget inräknat i beloppet på löneart 223 som betalar ut semesterlönen vilket kan vara en orsak till varför beloppen för semesterlön och semesteravdrag är olika. 

Här beskriver vi vad de olika lönearterna vid semesteruttaget tar hänsyn till. 

Löneart 223 - Semester årets månadsavlönad tar hänsyn till:

• Månadslönen under Register - Personal - Löneuppgifter

• Sysselsättningsgrad från Register - Personal - Semester - Betalda dagar

• Procentsats i Lön per dag i % under Register - Avtal för löner från ert avtal

• Procentsats i Semestertillägg i % under Register - Avtal för löner från ert avtal om ni har Nej på att Betala ut semestertillägg separat.

• Faktor uttaget som beräknas på den anställdes arbetsdagar per vecka och finns under Register - Personal - Anställning - Arbetsdagar.
  
  Beräkningen blir: Månadslönen sysselsättningsgrad lön per dag i % semestertillägg i % faktor uttag. 

Löneart 225 - Semesterlöneavdrag månadslön används för anställd med månadslön. Den beräknas på den månadslön som gäller vid frånvarons tillfälle * Lön per dag i % från inställningarna på ert avtal under Register - Avtal för löner. 

Löneart 22 - Semesterlön årets, timlön som används på timavlönade så hämtas värdet från Lön per dag för semesterdagen från Register - Personal - Semester.

Löneart 2202 - Semesterlöneavdrag, timlön gör avdrag med den anställdes timlön med det antal timmar den anställde skulle ha arbetat. 

Obetalda dagar plockas när det inte finns några kvarvarande Betalda, Sparade eller Förskottsdagar på den anställdes personalkort. Detta kontrollerar du under Register - Personal - Semester - Semesterdagar i Kvarvarande dagar. 

• Kontrollera så det inte ligger flera registreringar med Frånvaro - Semester på samma dag i Kalendern på den anställde. 
  

Vid årsskiftet släpptes en ny hantering för semesterdagar som registreras i kalendern på kommande semesterår innan man har gjort semesterårsavslut så blir dessa semesterdagarna preliminära. 

• Hantering vid preliminära semesterdagar: 
  Har ni enbart registrerat semesterdagar och det står (Preliminär) på dessa så behöver ni inte göra något mer än semesterårsavslutet. Det är när semesterårsavslutet är gjort som programmet säkert vet vilken typ av semesterdagar den anställde har på nya semesteråret. Då kommer de preliminära semesterdagarna uppdateras med om de blir betalda, sparade, förskott eller obetalda dagar i samband med semesteruttaget.
  

• Hantering vid semesterdagar där det inte står (Preliminär) på registreringen.
  1. Om det finns semesterdagar registrerade i Kalendern på det nya semesteråret där det inte står (Preliminär) på registreringen så behöver du först radera dessa registreringar.
  2. Därefter registrerar du semesterdagarna på nytt, dagarna kommer då bli preliminära semesterdagar. 
  3. Nu kan du skapa semesterberäkningen och ta ut en semesterskuldlista. Se här hur du gör detta steg: Skapa semesterberäkning/semesterårsavslut
  4. Genomför semesterårsavslutet. Markera dina anställda i listan och klicka på knappen Semesterårsavslut. I samband med semesterårsavslutet kommer de preliminära semesterdagarna att ändras till rätt typ av semesterdag då semesterdagarna har uppdaterats för det nya semesteråret på den anställdes personalkort.