Frågor & svar - Slutlön

Här har vi samlat några av de vanligaste felmeddelandena som du kan få när du ska skapa slutlön via Slutlöneguiden i Fortnox Lön men även lite vanliga frågor och svar kring slutlön.

Man kan göra slutlönen på två sätt. Det ena är via en guide i programmet och det andra är manuellt.
Läs mer här:
Skapa slutlön via guide
Skapa slutlön manuellt

För att se hur programmet har beräknat antalet dagar som ska betalas ut i slutlön eller värdet på semesterdagarna så hittar du alla underlag för beräkningarna i semesterberäkningen.

• Har du redan skapat slutlönebeskedet via guide
  Gå i så fall till Semesterberäkning och klicka på urvalet Ingår i semesterårsavslut. Leta upp den sista semesterberäkningen med t.o.m datum som är samma som slutdatumet för den anställde och dubbelklicka på den raden så du kommer till detaljvyn.
  

• Har du avbrutit skapandet av slutlönebeskedet via guide
  Skapa i så fall en semesterberäkning för att få fram det som kommer vara underlag för slutlönen som du vill kontrollera. 
  Läs mer här: 
  Skapa semesterberäkning/semesterårsavslut

Läs i vårt hjälpavsnitt Semesterberäkning - förklaringar och uträkningar om vart de olika värdena hämtas ifrån. Här förklarar vi alla fält i semesterberäkningen samt vilken inställning eller uppgift som används från underlaget för de olika beräkningarna.

Ska ni kvitta den negativa skulden mot slutlönen enligt överenskommelse med anställd eller i ert avtal så behöver du göra en manuell slutlön. 
Följ stegen i denna artikeln: Skapa slutlön manuellt

Gör du slutlönen via guiden så kan du göra tillägg och avdrag på sista sidan, Sammanställning, längst ner vid Registrera tillägg/avdrag. Det är följande lönearter som används beroende på vilken typ av registrering du lägger till här:

• Bruttoavdrag - löneart 937, bruttolöneavdrag

• Bruttotillägg - löneart 135, övrig bruttolön

• Nettoavdrag - löneart 90, nettoavdrag

• Nettotillägg - löneart 892, utlägg
  

Läs mer här om hur du Skapar slutlön via guide: Skapa slutlön via guide

Vill du kunna lägga till andra tillägg eller avdrag än dessa så behöver du göra slutlönen manuellt: Skapa slutlön manuellt

Du kan skicka och betala ut ordinarie lönen och slutlönen samtidigt även om dessa är på två olika lönebesked. Det viktigaste att tänka på är att lönebeskedet med den ordinarie lönen skapas innan lönebeskedet med slutlönen. Vill du ha sista lönen och slutlönen på samma lönebesked så behöver du hantera slutlönen manuellt. 
Skapa slutlön manuellt

1. Radera slutlönebeskedet i lönekörningen.

2. Gå till Register - Personal och fliken Semester på den anställde. Längst ner under Inställningar till semesterberäkningska du sätta Ja på Ska ingå i semesterberäkningen. 

3. Nu kan du skapa slutlönen manuellt. 
   Läs mer här: Skapa slutlön manuellt

Programmet föreslår samma datum som utbetalningsdagen som har valts i guiden för slutlönen. Detta fält bör ha samma datum som utbetalningsdagen för slutlönen om alla lönebesked som har betalats ut till den anställde ska räknas med till slutlönen. Justerar man till ett tidigare datum i detta fältet jämfört med utbetalningsdatumet för slutlönen så finns det risk att det finns ersättningar/avdrag eller närvarot/frånvaro på ett utbetalat lönebesked som programmet inte tar hänsyn till i beräkningen av slutlönen. 

Det sista lönebeskedet för anställd måste skapas och betalas ut innan slutlöneguiden kan påbörjas.

Det sista lönebeskedet för anställd “9 - Jacob Svensson” som avser löneperiod “2023.M.03 måste skapas och betalas ut innan slutlöneguiden kan påbörjas. I detta exemplet så har anställd 9 Jacob Svensson slutdatum 2023-03-31 på personalkortet.

För att du ska kunna köra en slutlön med hjälp av guiden så behöver sista ordinarie lönebeskedet för den anställde vara skapat och utbetalat. Med sista ordinarie lönebesked menar vi det lönebesked där ni får med sista löneperioden och avvikelseperioden som ni har fram till den anställdes slutdatum. I vårt exempel på felmeddelandet så behöver vi betala ut perioden 2023.M.03 innan vi kan göra slutlönen.  

Det kan finnas tillfällen då totalsumman på det sista ordinarie lönebeskedet blir negativt för det innehåller högre avdrag än vad det finns bruttolön att göra avdraget på. Ska ni i så fall kvitta den negativa skulden mot slutlönen enligt överenskommelse med anställd eller enligt hur det ska hanteras i ert kollektivavtal så behöver du göra en manuell slutlön. 
Följ stegen i denna artikeln: Skapa slutlön manuellt

Felaktigt datumintervall

Felaktigt datumintervall (Från och med datum 2023-04-01 > Till och med datum 2023-03-31) för anställd xx.

I samband med att slutlönen körs via guiden så gör programmet ett semesterårsavslut för att få fram ett underlag på vad som finns att betala ut i semesterersättning. Får du detta meddelande så beror det på att du redan har gjort ett semesterårsavslut manuellt till och med den anställdes slutdatum och därför stoppas guiden.  Läs mer nedan om de två alternativ du har för att komma vidare med slutlönen.  

Det kan även vara så att du har fyllt i ett datum manuellt i fältet Beräknad t.o.m på semesterfliken i personalkortet, ta i så fall bort detta datumet och kör sedan slutlönen via guide manuellt.

Du har två alternativ om du har gjort ett semesterårsavslut manuellt:

Backa semesterårsavslutet

1. Backa det semesterårsavslut som du redan har gjort och som ligger under urvalet Ingår i semesterårsavsluti Semesterberäkningen. 

2. Radera därefter det underlag som finns skapat på den anställde under urvalet Skapade underlag. 

3. Därefter kan du göra slutlönen via guiden på nytt. Du kan läsa mer om hur du backar ett semesterårsavslut under rubriken Backa semesterårsavslut och återför uppdaterade poster från personalkortet:
   Skapa semesterberäkning/semesterårsavslut

Skapa slutlön manuellt
När du gjorde semesterårsavslutet manuellt i semesterberäkningen så fick du möjlighet att skriva ut en semesterskuld för den anställde. Har du semesterskulden sparad så kan du betala ut slutlönen manuellt istället.

Här har du instruktioner för hur du betalar ut slutlönen manuellt och vilka lönearter du använder: Skapa slutlön manuellt