Automatisk koppling till Nordea

Med den automatiska hämtningen av inkommande filer från Nordea kan du varje dag automatiskt få återrapportering på utbetalningar som matchas mot leverantörsfakturor, inbetalningar som matchas mot kundfakturor och kontoutdraget för avstämning och bokföring direkt in i Fortnox. Mer information om hur dessa betalflöden fungerar finner du längre ner i denna artikel. 

Checklista

För att komma igång med automatisk koppling till Nordea behöver du följa dessa steg:

1. Skaffa Nordeas Företagspaket.
2. Aktivera tjänsten Total IN Bas (Ifall du vill ta emot kundinbetalningar)
3. Skicka in beställning av tilläggsavtal från bankkontot i Fortnox
   (Register - Bankkonton, välj Nordea som bank och klicka på knappen Bankintegration)
4. Fyll i dina bankuppgifter
   - Ditt Plusgiro-nummer som du vill ansluta.
   - Ställ in att bankkopplingarna skall hanteras Automatiskt.
   - Har du Total In Bas för kundinbetalningar, fyll i Total IN-ID från avtalet (Om du har kontaktat Nordea för att ansöka om tjänsten Total In Bas och inte fått ett Total IN-ID än, skriv då ordet NYTT i fältet.)
   OBS! Inleds med stort T och stort I, följt av 6 siffror. Har du just beställt Total In Bas får du vänta med att fylla i Total IN_ID och att sätta Ta emot betalningar till automatiskt tills du fått tillbaka avtalet från banken.
5. Signera och skicka in avtal.
6. Filerna börjar levereras in i Fortnox när anslutningen är klar efter cirka en vecka. 
   
   

Anslutning

För att få automatisk hämtning direkt in i Fortnox krävs det att du använder Nordeas Företagspaket, du anmäler och signerar sedan ett tilläggsavtal som du beställer i Fortnox. Det första du behöver göra är att sätta upp det bankkonto som du vill koppla, dessa hanterar du under register till höger i programmet och öppnar därefter upp bankkonton.

OBS! Du behöver vara inloggad i Fortnox med bankID för att kunna ändra bankkonto.

Skapar du ett nytt konto anger du först Nordea som bank, då kommer du se knappen Bankintegration som du ska använda för att ansluta bankkontot längst ned till vänster. Innan du klickar på knappen, fyll först i dina uppgifter och spara, allra viktigast där är ditt Plusgiro som är nyckeln för ditt bankkonto i integrationen. För att ta emot kundinbetalningar krävs även Total In Bas, du får då ett Total In-ID som du fyller i.

När du klickar på knappen Bankintegration öppnas ett formulär där du ansöker om det tilläggsavtal som behövs för den automatiska kopplingen. Det du behöver för att ansluta dina konton är alltså Nordeas Företagspaket samt för inbetalningar även Total-In Bas.

Förutom nybeställning kan du med formuläret även göra tilläggsbeställning samt avbeställning. Alla beställningar ska alltid göras via detta anmälningsformulär gällande automatisk koppling mellan Fortnox och Nordea.

Formuläret

Har Nordeas företagspaket
Det krävs att du har Nordeas Företagspaket för att ha möjlighet att beställa den automatiska kopplingen. Om du inte innehar Nordeas Företagspaket behöver du kontakta banken i första hand.

Plusgiro-konto kopplat till företagspaketet
Här fyller du i det plusgiro-konto som du idag har kopplat till Nordeas Företagspaket.

Total IN-ID
Här fyller du i det Total IN-ID som du har fått från banken om du har Total IN Bas. Ett Total IN-IDinleds alltid med bokstäverna TI följt av 6 siffror, t.ex. TI001234. Om du har kontaktat Nordea för att ansöka om tjänsten Total In Bas och inte fått ett Total IN-ID än, skriv då ordet NYTT i fältet.

Ärende
Här väljer du vad ditt ärende gäller.
- Nyanmälan av filtjänst
- Tillägg av filtyp - endast de filtyper du kryssar i kommer att läggas till på din befintliga filtjänst.
- Borttagning av filtyp - endast de filtyper du kryssar i kommer att tas bort från din befintliga filtjänst.
- Avslutning av alla filtyper, det vill säga hela filtjänsten.

Filtyper
Om din anmälan gäller nyanmälan, tillägg eller borttagning, behöver du här välja vilka filtyper det är du vill lägga till eller ta bort i den automatiska kopplingen mot Nordea.
- DA1: Återrapportering utbetalningar av leverantörsfakturor
- TL1: Inbetalningar av kundfakturor
- FS1: Kontoutdrag för kontoavstämning

Företagsuppgifter
Under företagsuppgifter fyller du i ditt företags organisationsnummer och företagsnamn. Dessutom skall du lägga till kontaktuppgifter för mottagare av tilläggsavtalet från Nordea. 

När du fyllt i formuläret så skickas informationen till Nordea. Därifrån skickas en fullmakt till angiven mottagare för signering tillsammans med ett svarskuvert. Kopplingen beräknas vara aktiv inom 1 vecka efter att komplett underskriven fullmakt är inkommen. Total IN Bas kundinbetalningar kan dröja upp till 10 dagar.

Hantering av betalfiler med Nordea

Vi fokuserar i första hand på hantering med den automatiska kopplingen i Fortnox. På samma sätt kan du även använda t.ex. GiroLink för att ta emot filerna och dra och släppa in dem i respektive vy i Fortnox. De betalningar som kan hanteras manuellt med Nordea är:

• Skapa leverantörsbetalningar (PO3-filer)
  För att skapa en PO3-fil behöver ditt plusgiro finnas inlagt på bankkontot under Register - Bankkonton. Du laddar sedan upp filen på Nordea Business under Betalningar - Filimport och väljer filtyp PO3. Därefter behöver du signera betalfilen under Kommande uppdrag - Osignerade.
• Ta emot utförda leverantörsbetalningar i Utbetalningar (DA1-filer för återrapportering).
• Ta emot kundinbetalningar i Inbetalningar (TL1-filer).
• Ta emot kontoutdrag i Stäm-av-konto (FS1-filer).
• Skapa autogiromedgivanden och betalningsuppdrag (BG-filer med ny layout) - Du laddar upp dem på Nordea Business.
• Ladda upp autogiromedgivanden och betalningsuppdrag (BG-filer med ny layout)
• Skapa löneutbetalningar (KI-filer) - Dessa filer laddar du upp på Nordea Business under Betalningar - Filimport och väljer filtyp BG Lön.
  
  
  

Betalflöden med Nordea

Skapa leverantörsbetalningar

Du väljer ut vilka leverantörsfakturor du vill betala i fliken Leverantörsfakturor genom att markera dem i listan och klicka på knappen betalfil som du finner längst ner till höger. 

När du klickat på betalfil kommer du vidare till nästa steg där du får en sammanfattning av de leverantörsfakturor som kommer att ingå i din betalfil med möjlighet att justera datumet och beloppet på respektive faktura. För att skapa filen klickar du på Skapa PO3-fil längst ner till höger på sidan. Hanteringen av betalningen enligt PO3 medför att du själv behöver ha koll på kvittning mot kreditfakturor, varför Fortnox här hjälper dig hitta och hantera relevanta kreditfakturor för leverantören.

Är det så att du har ett valutakonto/en valutaficka hos Nordea har du också möjlighet att utföra dina utbetalningar via bankfil, om du lagt upp detta under Register-Bankkonto. 

För att skapa en betalfil som debiterar valutakontot/fickan behöver du välja att det ska belastas när du skapar din betalfil i Fortnox. Det gör du genom att välja “belasta valutakonto/ficka”, därefter väljer du “Skapa ISO20022-fil”.

Fortnox säkerställer även att fakturan och leverantören har tillräckligt med ifylld information för önskad betalning. Om så är fallet får du en bekräftelse samt en direktlänk till en rapport över transaktionerna som skickats. Denna kan du även hitta i efterhand under Behandla betalfiler.

Filen laddar du upp i Nordea Business, under Betalningar - Filimport.

Välj filtyp PO3 (XML om du valt att belasta valutakonto/ficka). Dra och släpp filen, alternativt läs in den via "välj fil".

När filimporten är klar fortsätter du till Kommande uppdrag för att signera betalningarna. Välj de betalfiler du vill signera och klicka på Signera valda. Här kan du också se mer detaljerad information om betalningarna genom att klicka på pilen till höger. Betalningarna visas under Kommande uppdrag tills de är genomförda.

Ångra betalning

Skulle det vara så att banken validerat att de betalningar du laddat upp inte kan genomföras kan du behöva ta ut en ny justerad fil. För att kunna ta ut en fil på nytt behöver du i fliken leverantörsfakturor klicka på Behandla betalfiler för att återställa önskade betalningar.  

Registrera utbetalningar av leverantörsfakturor

När banken på betaldatum genomfört betalningen av dina leverantörsfakturor får du tillbaka detaljerad återrapportering om registrerade utbetalningar. Du får då en klickbar notis om att utbetalningar lästs in som leder dig till vyn Utbetalningar. Där har det skapats ett block med transaktioner och matchningsinformation gällande vilka leverantörsfakturor som har betalats, se Betala leverantörsfakturor‍.

Har dina betalningar matchats mot leverantörsfakturor återstår bara att klicka på knappen bokför som du hittar längst ner till höger. Om nödvändig matchningsinformation saknas behöver du själv välja leverantörsfaktura eller först genomföra eventuella bortskrivningar. 

Registrera inbetalningar av kundfakturor 

När banken tagit emot inbetalningar från dina kunder får du dessa inlästa och matchade mot dina kundfakturor per automatik. Du får då en klickbar notis om att inbetalningar lästs in som leder dig till vyn Inbetalningar. Där har det skapats ett block med transaktioner och matchningsinformation gällande vilka kundfakturor som har betalats, se Registrera betalda kundfakturor‍.

Har dina kundinbetalningar matchats mot kundfakturor återstår bara att klicka på knappen bokför som du hittar längst ner till höger. Om nödvändig matchningsinformation saknas behöver du själv välja kundfaktura eller först genomföra eventuella bortskrivningar.

Kontoavstämning med kontoutdraget

Med Nordea kan du också få ditt kontoutdrag inläst för kontoavstämning per automatik. Som vanligt behöver du först välja att hantera kontoavstämning automatiskt för ditt bankkonto. Här behöver du även ställa in vilket bokföringskonto som kontoutdraget skall stämmas av eller bokföras mot, t.ex. brukar ofta baskontoplanens 1930 användas för kassakontot. 

När du ställt in att din kontoavstämning ska tas emot automatiskt kommer dessa transaktioner komma in från kontoutdraget direkt in i fliken Stäm av konto på valt bokföringskonto och med rätt transaktionsdatum. 

Här kan knappen matcha transaktioner användas för att automatiskt stämma av banktransaktionerna mot bokföringen. Du kan även använda plusset för att få hjälp att bokföra banktransaktionerna direkt utifrån kontoutdraget. För att läsa mer om Stäm av konto, klicka här: Stäm av konto‍

Skapa löneutbetalningar

När lönekörning är klar låter du din bank enkelt betala ut alla lönerna till dina anställda. Med Nordea kan löneutbetalningarna skapas och laddas upp på din internetbank. I lönekörning väljer du Skapa bankfil, då kommer lönebeskeden att få status "Utbetalda" och bli grönmarkerade i listan.  

Skapa autogiro - medgivanden och betalningsuppdrag

För autogiro kan du skapa medgivanden och betalningsuppdrag till Nordea som skickar dem vidare till Bankgirot. När du väljer att skapa filen så inkluderas allt som är möjligt att skapa fil på. När de gått igenom Bankgirot så kommer de att skicka tillbaka en återrapporteringsfil till din internetbank som ger dig status på dina medgivanden och betalningsuppdrag. Dessa kan du hämta från din internetbank och läsa in i Autogiro under fliken Läs in fil.