Manuell hantering av betalfiler

För att hantera betalningar manuellt via betalfiler behöver du lägga upp ditt transaktionskonto i Fortnox, det gör du genom att klicka på Register uppe till höger i programmet, och sedan Transaktionskonto.

Obs! Du behöver vara inloggad i Fortnox med BankID för att kunna ändra transaktionskonto.

Skapar du ett nytt konto väljer du först din bank. Fyll i dina grunduppgifter och spara, viktigast är att du anger dina betaluppgifter, som Bankgiro alternativt IBAN och BIC. Vill du läsa mer om Transaktionskontoregistret, klicka här: Transaktionskontoregister‍

Du väljer ut vilka leverantörsfakturor du vill betala i fliken Leverantörsfakturor genom att markera dem i listan och klicka på knappen Betala som du finner längst ner till höger. Till vänster på knappen väljer du vilket konto betalningarna ska ske ifrån.

När du klickat på Betala kommer du vidare till nästa steg där du får en sammanfattning med de leverantörsfakturor som kommer att ingå i din betalfil, med möjlighet att justera betaldatumet och beloppet på respektive faktura.

Skapa fil för inrikesbetalningar:

För Swedbank, Nordea Länsförsäkringar,Ekobanken eller Svea Bank: Klicka Skapa LB-fil

För Sparbanken Syd: Klicka Skapa LB eller ISO20022-fil

För Annan Bank: Klicka Skapa LB eller ISO20022-fil

För Nordea: Klicka Skapa PO3-fil eller ISO20022-fil

För Handelsbanken och Danske Bank: Skapa ISO20022

Skapa fil för utrikesbetalningar:

För Nordea: Klicka Skapa PO3-fil +ISO20022-fil

För Swedbank: Klicka Skapa LB+ISO20022.

Filen/filerna laddas ner och du får en bekräftelse samt en direktlänk till en rapport över transaktionerna som är med i filen. Denna kan du även hitta i efterhand under Behandla betalfiler. Filen som du fått nedladdad, laddar du sedan upp på din internetbank.

Skulle det vara så att banken av någon anledning inte kan genomföra de betalningar du laddat upp kan du behöva ta ut en ny justerad fil. För att kunna ta ut en fil på nytt går du till fliken Leverantörsfakturor och klickar på Behandla betalfiler. Här väljer du att återställa önskade betalningar.

Obs! När du återställer en betalning i Fortnox påverkas inte filen på banken. Om betaluppdraget finns hos banken måste det makuleras även där om betalningen inte ska genomföras.

Kreditfakturor eller kreditnotor innebär att en leverantör har skickat en faktura med ett negativt belopp som du skall få tillbaka, till exempel om du betalt för mycket. Sådana kreditfakturor är vanligt att matcha mot en leverantörsfaktura med positivt belopp, det vill säga en debetfaktura. Om din bank tar emot LB-formatet kan du med vissa begränsningar skicka kreditfakturor fristående för så kallad kreditbevakning så parar bankgirot ihop den med nästa debetfaktura åt dig. I övriga format såsom ISO20022 och PO3 behöver man para ihop dessa själv genom att checka i dem tillsammans och lägga dem i samma betalfil.

Läs mer här: SEPA - Single Euro Payments Area ‍‍

När banken på betaldatum genomfört betalningen av dina leverantörsfakturor kan du hämta återrapporteringsfilen i din internetbank för att läsa in den under fliken Utbetalningar, antingen genom att klicka på Läs in betalfil längst upp till höger, eller bara genom att dra in och släppa filen.

När återrapporteringen är inläst i programmet, visas vilka utgående transaktioner som filen innehöll. På varje transaktion visas även om den kunnat matchas mot en leverantörsfaktura. Matchningen görs på fakturans löp-, OCR-, fakturanummer eller belopp, och med olika färger visar vi hur matchningen gått: 

Matchade fakturor (grön färgmarkering)
Fakturor som matchats och slutbetalats utan problem får en grön färgmarkering. 

Kontrollera matchning (gul färgmarkering)
Utbetalningar där en matchning mot faktura gjorts, men där ett ställningstagande behövs får istället en gul färgmarkering. Det kan t.ex. bero på att beloppen inte stämmer överens, om endast en delbetalning gjorts. Eller så stämmer beloppet men det finns inget matchande OCR/fakturanummer.

Klickar du på raden visas en ruta med information från återrapporteringsfilen, t.ex. referenser. För att bokföra betalningen av fakturan markerar du blocket och klickar på knappen Bokför längst ner till höger.

Misslyckad matchning (röd färgmarkering)
De utbetalningar som inte lyckats matchas blir röda och för att kunna bokföra betalningarna behöver du matcha dessa manuellt. Det gör du genom att klicka på transaktionen för att välja vilken faktura den avser. Då visas en ruta som innehåller all information om transaktionen samt relaterad information om dina obetalda fakturor. Här kan du söka fram eller göra urval för att hitta fakturan du betalat. När du hittat aktuell faktura klickar du på knappen Matcha nere till höger. Då ändrar betalningen färg till grön och du kan bokföra betalningen.

Bortskrivning
En misslyckad matchning kan uppstå exempelvis när det utbetalda beloppet är högre än fakturans, t.ex. om du har betalat en avgift. Du har då möjlighet att göra en så kallad bortskrivning av detta belopp. Du gör det genom att klicka på B:et ute till höger på raden. En mindre ruta öppnas, där du har möjlighet att välja vilket bokföringskonto som du vill boka beloppet på. När du gjort bortskrivningen blir raden grön och du kan använda knappen bokför på samtliga utbetalningar.

Radera transaktion
Du kan radera transaktioner som ej gått att matcha. För att ta bort den röda transaktionen klickar du på soptunnan längst till höger på raden. Tänk då på att du bör bokföra utbetalningen av beloppet genom att skapa en manuell verifikation, om detta inte redan är gjort.

Har du flera rader med ej matchade transaktioner som du vill ta bort, kan du klicka på Ta bort ej matchade betalningar längst upp till höger ovanför listan över dina utbetalningar, för att ta bort samtliga på en och samma gång.

När banken tagit emot inbetalningar från dina kunder kan du använda dig av en återrapporteringsfil med registrerade inbetalningar som du läser in under fliken Inbetalningar i Fortnox. Vill du läsa mer om hur du bokför/hanterar de inlästa transaktionerna, Registrera betalda kundfakturor‍ .

För de flesta banker kan du hämta kontoutdraget på internetbanken och sedan läsa in det under fliken Stäm av konto. För att veta vilken fil du ska använda för respektive bank, se Hämta kontoutdrag för Stäm av konto‍ .

Här kan knappen Matcha transaktioner användas för att automatiskt stämma av banktransaktionerna mot bokföringen. Du kan även använda plustecknet för att få hjälp att bokföra banktransaktionerna direkt utifrån kontoutdraget. Läs mer här: Stäm av konto‍

När lönekörningen är klar låter du din bank betala ut alla lönerna till dina anställda. Med Handelsbanken, Nordea, Swedbank samt Danske Bank kan löneutbetalningarna skapas och laddas upp på din internetbank. Om du har angett ett bankgiro på ditt transaktionskonto så kommer en KI-fil att skapas.

Har du Swedbank har du även möjlighet att ange avtalsnummer för att skapa en SUS-fil. I lönekörning väljer du Skapa bankfil och då kommer lönebeskeden att få statusen Utbetalda och bli grönmarkerade i listan.

För autogiro kan du skapa medgivanden och betalningsuppdrag till banken som skickar dem vidare till Bankgirot. På ditt transaktionskonto i Fortnox fyller du i Bankgiro samt Kundnummer Bankgirot så kan du skapa en fil i formatet BG Autogiro - Ny fillayout. När du väljer att skapa filen så inkluderas allt som är möjligt att skapa fil på. När filerna gått igenom Bankgirot så får du tillbaka en återrapporteringsfil till din internetbank, som ger dig status på dina medgivanden och betalningsuppdrag. Dessa filer kan du hämta och läsa in i Autogiro under fliken Läs in fil.