Manuell hantering av betalfiler

Lägg upp transaktionskonto 

För att hantera betalningar manuellt via betalfiler behöver du lägga upp ditt transaktionskonto i Fortnox, det gör du under Register - Transaktionskonto.

OBS! Du behöver vara inloggad i Fortnox med bankID för att kunna ändra transaktionskonto.

Skapar du ett nytt konto väljer du först din bank. Fyll i dina grunduppgifter och spara, viktigast är att du anger dina betaluppgifter, som Bankgiro alternativt IBAN och BIC. Vill du läsa mer om Transaktionskontoregistret, klicka här: Transaktionskontoregister‍

Skapa leverantörsbetalningar

Du väljer ut vilka leverantörsfakturor du vill betala i fliken Leverantörsfakturor genom att markera dem i listan och klicka på knappen Betalfil som du finner längst ner till höger. Till vänster på knappen väljer du vilket konto betalningarna ska ske ifrån.

När du klickat på Betalfil kommer du vidare till nästa steg där du får en sammanfattning med de leverantörsfakturor som kommer att ingå i din betalfil, med möjlighet att justera betaldatumet och beloppet på respektive faktura.

Skapa fil för inrikesbetalningar: 

För Swedbank, SEB, Nordea, Länsförsäkringar Bank samt för valet “Annan bank”: Klicka Skapa LB-fil
För Nordea: Klicka Skapa PO3-fil 
För Handelsbanken och Danske Bank: Skapa ISO20022

Skapa fil för utrikesbetalningar:

För Nordea: Klicka Skapa PO3-fil
För SEB och Swedbank: Klicka Skapa LB+ISO20022. När du ska skapa en fil för utlandsbetalningar till SEB krävs att du har angett SEB´s interna kundnummer i transaktionskontoregistret. För Swedbank behöver avtalsnummer för betalningar vara ifyllt.

Filen/filerna laddas ner och du får en bekräftelse samt en direktlänk till en rapport över transaktionerna som är med i filen. Denna kan du även hitta i efterhand under Behandla betalfiler. Filen som du fått nedladdad, laddar du sedan upp på din internetbank.

Skulle det vara så att banken av någon anledning inte kan genomföra de betalningar du laddat upp kan du behöva ta ut en ny justerad fil. För att kunna ta ut en fil på nytt går du till fliken Leverantörsfakturor och klickar på Behandla betalfiler. Här väljer du att återställa önskade betalningar. 
Obs! När du återställer en betalning i Fortnox påverkas inte filen på banken. Om betaluppdraget finns hos banken måste det makuleras även där om betalningen inte ska genomföras.

Återrapportering om registrerade utbetalningar av leverantörsfakturor

När banken på betaldatum genomfört betalningen av dina leverantörsfakturor kan du använda dig av en återrapporteringsfil med genomförda utbetalningar som du kan läsa in under fliken Utbetalningar i Fortnox. Vill du läsa mer om hur du bokför/hanterar de inlästa transaktionerna, se Betala leverantörsfakturor‍.

Registrerade inbetalningar av kundfakturor 

När banken tagit emot inbetalningar från dina kunder kan du använda dig av en återrapporteringsfil med registrerade inbetalningar som du läser in under fliken Inbetalningar i Fortnox. Vill du läsa mer om hur du bokför/hanterar de inlästa transaktionerna, Registrera betalda kundfakturor‍.

Kontoavstämning med kontoutdraget

För de flesta banker kan du hämta kontoutdraget på internetbanken och sedan läsa in det under fliken Stäm av konto. För att veta vilken fil du ska använda för respektive bank, se Hämta kontoutdrag för Stäm av konto‍.

Här kan knappen Matcha transaktioner användas för att automatiskt stämma av banktransaktionerna mot bokföringen. Du kan även använda plustecknet för att få hjälp att bokföra banktransaktionerna direkt utifrån kontoutdraget. Läs mer här: Stäm av konto‍ 

Skapa löneutbetalningar

När lönekörningen är klar låter du din bank betala ut alla lönerna till dina anställda. Med Handelsbanken, SEB, Nordea, Swedbank samt Danske Bank kan löneutbetalningarna skapas och laddas upp på din internetbank. Om du har angett ett bankgiro på ditt transaktionskonto så kommer en KI-fil att skapas.
Har du Swedbank har du även möjlighet att ange avtalsnummer för att skapa en SUS-fil. I lönekörning väljer du Skapa bankfil och då kommer lönebeskeden att få statusen Utbetalda och bli grönmarkerade i listan.

Skapa autogiromedgivanden och betalningsuppdrag

För autogiro kan du skapa medgivanden och betalningsuppdrag till banken som skickar dem vidare till Bankgirot. På ditt transaktionskonto i Fortnox fyller du i Bankgiro samt Kundnummer Bankgirot så kan du skapa en fil i formatet BG Autogiro - Ny fillayout. När du väljer att skapa filen så inkluderas allt som är möjligt att skapa fil på. När filerna gått igenom Bankgirot så får du tillbaka en återrapporteringsfil till din internetbank, som ger dig status på dina medgivanden och betalningsuppdrag. Dessa filer kan du hämta och läsa in i Autogiro under fliken Läs in fil.