Signering Koncernårsredovisning - vanliga frågor (FAQ) - Digital inlämning

Hur hanteras varningen Kontrollera dokument vid inlämning till Bolagsverket?

Om det kommer ett felmeddelande i sektionen Kontrollera dokument, efter att man klickat på Överför dokument i signeringsflödet för att skicka in till Bolagsverket, indikerar detta antingen att något är fel i filen man försöker skicka in och någon form av korrigering behöver göras alternativt att något missats i signeringsflödet.

Börja med att kontrollera att informationen i fliken Årsstämma är ifylld i enlighet med artikeln Koncernårsredovisning - Digital signering och inlämning av koncernårsredovisning i Fortnox Koncern Information i denna flik, samt under Företrädare i nästa, går att komplettera i befintligt flöde. Klicka sedan på Spara för att uppdatera värdena. 

Klicka sedan på fliken Skicka in & Arkivera, kontrollera att all information enligt samma guide är korrekt ifylld i sektionen Företrädare samt att fastställelseintyget ser korrekt ut. Klicka på Överför dokument för att se om inlämningen går igenom denna gång till Bolagsverket. 

I det flesta andra scenarier måste ett nytt signeringsflöde skapas för att kunna skicka in ett nytt ärende till Bolagsverket. Beroende på problemet finns det olika lösningar för att komma vidare:

• Om varningen berodde på att något “krånglade” med inlämningen till Bolagsverket, och inte pga fel i filen så går inte befintligt signeringsflöde att använda längre. Istället får man ladda ner den signerade iXBRL-filen under fliken Skicka in & Arkivera och skapa ett nytt signeringsflöde.Klicka på ixbrl-filen under sektionen Dokument för att öppna filen och välj Ladda ner original i rutan som kommer upp. Det går även att ladda ner revisionsberättelsen i ixbrl-format, om den ska skickas in samtidigt i flödet. Skapa sedan ett nytt signeringsflöde för att ladda upp filen till. 

• Om det är något systemmässigt problem med den signerade filen kan supporten oftast hjälpa till med att få fram en korrekt fil för inlämning, men ett nytt signeringsflöde behöver skapas för den inlämningen och ladda upp den nya filen i. 

• Om det beror på att Bolagsverket nekar filen på grund av att något inte motsvarar taxonomin i koncernårsredovisningen, går det inte att använda den redan signerade filen utan en ny, uppdaterad fil, måste signeras digitalt. För att skapa en ny fil, lås upp koncernårsredovisningen, se artikeln Koncernårsredovisning – Validera, Slutföra och Fastställelseintyg för ytterligare information, korrigera så att värdena överensstämmer med taxonomin. Lås den sedan och skapa ett nytt signeringsflöde med digital signering av den uppdaterade koncernårsredovisningen och slutför inlämningen på nytt.

Hur skapar jag ett nytt signeringsflöde och kopplar in en redan signerad koncernårsredovisning från Fortnox Koncern?

För att skapa ett nytt flöde, navigera in i programmet Koncern via menyn ute till vänster och välj sedan Årsredovisningar och Signera och skicka in. I denna översikt finns alla signeringsflöden, oavsett om de skapats via koncernårsredovisningen eller manuellt. Siffran till höger om Aktiva anger hur många flöden som finns i översikten. Varje nytt signeringsflöde får namnet från bokslutsdatumet samt vilken version av flödet det blir.

Klicka på Ny årsredovisning. Välj bokslutsdatum i rullistan samt kontrollera att organisationsnumret stämmer, alternativt ange det för bolaget om det inte redan står ifyllt i rutan som kommer upp.

Klicka på Skapa årsredovisning för att skapa ett nytt signeringsflöde. Om det redan finns ett signeringsflöde för räkenskapsåret, notera då gärna vilket versionsnummer det nya flödet får, för att lättare hitta tillbaka till det, då det inte går att komma dit via koncernårsredovisningen.

Under inställningar, välj Digital inlämning i rullistan Inlämningsmetod, då det inte är förvalt när man skapar ett manuellt flöde. Fyll även i Ansvarig och Personnummer enligt hur det tidigare signeringsflödet såg ut.För att ladda in en redan signerad fil, klicka INTE på Använd-knappen  under Koncernårsredovisning, utan klicka istället på Välj fil och ladda upp den signerade koncernårsredovisning (OBS! det enbart får vara filändelse .ixbrl på filen som laddas upp. Därför kan man behöva korrigera filändelsen och ta bort eventuell ytterligare namn efter .ixbrl). När den signerade filen är uppladdad, skapas filerna upp under Dokument.

Notera: Använd-knappen väljs enbart om det gäller problemet med att något har kompletterats och koncernårsredovisningen måste signeras på nytt, välj då Använd för att ladda in filen för koncernårsredovisningen och följ återigen artikeln Koncernårsredovisning - Digital signering och inlämning av koncernårsredovisning i Fortnox Koncern för korrekt signering och inlämning.

Datumet för Årsredovisningen färdigställdes fylls i per automatik utifrån datumet i den uppladdade filen. Detta görs för att det är ett tvingande fält för att komma vidare i signeringsflödet. Filen ska redan innehålla information om Revisionsbolag, Revisionsort samt Påteckningsmening, eftersom det fylldes i innan den signerades förra gången. (Skulle det vara så att filen inte innehåller denna information, går det inte att gå vidare med filen, utan man får avbryta här och istället skapa en ny fil med den informationen, och en ny digital signering). Därför fylls inte detta i igen, utan det räcker med att klicka på knappen Markera underskriven för att komma vidare i signeringsflödet. 

Klicka på Ja, gå vidare i rutan som kommer upp för att bekräfta att årsredovisningen är underskriven.

Resten av signeringsflödet kommer att behöva gås igenom för att komma till fliken för inlämning och informationen som anges ska återspegla det tidigare flödet, så att inget avviker. Nedan följer en kort beskrivning av hur man på smidigast sätt kommer till fliken Signera & Skicka in.

I fliken Underskrift & Revision, ladda upp revisionsberättelsen om den var med i första inlämningen, annarsklicka direkt på knappen Hantera årsstämma till höger för att komma vidare. Om inte revisionsberättelsen laddas upp, kommer det då upp en ruta där man behöver bekräfta, genom att klicka på Gå vidare för att komma till nästa flik.

I fliken Årsstämma behöver man först klicka på Markera att kallelse har skickats. Informationen under Beslut på stämman fylls i utifrån informationen i den nedladdade filen och ska inte ändras, för att inte krocka med informationen i den uppladdade filen. Klicka på Gå vidare för att skicka till myndigheten för att komma till fliken Signera & Skicka in. Kontrollera, och eventuellt komplettera med information under fliken Företrädare, när personnummer är ifyllt kommer knappen Överför dokument fram, klicka på den för att skicka in till Bolagsverket.

Efter att koncernårsredovisningen är digitalt inlämnat till Bolagsverket kommer det fram kommer det fram en ny sektion Underskrift av fastställelseintyg nedanför sektionen Fastställelseintyg, med en länk att skicka till firmatecknaren för underskrift av fastställelseintyget efter det att även revisionsberättelsen är överförd till Bolagsverket. Kopiera länken och skicka den till den person som står som företrädare.