Signering Koncernårsredovisning - Digital signering och inlämning av koncernårsredovisning

Grundkrav för att kunna skapa och skicka in en Koncernårsredovisning digitalt till Bolagsverket är att du besitter ett av nedan program samt att revisorn skickar in sin revisionsberättelse i digitalt format till Bolagsverket.

• Fortnox Koncern Mellan

• Fortnox Koncern Stor

• Byrå Koncern Mellan

• Byrå Koncern Stor

För att påbörja ett signeringsflöde kopplat till  koncernårsredovisningen som är skapad i systemet behöver en koppling skapas mellan det verktyget och själva signeringsflödet. För att kunna göra detta så krävs det att koncernårsredovisnignen är låst. För att göra det, börja med att navigera in i programmet via Meny - Koncern, välj sedan Årsredovisningar och till slut Skapa och redigera. Gå till fliken Slutför och klicka på Lås årsredovisning. Den knappen byter nu namn till Lås upp årsredovisning.

När denna är låst så kommer knappen Gå till signering att visas.

Första gången du klickar på den så kommer det att skapas ett signeringsflöde under menyn Årsredovisningar på vänsterkanten och undermenyn Signera och skicka in. Kommande gånger man klickar på knappen kommer man till samma signeringsflöde som tidigare upprättades. Flödet döps till Årsredovisning samt räkenskapsåret den är skapad för.

För att komma direkt till det skapade signeringsflödet, utan att behöva gå via Skapa och redigera, navigera istället in direkt till Signera och skicka in under Årsredovisningar på vänsterkanten och välj rätt signeringsflöde att fortsätta med. Det går även i detta steg att skapa ett nytt signeringsflöde, exempelvis om något blivit felaktigt i det första. Klicka då på knappen Ny årsredovisning, och där inne väljer det år man vill skapa upp ett nytt signeringsflöde för.

Inställningar

Här görs följande inställningar:  

• Inlämningsmetod: Digital inlämning är förvald och ska inte ändras om koncernårsredovisningen ska skickas digitalt till Bolagsverket.

• Ansvariga: Välj person/personer i rullistan som administrerar signeringsflödet. Den/dessa kommer att få åtkomst till årsredovisningen i systemet, utöver de undertecknare och representanter som väljs senare i flödet.

• Personnummer: Fyll i personnummer på en av de ansvariga som valts i listan. Detta används i kommunikationen med Bolagsverket och går att ändra under hela processen fram till årsredovisningen är inlämnad

• Revision kommer att utföras: Denna ruta är ikryssad per automatik och styr om det behövs en underskrift från revisorn i signeringsflödet eller inte.

Underlag

I detta steg så går det att spara underlag tillsammans med koncernårsredovisningen. Skulle man exempelvis glömma att bifoga ett bolagsstämmoprotokollet i det senare steget, går det alltid att gå tillbaka och ladda upp filer i denna flik. Dessa underlag följer inte med till Bolagsverket, utan sparas enbart i detta signeringsflöde.

Dokument

Här återfinns ixbrl-filen för inlämning till Bolagsverket samt en PDF-fil som skapas efter låsningen av koncernårsredovisningen. Det går att ladda ner filer, och nedladdningen får samma filändelse. Klicka på filnamnet för att få upp filen och välja att antingen öppna den i eget fönster eller ladda ner filen.

OBS. Om du “hoppar mellan” att låsa och låsa upp  koncernårsredovisningen för att ändra något är det viktigt att kontrollera datum och klockslag för ixbrl-filen, då denna inte uppdateras per automatik när något ändras, utan det behöver uppdateras manuellt genom att klicka på synkroniseringsknappen (två pilar i en cirkel) efter namnet på filen. Denna knapp syns enbart när koncernårsredovisningen är låst enligt första delen av denna guide.

Notera: Ändringar som görs i signeringsflödet, och som uppdaterar informationen i .ixbrl-filen, leder inte till någon uppdatering av datum och klockslag i filnamnet. Det är enbart den uppdatering som görs mot koncernårsredovisningen, genom att trycka på synkroniseringsknappen, som leder till en uppdatering av datum och klockslag i filnamnet.

Underskrifter

• Det är obligatoriskt att fylla i datumet för när årsredovisningen fastställdes. Systemet fyller automatiskt i datumet från filnamnet för årsredovisningen. 

• Revisionsbolag är valfritt (om ett bolag fylls i kommer det att stå "Vår revisionsberättelse", annars står det "Min revisionsberättelse", i årsredovisningsfilen)

• Revisionsort är obligatorisk

• Påteckningsmening; fylls i av eller i samråd med revisor.

Klicka på Spara-knappen för att godkänna inmatningen.

Underskrifterna kommer att synas i filen först när personerna har signerat digitalt, då kompletteras filen med namn och roll i styrelsen samt att en sista sida läggs till i dokumentet där de digitala underskrifterna specificeras.

E-signera

När alla uppgifter är ifyllda under respektive rubrik, går det att skicka koncernårsredovisningen på e-signering. Kontrollera att .ixbrl-filen är korrekt först.
Notera: Det får INTE finnas signaturer manuellt tillagda via Redigera underskrifter när filen skickas för e-signering, eftersom den informationen då kommer att krocka med informationen från e-signeringen som ska läggas till i filen.

Klicka på .ixbrl-filen och kontrollera filen. Finns det underskrifter tillagda, stäng filen, klicka på Redigera underskrifter och ta bort informationen. Kontrollera igen att filen har uppdaterats. Klicka på knappen E-signera. Börja med att kontrollera att det är rätt datum och klockslag på filen, likt föregående steg, detta för att säkerställa att  ni använder den senaste versionen. Det går att klicka på länken med namnet för att få upp dokumentet. Om det inte är korrekt, stäng denna ruta och uppdatera filen enligt instruktionerna under rubriken Dokument ovan och börja om e-signeringen.

I sektionen för undertecknare kommer de personer fram som är användare i Fortnox. Kryssa för de aktuella personer som ska signera och ange Roll för att detta ska synas i koncernårsredovisningen under deras namn. Kontrollera även att det står rätt e-post till användaren. Skulle det vara en felaktig mailadress där går det att istället lägga till användaren som en extern undertecknare i sektionen Externa undertecknare. I det steget fyller du manuellt i Namn, Roll och E-post.

För att knappen Skicka ska bli grön, och inte förbli grå, måste minst en person, antingen under sektionen Undertecknare eller Externa undertecknare, ha rutan för Revisor ikryssad. Det är ett krav att revisorn ska signera koncernårsredovisningen innan den kan lämnas in digitalt.Varningen om att VD saknas försvinner om den rollen anges på en signeringsperson. Om moderbolaget inte har en VD, går det att ignorera denna varning. 

När alla personer som ska signerade antingen är förkryssade eller manuellt inlagda, samt att en person är markerad som revisor, klicka på knappen Skicka. Ett mail kommer då skickas iväg till berörda personer med uppmaning om signering. 

Revisorn får mailet om signering först efter att de andra har signerat. 

Under Dokument i denna flik kommer det att synas en knapp efter pdf-filen där det står E-signering som visar på hur många av parterna som signerat detta dokument och hur många som kvarstår.

Även på andra fliken Underskrift & Revision under sektionen Signering av årsredovisningen kommer de personer att synas som är inlagda för att signera koncernårsredovisningen. Om en person inte har signerat, kommer det att stå en knapp med Påminn som kan användas för att skicka ett nytt mail med information om signeringen.

När en person har signerat kommer det att synas en grön bock samt texten Signerat dyker dyker upp på respektive rad. Till höger om texten Signering av årsredovisningen finns en knapp som heter Visa. Klicka på knappen för att titta på filen för koncernårsredovisningen.

I sektionen Revisionsberättelse finns det möjlighet att skicka in sin digitalt signerade revisionsberättelse tillsammans med koncernårsredovisningen. Revisorn kan även skicka in den från sitt eget system, vilket är det vanligaste, och då kommer den att kopplas till den inlämnade koncernårsredovisningen hos Bolagsverket.

Nästa steg i signeringsflödet är att klicka på Hantera årsstämma. Om inte revisionsberättelsen är uppladdad, behöver man bekräfta att den lämnas in separat för att komma vidare genom att klicka på Gå vidare.

Fliken Årsstämma öppnas nu upp och här finns lite information om årsstämman samt att den signerade årsredovisningen syns här. För att komma vidare behöver man först klicka på Markera att kallelsen har skickats för att kunna fylla på med information om bolagsstämman.

Efter att ha klickat på knappen öppnas en ny layout på fliken och sektionen Beslut på stämman kommer fram. Det är obligatoriskt att fylla i datumet för bolagsstämman samt att välja från ett av alternativen i respektive rullista; Fastställelse av resultat- och balansräkning, Fastställelse av koncernens resultat- och balansräkning samt Godkänna styrelsens förslag till resultatdisposition. 

Om man under Godkänna styrelsens förslag till resultatdisposition väljer antingen Årsstämman beslöt att inte godkänna styrelsens förslag till behandling av ansamlad förlust eller Årsstämman beslöt att inte godkänna styrelsens förslag till vinstdisposition måste även någon av rutorna under Besult avseende resultatdisposition fyllas i för att det ska gå att lämna in koncernårsredovisningen digitalt. Det vanligaste här brukar vara fältet Balansering i ny räkning.

Det är valfritt att ladda upp protokollet från bolagsstämman under sektionen Bolagsstämmoprotokoll, eftersom det inte skickas med till Bolagsverket, men möjligheten finns att ladda upp det i detta steg om så önskas. Varningen kommer dock att finnas kvar även om man väljer att inte ladda upp ett protokoll, men den går bra att ignorera. 

Efter att du klickat på Gå vidare för att skicka till myndigheten finns inte längre möjligheten att ladda upp ett bolagsstämmoprotokoll under fliken Årsstämma. Om det ändå önskas kompletteras med, får du istället ladda upp det under fliken Inställningar & Ladda upp. 

Alla fält under sektionen Företrädare är obligatoriska att fylla i. Den som väljs som företrädare måste ha behörighet att signera fastställelseintyget hos Bolagsverket.

Det är först när ett personnummer fylls i under Företrädare som möjligheten att skicka in till Bolagsverket kommer fram. Innan dokumenten skickas in bör ni kontrollera att fastställelseintyget stämmer utifrån informationen som fylldes i under fliken Årsstämma samt informationen om Företrädare i denna flik. 

Texten “Jag intygar att innehållet i dessa elektroniska handlingar överensstämmer med originalen och att originalen undertecknats av samtliga personer som enligt lag ska underteckna dessa.” läggs till på det digitala fastställelseintyget per automatik.

De dokument som är uppladdade under signeringsflödet kommer att synas under sektionen Dokument, men det är enbart Fastställelseintyget och iXBRL-filen med koncernårsredovisningen som överförs till Bolagsverket.

Efter att fastställelseintyget är kontrollerat, klicka på knappen Överför dokument för att skicka in till Bolagsverket.

Första gången en person ska överföra dokument digitalt till Bolagsverket behöver denne godkänna användaravtal för digital inlämning. Läs igenom användaravtalet och godkänn detta genom att klicka på OK.

När användaravtalet är godkänt och dokumenten kontrollerats och blivit godkända överförs de till Bolagsverket. Om det finns några felaktigheter i filen som skickas in kommer det upp en röd ruta i steget Kontrollera dokument. 

Om detta sker kontakta supporten för ytterligare hjälp med felsökning.

Efter inlämningen kan det finnas information under sektionen Dokument och Kontroll av årsredovisningen. Dessa är främst för information och har inte påverkat inlämningen, eftersom de uppkommer efter det att Bolagsverket har tagit emot dokumenten.

Nedanför sektionen Fastställelseintyg kommer det fram en ny sektion Underskrift av fastställelseintyg efter överföringen till Bolagsverket med en länk att skicka till firmatecknaren för underskrift av fastställelseintyget efter det att även revisionsberättelsen är överförd till Bolagsverket. Kopiera länken och skicka den till den person som står som företrädare.