Börja jobba med Budget i Rapport & Analys/Koncern

Börja med att gå till Ekonomi - Budget - Hantera budget.

Under Hantera budget går det att se alla budgetar som är skapade sedan tidigare, vilket räkenskapsår samt affärsområde som budgeten gäller men även vilken filtyp budgeten är skapad i.

För att upprätta en ny budget så klickar ni på Ny Budget, därefter kommer ett par steg att genomföras för att forma er budget. 

I första steget så tar du ställning till:

• Om budgeten skall avse hela bolaget eller ett specifikt affärsområde.

• Vilket räkenskapsår budget avser

• Om en Budget eller en Prognos skall upprättas. 

Skillnaden mellan Budget och prognos är att en prognos automatiskt ersätts med bokförda värden så snart det finns utfall för den valda perioden men behåller budget värden för den kommande perioden. Här kan du läsa mer om prognos: Skapa en prognos i Rapport & Analys / Koncern

I nästa steg går det att fylla i namnet på din budget, detta namn kommer sedan att agera som sökterm för denna budget. Du kan även formulera en beskrivning, kommentar och ange om budgeten ska ha en tagg. 

Mer information om taggar och hur de används hittar du i denna guide: Visualisera din budget eller prognos i en graf

Detta fält kan lämnas tomt om detta inte behövs specifikt. 

Här är det även möjligt att ange denna budget som aktiv. Är budgeten aktiv innebär det att den automatiskt kommer visas i budgetkolumnen i era finansiella rapporter som skapas för räkenskapsåret som budgeten är aktuell för. Detta går att korrigera i ett senare skede, vilket du kan läsa om längre ner i detta avsnitt. 

Klicka på Spara för att komma vidare till nästa ruta. 

I detta steg anger ni om er budget kommer att genereras via Excel eller Google Sheets. 

Under Innehåll går det sedan att styra hur er budgetmall skall se ut:

• Budgetförslag - förslag på budget värden upprättas baserat på föregående års bokföring enligt vald radmall.  

• Mall utan data - här inkluderas kontona från radmallen men inga budgetvärden kommer inkluderas. 

• Tom mall - inkluderar perioder för räkenskapsåret men inga konton eller värden. 

Bilder med exempel på respektive hittas längre ner i denna guide. 

Budgetförslag alternativet finns i tre olika varianter.

• Ett förslag enbart baserat på bokföring (utfall) från föregående räkenskapsår.

• Ett förslag baserat på bokföring för innevarande år (utfall), kompletterat med budget från föregående år för resterande månader. OBS! För att detta ska fungera måste kontonumren i budgeten matcha med kontonumren i bokföringen.

• Det går att skapa budget utifrån dotterbolag (endast genom Fortnox Koncern) eller affärsområden.

Sedan går det att välja om tillväxttakten beräknas utifrån utfallet eller manuellt. Samt om man skall basera det hela på data från hela bolaget eller ett enskilt kostnadsställe.

Se exempel nedan på hur en Mall utan data ser ut.

Här hämtas kontona som finns i bokföringen. Budgeten behöver fortfarande fyllas i per konto och per månad manuellt. OBS! Säkerställ att fylla i nollar på dem konto raderna som du vill ska visualiseras i era rapporter även om värdet är noll.

Används istället alternativet Budgetförslag - Bokföring (utfall) generas det en Excel-fil som är ifylld baserad på föregående års bokföring.

Excel-filen går att redigera i efterhand om budgetförslaget endast ska användas för att utgå ifrån.  

När budgeten är färdig behöver den uppdaterade Excel-filen först sparas lokalt på dator, sedan går det att ladda upp den i programmet genom att klicka på Ladda upp budget och välja filen som ska laddas upp.

Om du önskar att granska er budget inne i programmet så gör du det genom att klicka in dig under Hantera budget och sedan namnet på den skapade budgeten i listan.

Finns det flera budgetar på affärsområdesnivå är det sedan möjligt att aggregera dessa automatiskt för att få en budget för hela företaget. Läs mer om detta här: Slå samman budget för affärsområden

När dessa budgetar är skapta så kan du börja arbeta med dem i era Rapport-tabeller eller genom att visualisera dem i exempelvis en graf. Om du vill lära dig mer om hur man adderar en budget i er Rapport-tabell så kan du göra det i denna guide: Lägg till budget eller prognos i en rapport tabell

Denna går även att visualisera i en graf och det kan läsa mer om i denna guide: Visualisera din budget eller prognos i en graf

Antingen så väljer du att använda dig av den lokalt sparade Excel-filen som ni fyllde i det tidigare steget, korrigerar de önskade posterna och sedan återigen laddar upp den via Ladda upp budget. Om du inte har kvar denna filen lokalt på din dator så kan du hämta hem denna fil igen genom att klicka på den berörda budgeten och därefter Ladda ner budget.

Om du vill ta bort en budget så går du in under Ekonomi i menyn till vänster, därefter så klickar du på Budget och därefter Hantera budget. Nästa steg är att du klickar på namnet på den budget som du önskar ta bort och som sista steg klickar du på de tre prickarna ute till höger och Radera.

Som tidigare nämnt i denna guide så kan du välja att lägga en specifik budget som aktiv, denna blir då den förvalda vid skapandet av rapport-tabeller och grafer. Om du önskar att byta vilken budget som ligger som aktiv så gör du det via samma steg som ovan, alltså genom att klicka på den önskade budgetens namn och sedan de tre prickarna ute till höger, därefter Redigera. I rutan som kommer upp så har du möjlighet att bocka i att denna ska ses som den aktiva.