Verifikation

Ett företag måste alltid kunna redovisa för sina olika affärshändelser i bokföringen. För att kunna redovisa måste man ha olika underlag, eller bevis, för affärshändelser. Det är dessa underlag som kallas för verifikationer. Med andra ord kan en verifikation vara allt från ett kvitto till en faktura och dessutom både fysiska och elektroniska handlingar. Tidigare har bokföringslagen sagt att företag måste spara sina verifikationer i fysisk form i sju år innan de får elimineras. Men den 1 juli 2024 avskaffades kravet på att bevara räkenskapsinformation i original – om materialet finns digitalt. Läs mer om den nya regeln.

Se andra nya lagar och regler 2024 som är bra för dig som företagare att känna till

Eftersom verifikationer är själva underlaget för bokföringen , är det viktigt att de utformas på ett sätt som är varaktigt. Det finns därför olika bestämmelser kring hur dessa verifikationer ska se ut. Bland annat måste de innehålla datum för när verifikationen sammanställdes, datum för när affärshändelsen inträffade, en beskrivning av affärshändelsen, totalbeloppet samt specificering av momsbeloppet. Därtill ska även företaget som transaktionen avser anges med samt eventuell hänvisning till andra underlag om det är relevant. Verifikationer ska dessutom alltid innehålla ett verifikationsnummer. Numret ska synas tydligt på verifikationen och ordnas i nummerordning så att det blir enkelt att följa bokföringen.

Förutom att verifikationer är underlag för olika affärshändelser, kan de även fungera som justeringar av bokföringen. Exempelvis kan företag ibland behöva en verifikation för en rättelse av en tidigare bokföringspost. Den här typen av underlag kallas vanligtvis för bokföringsorder och inte verifikation, även om det är en sorts verifikation. Det måste finnas en verifikation för varje enskild affärshändelse som sker i företaget. Dock finns det en viss typ av undantag, exempelvis när flera affärshändelser infaller samma dag och avser samma sak. Ett exempel är en butik som tar betalt via Swish. Under en och samma dag kanske företaget får in 200 Swish-betalningar, men endast på små summor. Då kan man istället välja att göra en samlingsverifikation där hela klumpsumman redovisas i bokföringen.

Det finns flera olika sätt att hantera sin bokföring – arbeta själv, automatiserat eller genom att anlita av en redovisningsbyrå. Använd gärna vår guide om bokföring om du vill lära dig bokföringens grunder.