Skapa tjänst i Fortnox Digital byrå

Funktionaliteten i Digital byrå bygger på de tjänster som skapas och konfigureras på klienten.

Aktiviteter och räkenskapsår

I Digital byrå är tjänster knutna till klientens räkenskapsår genom att tjänsten genererar aktiviteter under eller för det räkenskapsår som skapats på klienten. Om klienten saknar räkenskapsår kommer aktiviteter ej att skapas förrän ett räkenskapsår läggs till. De tjänster som påverkas av räkenskapsår kommer ej heller att kunna skapas innan klienten har ett räkenskapsår.

För de flesta tjänster i Digital byrå skapas aktiviteter under ett räkenskapsår plus ett extra år. Detta innebär att tjänsten skapar aktiviteter fram till räkenskapsårets slut och ett extra år men inte efter.

När ett nytt räkenskapsår skapas på klienten kommer aktiviteter automatiskt att skapas för klientens tjänster.

Aktiviteter för räkenskapsår

För uppdragskategorierna Periodisk sammanställning, Bokföring och Moms skapas aktiviteter för ett räkenskapsår vilket innebär att aktiviteten för årets sista period kommer att skapas efter klientens räkenskapsår. När ett nytt räkenskapsår skapas på klienten kommer aktiviteter automatiskt skapas för klientens tjänster.

Här kan du läsa mer om hur du skapar Skapa räkenskapsår för en klient. 

Vid en förlängning av ett räkenskapsår kommer aktiviteter och tjänster som påverkas att uppdateras automatiskt. En förkortning eller radering av räkenskapsår behöver dock hanteras manuellt i Digital byrå. Hanteringen omfattar att se över moms- och bokföringstjänster med årsvis intervall samt att ta bort överflödiga aktiviteter.

Lägg till tjänst

Tjänster skapas under fliken Uppdrag som visas när du klickat på kugghjulet längst ut till höger i ditt klientregister.

Fliken innehåller en tabell med befintliga tjänster och klickar du på knappen Skapa tjänst så öppnas sidan för att lägga till nya tjänster.

Uppdrag och tjänst

När du skapar en ny tjänst börjar du med att välja vilken uppdragskategori din tjänst tillhör.

Under varje uppdragskategori finns en uppsättning tjänster att välja på. Den första tjänsten har samma namn som uppdragskategorin och kan användas om du inte vill dela upp valt uppdrag på flera olika tjänster.

Start- och slutdatum

För en ny tjänst väljs ett startdatum som anger när tjänsten ska börja utföras. Det går också att ange ett slutdatum om tjänsten bara skall utföras under en begränsad period. Sätts inget slutdatum (fältet lämnas tomt) kommer tjänsten löpa tills vidare. Det går också att ta bort eller flytta fram ett redan angett slutdatum. När ett slutdatum flyttas fram eller tas bort skapas aktiviteter upp på nytt för tjänsten.

Intervall

Med hjälp av intervall anges hur ofta och när i valt intervall tjänsten ska utföras. För intervallet veckovis anges vilken veckodag tjänsten utförs, för månadsvis anges vilken dag i månaden (1-31) och för intervallen Varannan månad, Kvartalsvis, Halvårsvis och Årsvis används en datumväljare för att bestämma när tjänsten ska utföras.

Påminnelse- och varningsdatum

Aktiviteterna för en tjänst ändrar prioritet med hjälp av påminnelse- och varningsdatum som sätts i förhållande till aktivitetens leveransdatum. Värdet för påminnelsedatum anger hur många dagar innan leveransdatum som aktiviteten ska byta färg från blå, för tillgänglig, till gul, för påminnelse.

Med varningsdatum styr du på samma sätt när aktiviteten ska byta till röd, för brådskande. Antal dagar för påminnelse och varning på en tjänst kan vid behov justeras i efterhand.

Handläggare

För att ange vem på byrån som utför tjänsten väljs en eller flera handläggare från en lista med byråns användare. Om ändringar görs på tjänstens handläggare ersätter detta eventuella förändringar som gjorts på tjänstens enskilda aktiviteter.

Kräver material

Genom att ange att tjänsten kräver material kan du enkelt följa om klienten inkommit med material. Tjänstens aktiviteter kommer då att märkas med ett K och ha status “Inväntar material” för att indikera att material behövs för att kunna utföra arbete.

Estimerad tid per aktivitet

För varje tjänst väljer man estimerad tid som i sin tur kommer att gälla för respektive aktivitet. Estimerad tid skrivs i formatet timmar och minuter. Om flera handläggare är satta på aktiviteterna så kommer tiden att delas på antalet handläggare. 

Läs mer om tidsestimering här: Använd tidsestimering i Digital byrå‍ 

Egen tjänst

För att utöka flexibiliteten finns det också möjlighet att skapa sig ett Eget uppdrag som är ett fritt valt där tjänst kan benämnas manuellt. Alla övriga inställningar i redan befintliga tjänster finns även möjliga i valet av Eget uppdrag. Uppdraget Bokslut i Digital byrå har även en möjlighet att lägga upp en Egen tjänst, vilket ger möjlighet att själv sätta en egen personlig titel på den aktuella tjänsten.

Tjänster med ytterligare inställningar

Vissa tjänster har speciella inställningar för att exempelvis kunna avgöra när tjänsten skall utföras eller för att kunna koppla aktiviteter till en viss period.

- Momstjänster

På tjänster under kategori Moms finns olika inställningar som beror på klientens bolagsform och vilket intervall som är valt. Klientens bolagsform beräknas med hjälp av klientens organisationsnummer och utöver bolagsform anges om klienten har begärt tidigarelagd inlämning, har handel med EU-land eller redovisar elektroniskt eller på papper. Dessa val visas för de intervall och de bolagsformer där de påverkar inlämningsdatum.

- Bokföringstjänster och periodisk sammanställning

För bokföringstjänster väljs utöver intervall vilken som är tjänstens första bokföringsperiod. Detta gör att aktiviteten märks upp med vilken bokföringsperiod den avser och den kan på så sätt knytas till rätt momsaktivitet på sidan Momsuppdrag i Digital byrå.

För periodisk sammanställning anges även om redovisning sker på papper eller elektroniskt vilket påverkar tjänstens inlämningsdatum.

- Kommentar på en tjänst

Det går också att lägga en kommentar direkt på en tjänst som skapas på en klient. Detta kan vara bra om det till exempel finns en specifik instruktion som är kopplad till tjänsten. Denna information går att lägga in under delen kommentar på tjänsten. Kommentaren på tjänsten syns som ett “i” längst till höger i översikten och i aktivitetslistan.

Det går att koppla vissa tjänster till Bokslut och skatt. Om ni önskar en länkning från tjänsten under Alla uppdrag till Bokslut och skatt så anger ni “Fortnox” i fältet Hantera i. Genom inställningen kommer aktivitetens direktlänk ta dig direkt till rätt klient och funktion i Fortnox Bokslut & Skatt. 

Länkning till Fortnox Bokslut & Skatt kan göras för följande tjänster

Bokföring - Avstämning
Bokföring - Rapport till klient
Bokslut - Periodbokslut
Bokslut - Upprätta årsbokslut
Bokslut - Kvalitetssäkra årsbokslut
Skatt - Upprätta inkomstdeklaration
Skatt - Kvalitetssäkra inkomstdeklaration
Skatt - Upprätta bilaga K10 för delägare
Årsredovisning - Upprätta årsredovisning
Årsredovisning - Årsstämmoprotokoll
Årsredovisning - Skicka in årsredovisningen