Registrera betalda kundfakturor

Med inbetalningsfiler från banken slipper du manuellt att pricka av de kundfakturor som betalats. Filen innehåller de betalningar som gjorts och det enda du behöver göra är att kontrollera så att alla inbetalningar matchats korrekt.

Film: Registrera inbetalning med hjälp av bankfil

Registrera betalningar med betalfil

Gå till Fakturering - Inbetalningar. Om du har sparat ned en inbetalningsfil från din internetbank kan du läsa in den i Fortnox genom att dra och släppa in filen från din dator. Du kan även välja fil på datorn genom att använda verktyget Läs in betalfil som du hittar uppe till höger.

Matchade fakturor (gröna)

När du laddat upp filen visas vilka inkommande transaktioner som filen innehöll. På varje transaktion visas även om den kunnat matchas mot en kundfaktura, vilket bl.a görs på fakturans OCR-, faktura-, org-, kund-, postnummer, postort eller belopp. Matchade fakturor som slutbetalas i och med inbetalningen får en grön färgmarkering.

Om någon av inbetalningarna innehåller den påminnelseavgift ni tar ut så kan programmet helt automatiskt matcha kundfakturan och boka upp påminnelseavgiften på det förvalda kontot för påminnelseavgift. Lägg in storleken på påminnelseavgiften under Inställningar - Påminnelseavgift. När inbetalningen kommer in så ser du då hur matchningen gjorts genom att klicka på B:et längst ut till höger på fakturaraden så att bortskrivningsrutan visas. Om du skulle vilja ändra konto kan du göra det under Inställningar - Fakturering - Förvalda konton eller ändra konto direkt i bortskrivningsrutan.

Kontrollera matchning (gula)

Fakturor där en matchning gjorts men där ett ställningstagande behövs får istället en gul färgmarkering. Det kan t.ex. bero på att beloppet inte stämmer överens då endast en delbetalning gjorts. Detta uppstår även på alla Husfakturor som skickas via fil eftersom kundens inbetalning inte är på det totala fakturabeloppet. Raden kan också bli gul om beloppet stämmer men det inte finns ett matchande fakturanummer. Klickar du på raden får du upp en ruta med information om vilka referenser som kommit med i filen. För att bokföra betalningen av fakturan markerar du blocket och klickar på knappen Bokför längst ner till höger.  

Informationspost (blå)

Skulle det finnas transaktioner i filen som inte går att läsa in kommer du få en blå rad där vi informerar om varför inte informationen kan matchas. Ett exempel är om du fått in en betalning på 0 kronor. Dessa poster går inte att matcha och behöver därför hanteras manuellt. För att få bort den blå posten klickar du på soptunnan ute till höger. Därefter kan du hantera transaktionen manuellt om det behövs.

Misslyckad matchning (röda)

De inbetalningar som inte lyckats matchas blir röda och för att kunna bokföra betalningen behöver du matcha dessa manuellt. Det gör du genom att klicka på transaktionen för att välja vilken faktura det gäller. En ruta visas då som innehåller all information om transaktionen samt relaterad information om dina obetalda fakturor. Här kan du söka fram eller göra urval för att hitta rätt faktura. När du hittat rätt faktura klickar du på knappen Matcha nere till höger, så ändrar fakturan färg till grön och du kan bokföra alla betalningar.
 

Misslyckad matchning kan också uppstå när en faktura redan är slutbetald. Du har då möjlighet att göra en så kallad bortskrivning av det inlästa beloppet. Du gör det genom att klicka på B:et ute till höger på raden. Du får då upp en mindre ruta där du kan välja vilket bokföringskonto som du vill boka upp beloppet på. När du gjort bortskrivningen blir raden grön och du kan använda knappen Bokför för att bokföra inbetalningarna.

Alternativet till att göra en bortskrivning av beloppet är att ta bort beloppet. Detta gör du genom att klicka på soptunnan längst ut till höger på raden. Tänk då på att du kan behöva bokföra det inbetalda beloppet genom att skapa en manuell verifikation, om detta inte redan är gjort.

Exempelvis blir Fortnox Finans inbetalningar från klientmedelskontot en misslyckad matchning eftersom dessa fakturor redan är slutbetalda i Fortnox.

När du klickar på den får du upp ett nytt fönster där du får bekräfta borttagningen av raden.

Har du flera rader med ej matchade transaktioner som du vill ta bort, kan du använda dig av verktyget Ta bort ej matchade betalningar för att ta bort samtliga på en och samma gång. Du finner verktyget längst upp till höger ovanför listan över dina utbetalningar.

När du klickar på verktyget får du upp en bekräftelseruta som kräver att du bekräftar borttagningen av samtliga ej matchade transaktioner.
 

Manuell betalning utifrån fakturan

Vill du registrera betalning utifrån fakturan letar du fram den aktuella fakturan i fakturalistan. Klicka in dig på fakturan och välj Inbetalningar som du hittar uppe i mitten på fakturan.

Du får då upp en mindre ruta där du börjar med att fylla i betaldatum. I kolumnen Betalt SEK fyller du i hur mycket kunden har betalat in. Avsluta med att välja betalsätt och klicka sedan på Bokför. Om fakturan blivit delbetald tidigare kommer du även se de redan bokförda betalningarna här.

Manuell betalning utifrån fliken Inbetalningar

Vill du registrera betalning på en eller flera kundfakturor samtidigt går du in på fliken Inbetalningar. Börja med att fylla i det datum som du vill bokföra inbetalningen på i fältet Betaldatum. I nästa fält söker du fram den faktura som blivit betald. Du kan söka på kundnummer, kundnamn, fakturanummer och OCR-nummer. Välj faktura och kontrollera att det inbetalda beloppet stämmer.
Om kunden inte betalat in hela fakturabeloppet fyller du i vad som betalats in i kolumnen Betalt SEK och klickar sedan på Lägg till. När det inbetalda beloppet understiger fakturans saldo registreras fakturan som delbetald. Fakturans saldo kommer då att ändras och fakturans status kommer fortfarande vara Obetald.

När du sökt fram fakturan och klickat på Lägg till hamnar fakturan i vyn och du kan då fortsätta att söka fram nästa faktura. Om du lägger till flera fakturor med olika betaldatum hamnar de i olika block beroende på inbetalningsdatum. Behöver du ändra betaldatum efter att du lagt till fakturan kan du korrigera datumet direkt på fakturaraden.

Är det någon faktura du inte lyckas söka fram så kan du leta efter den i listan med alla fakturor, klicka då på knappen Sök i fakturalista. Där kan du markera flera fakturor som ska bokföras som betalda.

Skulle du råka lägga till en felaktig faktura tar du bort den från vyn genom att klicka på papperskorgen längst ut till höger på fakturaraden.

Film: Registrera inbetalning i Fortnox Fakturering

Sök i fakturalista

Om du klickat på knappen Sök i fakturalista visas listan med kundfakturor enligt det valda filtret. I sökfältet kan du söka på kundnummer, kundnamn fakturanummer och OCR-nummer. Du kan även söka fram fakturor inom ett visst intervall vad gäller datum eller belopp.
I kolumnen längst ut till vänster i listan markerar du aktuella fakturor. Fakturornas förfallodatum läggs automatiskt som betaldatum. Om du vill ändra betaldatum kan du ändra manuellt på varje fakturarad eller så fyller du i ett datum i fältet Ändra betaldatum. Klicka sedan på knappen Lägg till för att lägga till valda fakturor i listan för att kunna bokföra inbetalningarna.

Bortskrivning

Om kunden inte betalat in hela fakturabeloppet kan du göra en bortskrivning på den del som inte betalats. Du klickar på B:et längst ut på fakturaraden och väljer sedan vilket eller vilka konton det avvikande beloppet ska bokföras på. Fyll i beloppet och klicka sedan på knappen Spara. Tillbaka i listan kan du bokföra inbetalningen och fakturan kommer att markeras som slutbetald.

Har kunden betalat mer än fakturans saldo kan du även göra en bortskrivning på det beloppet som överstiger fakturans saldo. Börja med att fylla i det totalt inbetalda beloppet. Klicka sedan på B:et längst ut på fakturaraden. Ange vilket eller vilka konton det avvikande beloppet ska bokföras mot, fyll i beloppet med minustecken framför och klicka sedan på knappen Spara. Tillbaka i listan kan du nu bokföra inbetalningen och fakturan kommer att markeras som slutbetald.

Film: Registrera delbetalning eller bortskrivning på kundfaktura

Kreditfaktura

Det kan också vara så att kunden utnyttjat en kreditfaktura. Klicka på inbetalningen för att i listan se om det finns några kreditfakturor som kan matcha det saknade beloppet. Markera i detta fall både fakturan och kreditfakturan som inbetalningen avser. Observera att du ska fördela det matchade beloppet på de båda fakturorna. I exemplet nedan har kunden betalat in 5200 kronor och utnyttjat en kreditfaktura på 1000 kronor. När du klickat upp den faktura som inte lyckats matchas lägger sig det inbetalda beloppet på 5200 kronor på den översta raden och du får då fördela beloppet så att 6200 kronor kopplas till fakturan och - 1000 kronor kopplas till kreditfakturan. När du gjort det klickar du på knappen Matcha och du kan sedan bokföra inbetalningarna som vanligt. Både originalfakturan och kreditfakturan kommer då att markeras som slutbetalda i din fakturalista.

Film: Skapa kreditfaktura i Fortnox Fakturering

Faktura i utländsk valuta

Har du fått in betalningar i någon annan valuta än SEK kan du läsa om hur du registrerar betalning på fakturor i utländsk valuta här. I Fortnox har du även möjlighet att lägga upp valutakonton i ditt bankkonto-register. Manuell hantering för att skicka och registrera betalningar på valutakonton blir då möjlig. Fortnox har dock en begränsad möjlighet att arbeta med valutakonton i en automatiserad process med banken. Det finns möjlighet att skicka betalningar från ett valutakonto om betalningen utförs med filformatet ISO20022, men återrapportering behöver då ske manuellt.

Film: Registrera betalning i utländsk valuta

Lagring av bankfiler

Alla bankfiler som har lästs in kommer att lagras när återrapporteringen för inbetalningarna är bokförd. Dessa återrapporteringsfiler sparas på betalverifikationen. Du kan ladda ner dem genom att klicka på ikonen som indikerar att det finns en kopplad betalfil.