Registrera tjänsteresa i Fortnox Resa

Registreringen av din tjänsteresa gör du snabbt och enkelt i Fortnox app, alltså på samma ställe som du t.ex. kan rapportera in din tid, kika på ditt lönebesked och sköta dina andra ärenden hos Fortnox.

Öppna mobilkameran och håll över QR-koden för att ladda ner appen.

Först behöver du aktivera Fortnox Resa. För att beställa den måste du vara administratör‍ . Klicka på ditt företagsnamn uppe till höger i programmet och välj sedan Tilläggsbeställning.

Välj sedan Fortnox Resa och klicka på Beställ.

När du har beställt Fortnox Resa behöver du tilldela behörighet till tjänsten. Detta gör du genom att klicka på ditt företagsnamn längst upp till höger i programmet och väljer Administrera användare.

Klicka på ikonen för Resa i kolumnen Program/behörighet för att tilldela behörigheten. Det är den användare som har behörighet till Resa som kan registrera i Fortnox App.

Klicka på ikonen Resa när du öppnat menyn i plus-tecknet.

På den första skärmen väljer du grundläggande uppgifter, som ifall det rörde sig om en inrikes- eller utrikesresa, mellan vilka datum du var på resande fot samt om du lämnade hemmet eller tjänstestället före eller efter 12:00 och om du återvände före eller efter 19:00.

För att få reda på eventuella måltidsavdrag eller förmånsbeskattningar behöver vi veta vem som betalat för dina måltider under resan. Detta fyller du i på andra skärmen genom att ange Hotell / Biljett, Jag, Arbetsgivare eller Representation på respektive dags måltider. Eftersom frukosten ofta ingår i hotellkostnaden har vi redan fyllt i det på de dagar du övernattat under resan.

De olika alternativen betyder:

Hotell
Frukost ingår i hotellpriset och ditt traktamente kommer att minska genom ett måltidsavdrag enligt Skatteverkets regler.

Arbetsgivare
Din arbetsgivare står för kostnaden men du som anställd kommer att få ett minskat traktamente genom ett måltidsavdrag samt att du kommer förmånsbeskattas enligt Skatteverkets regler.

Representation
Om du blir bjuden på en måltid via en representation kommer du få ditt traktamente minskat genom ett måltidsavdrag enligt Skatteverkets regler.

Biljett
Om måltiden ingår i biljettpriset kommer ditt traktamente inte att minskas. Du kommer heller inte att bli förmånsbeskattad.

Jag
Har du själv betalat för måltiden kommer inga avdrag att göras på ditt traktamente.

Har du haft övriga tillägg under din resa anger du detta på tredje skärmen.

Milersättningen du är berättigad till hämtas automatiskt från Fortnox Lön och visas i appen. Du behöver inte bry dig om vilken ersättning som är skattefri eller skattepliktig, det räknar programmet ut automatiskt. Du anger antalet kilometer du kört med privat bil och du har även möjlighet att ange vilka orter du åkte mellan.

Restidsersättning är något som din arbetsgivare kan betala ut beroende på ditt avtal. Detta är alltså tider du reser utöver din normala schemalagda tid.
Du väljer antal timmar och klickar klar.

Nattraktamente, eller nattlogi som det också kan kallas, betalas ut när arbetsgivaren inte redan har eller inte kommer att stå för ditt boende. Det kan handla om att du övernattar hos t.ex. en kompis eller släkting. Du anger antalet nätter som du övernattat.

För att editera något av dessa värden klickar du på respektive rad och gör din önskade ändring.

Innan du skickar in din reserapport till Fortnox Lön så visas en sammanfattning av de uppgifter du angivit. För att ändra någon av dessa kan du gå tillbaka genom att klicka på pilen uppe till vänster på skärmen. Det går även bra att ändra på det föreslagna namnet om t.ex. din arbetsgivare har en policy som kräver en specifik namngivning.

När du klickar på Skicka in-knappen överförs dina uppgifter till Fortnox Lön och finns tillgänglig för din löneadministratör i kalendern.

Att rapportera en utrikes resa skiljer sig lite från ovanstående då vi även måste kunna räkna ut ditt traktamente beroende på vilket land du befunnit dig i längst varje dag på resan mellan klockan 06:00 och 00:00.

Du kan välja att ange samma land för alla dagar eller olika länder per dag genom att klicka på respektive val. Därefter ser du en lista med länder som går att filtrera genom att börja skriva in det önskade landets namn i textfältet.

Traktamentet för respektive land du besökt räknas ut automatiskt och när du klickar på Skicka in överförs dina uppgifter till Fortnox Lön och finns tillgängliga för din löneadministratör i kalendern.

Om du anger samma avresedag och hemkomstdag inaktiveras valen för avrese- och hemkomsttid och du kommer direkt vidare att ange tilläggen för mil- samt restidsersättning. Här spelar det ingen roll om du väljer inrikes eller utrikes eftersom reglerna för dessa ersättningar är desamma.

För att komma åt dina redan rapporterade resor klickar du på menyn nere till höger på skärmen och väljer Resor.

Då visas de resor du har skickat in, du kan även välja Rapportera resa för att påbörja en ny registrering.

När du valt resan du vill titta närmare på visas en summering av informationen du skickat in.

I denna vy kan du även välja att öppna en PDF på din telefon som du kan skriva ut eller dela via t.ex. e-post.

För att kunna importera reseräkningar till Enkel lön så måste användaren ha aktiverat tjänsterna samt finnas upplagd som anställd i Enkel lön. När detta är slutfört kan den anställde skicka in sina reseräkningar i Fortnox App.

Om den anställde har Person i personalregistret på sin användare till följd av att den ligger upplagd som anställd i Lön så kommer reseräkningarna som användaren skickar in att gå till Lön och inte Enkel lön. Tas Person i personalregistret bort och användaren finns upplagd i Enkel lön så kommer reseräkningarna istället att skickas till Enkel lön.

För en resa används ett antal fördefinierade konton som inte kan ändras:

Beroenden på vilka andra licenser och rättigheter du har i Fortnox så kan antingen du själv eller din administratör se de uppgifter du skickat in via appen i kalendern i Fortnox Lön. Här kan eventuella ändringar göras. När lönekörningen genomförs betalas traktamente och övriga ersättningar ut på din lön.

I kolumnen Skapad av framgår det om registreringen är gjord via kalendern i Lön (KAL) eller via Fortnox Resa (RES).

• Licensen för Fortnox Resa är gratis, du betalar endast 4,90 kr per resa du rapporterar.

• För att kunna använda Fortnox Resa behöver du vara upplagd som anställd i Fortnox Lön och din användare måste vara kopplad mot denna i Administrera användare.

• I Fortnox Resa används Skatteverkets schablonvärden för traktamente, förmåner och avdrag för kost.

• Alla belopp som visas i Fortnox Resa är preliminära och kan ändras av din löneadministratör.