Löneutbetalningar med Fortnox betalservice
Lön
I denna artikeln kommer vi att gå igenom vad du behöver göra för att kunna skicka lönebetalningar med Fortnox betalservice, och även vad och hur du gör i programmet med detta aktiverat.
Säkerställ att betalservice är aktiverat
Innan du kan skicka löneutbetalningar med Fortnox betalservice behöver detta finnas aktiverat på företaget. Tjänsten aktiveras av en användare som är systemadministratör. Hur du gör aktiveringen kan du läsa mer om här: Aktivera betalservice
Gör lönekörningen
När betalservice är aktiverat kan du göra lönekörningen precis som varje månad.
Men i steget när lönebeskeden är skickade till de anställda kan du under filtret Skickade markera de löner som ska betalas via betalservice. Välj Hantera med betalservice och klicka på Utför.
Första gången du som användare klickar här får du upp en ruta som berättar lite mer kortfattat om vad som kommer hända. Du kan i den rutan välja alternativet Till betalservice för att hantera betalningarna.
Nästa gång kommer du direkt att skickas till vyn betalningar för att hantera löneutbetalningarna via betalservice.
Du hamnar i nedan vy och löneutbetalningarna är förmarkerade och redo att hanteras. För att hantera dem behöver du klicka på Skicka för signering. När lönebeskeden är ivägskickade för signering hamnar de under filtret Under signering. Du kan se status på raden. Du kan arbeta vidare med AGI och när lönebeskeden är signerade ändrar de status till utbetalda.
För att kunna se betalningar gällande lönebesked i denna vy måste du ha licens för Lön och rättigheter Lönekörning - utbetalning. Med denna rättighet ser du vem mottagaren är. För de som ska signera och saknar rättigheter för lön så står mottagare Lön på en rad och en total över alla löner som ska betalas ut det datumet.
Om man i betalservice har någon annan som signatär, som är den användare som får genomföra betalningen, kommer den användaren först kunna hantera betalningarna när du som jobbar med lön skickar löneutbetalningar för signering. De hamnar under fliken Signeringar och där signerar användaren den (betalningen) med BankID. När det är gjort hamnar dessa under Pågående.
Om du som gör lön även är signatär kommer betalningarna att hamna som Pågående när de är skickade för signering och du verifiera betalningen med BankID.
Så fort betalningarna är genomförda hamnar de under filtret Utbetalda.
När de är utbetalda till de anställda finns betalningarna under Genomförda.
OBS! Om du väljer Hantera med betalservice så behöver de vara signerade i betalservice senast 3 dagar innan pengarna ska vara på den anställdas konto.
Hur kommer det att bokföras?
Konteringen görs när du skickar lönebeskeden. Då kommer utbetalningskonto från inställningarna i Lön att användas. Om du skickar lönebeskeden med betalservice så kommer programmet automatiskt att ändra bokföringskonto till det som är satt för Fortnox under Register - Transaktioner. Här kommer ett exempel:
Skickad lönespecifikation
Under signering
Kan jag återföra och ändra ett lönebesked efter att jag har valt betalservice?
Om lönebeskedet är under signering måste betalningen först nekas innan du kan backa lönebeskedet för korrigering. Detta gör du under Meny - Betalningar på fliken Signeringar.
När betalningen är nekad kan du återföra eller skapa om lönebeskedet och göra de ändringar du önskar. Därefter skickar du det uppdaterade lönebeskedet till den anställde och hanterar det i betalservice på nytt. Det är då det korrigerade lönebeskedet som kommer att betalas ut.
Om utbetalningen redan är genomförd kan du fortfarande återföra lönebeskedet, men du kan inte göra ändringar som påverkar utbetalningen (det vill säga nettobeloppet). Om mer lön behöver betalas ut är alternativet att skapa en extra lönekörning.
OBS! Om utbetalningen väl är genomförd kan lönebeskedet aldrig raderas.
Varning i betalvyn, vad betyder det?
Varningen säger att den anställda saknar clearing och kontonummer. Du behöver fylla i det på personalkortet, skapa om lönebeskedet och skicka lönebeskedet på nytt till den anställde och sedan hantera betalningen i betalvyn.
Vad händer fram till betalningen genomförs?
Tre dagar innan lönen ska vara hos de anställda stämmer programmet av om det finns pengar på betalkontot. Om det saknas pengar kommer en autogirodragning göras på företagets bankkonto. Detta bokförs samma dag som det sker och man kan se detta under kontoutdrag för betalningar.
Till sist görs utbetalningen så att pengarna finns på de anställdas konto enligt det utbetalningsdatum som står på lönebeskeden.