Inställningar - Löneperioder

Klicka på Inställningar, kugghjulet uppe till höger, välj Lön och öppna blocket Löneperioder.

OBS! Löneperioderna skapar du upp för hela kalenderåret januari - december, där första utbetalningen avser i januari månad. Detta oavsett om du börjar göra löner i en senare månad.

Klicka på Skapa Ny.

Register - Avtal för löner - här ligger alla de avtal som finns uppskapade, klicka er in på det ni använder er av.

Utbetalningsperiod

Du väljer först Utbetalningsperiod, t.ex Månadslön föregående månad.

För att kunna välja in löneperioden måste den vara vald på Avtal Arbetare eller Avtal Tjänsteman. Detta hittar du under Register - Avtal för löner - klicka er in på avtalet som ni vill hantera. 

Startdatum, löneperiod

Fältet Startdatum, löneperiod avser det datum som årets första löneperiod har i Fortnox Lön. Löneperiod är den period som lönen gäller för. Har du månadslön kan löneperioden avse innevarande månad, den månad lönen betalas ut i. Den kan också avse föregående månad eller en period från tex 15 i föregående månad till den 14 innevarande månad.

För timavlönade kan löneperioden avse föregående månad eller en period en period från tex 15 i föregående månad till den 14 innevarande månad.

Timanställda får alltid lön enligt avvikelseperioden och inte enligt löneperioden. Detta oavsett om de har ett arbetstidsschema kopplat på sig i personalkortet eller går på 0-schema.

Startdatum, avvikelseperiod
I fältet Startdatum, avvikelseperiod anger du det datum som avser avvikelserna för årets första löneperiod med utbetalning i januari (dvs exempelvis sjukfrånvaro, semester, övertid) har.

Avvikelseperiod är den period eller t o m datum som avvikelser/frånvaroavdrag och andra ersättningar avser. Vanligtvis är avvikelseperioden föregående månad men det går även att ha ett t o m datum i innevarande månad.

Tänk på att ju längre fram t o m datumet för avvikelserna sätts desto kortare tid har du för att utföra lönearbete innan utbetalning.

Timanställda får alltid lön enligt avvikelseperioden och inte enligt löneperioden. Detta oavsett om de har ett arbetstidsschema kopplat på sig i personalkortet eller går på 0-schema.

Första utbetalningsdag
I fältet Första utbetalningsdag anger du datum i januari månad, t.ex 25 januari. Detta oavsett vilken månad ni börjar betala ut er lön i Fortnox Lön under löneåret. Skulle det angivna datumet infalla på en helgdag föreslås automatiskt närmaste vardag före angiven dag när perioderna skapas.

Benämning
I fältet Benämning visas ett förslag på benämning som kommer att synas på lönebeskeden, men du kan ändra detta om du vill.

Exempel på datum i ett företag som har föregående löneperiod och avvikelseperiod. Utbetalningsdag är 25:e i månaden:
Startdatum, löneperiod 2023-12-01
Startdatum, avvikelseperiod 2023-12-01
Första utbetalningsdag 2024-01-25

Är inställningen Månadslön föregående månad, kommer perioden ha bokstaven K framför benämningen.

-

Exempel på datum i ett företag som har innevarande löneperiod och frånvaro t o m den 14:e innevarande månad. Utbetalningsdag är 25:e i månaden:
Startdatum, löneperiod 2023-01-01
Startdatum, avvikelseperiod 2023-12-15
Första utbetalningsdag 2024-01-25

Är inställningen Månadslön innevarande månad, kommer perioden ha bokstaven M framför benämningen.

Klicka på Spara när du är klar med dina inställningar.

Vid varje nytt löneår kommer löneperioder för det nya året att skapas med automatik.

Har du skapat löneperioder som blivit fel kan du Radera eller Ändra genom att klicka på symbolerna längst till höger på löneperioden. Detta kan du göra under Inställningar - Lön - Löneperioder. Det är enbart löneperioder som det inte skapats några lönekörningar på som kan raderas. 

OBS! Ett enklare sätt att ändra om det är fel i till exempel datumen i de redan skapade löneperioderna är att skapa upp perioden på nytt. Du behöver inte radera dom utan väljer bara Skapa ny och fyller i de datum det ska vara istället. De löneperioder som redan är skapade skapas då om och ligger som mall till nästa år när nytt löneår och löneperioder för det året skapas upp. 

I exemplet nedan så ska utbetalningsdatumet ändras från den 26:e till den 25:e och Avvikelseperioden ska starta den 1:a i månaden istället för från 15:e. Programmet tar hänsyn till om den 25:e infaller på en helgdag och väljer närmaste bankdag innan den 25:e som utbetalningsdatum.

Välj Skapa ny och fyll istället i följande datum och sedan Skapa.

Nu har de tidigare löneperioderna ersatts med nya datumen och kommer ligga som mall inför kommande löneår.

Det finns standardmallar som innehåller startdatum och första utbetalningsdatum för de olika löneperioderna, har du gjort ändringar eller om datumen dina löneperioder är fel så kan du återställa mallen för löneperioderna för att återfå standarddatumen för den valda Utbetalningsperioden. För att kunna återställa klickar du på Skapa ny under Inställningar - Lön - Löneperioder, välj först vilken Utbetalningsperiod som du vill återställa datumen för, du hittar Återställ mall längst ner till höger, när du har återställt mallen kan du kontrollera så startdatumen för löneperiod, avvikelseperiod samt första utbetalningsdag har återställts, ser det ok ut klickar du på Skapa. Perioderna återställs för de löneperioder som det inte har skapats någon lön för inom den utbetalningsperioden som du valde. 

Följande startdatum gäller för de två mest vanliga utbetalningsperioderna som avser månadslön:

Månadslön innevarande månad

Startdatum löneperiod - 1 januari (innevarande månad)

Startdatum avvikelseperiod 1 december (föregående månad)

Första utbetalningsdag 25 januari (25:e i varje månad om det inte infaller på en helgdag)

Månadslön föregående månad

Startdatum löneperiod - 1 december (föregående månad)

Startdatum avvikelseperiod 1 december (föregående månad)

Första utbetalningsdag 25 januari (25:e i varje månad om det inte infaller på en helgdag)