Innevarande och föregående intjänandeår

Innevarande semesterår innebär att man tjänar in semesterdagarna samma år som man tar ut sina semesterdagar. Innevarande semesterår är vanligast när man har Kalenderår som semesterperiod, det vill säga 1 januari - 31 december. 

I praktiken betyder det att en anställd som börjar 1 januari får 25 betalda semesterdagar direkt innan man har tjänat in några semesterdagar. Dessa 25 betalda semesterdagarna är inte intjänade förrän 31 december samma år. 

Det är viktigt att både arbetsgivaren och den anställde är medvetna om vad detta intjänandeåret innebär. Det är tacksamt som anställd att få betald semester direkt som nyanställd men det blir extra viktigt att känna till vilka konsekvenser det kan få särskilt om den anställde skulle sluta mitt under året eller ha frånvaro som inte är semestergrundande. I båda dessa fallen kommer den anställde inte tjäna in alla de 25 dagarna som man fick 1 januari. 

Vi tar ett exempel där den anställde slutar under året:

• Den anställde fick 25 betalda semesterdagar den 1 januari

• I april har den anställde 2 dagars semester 

• I juli har den anställde 4 veckors semester som motsvarar 20 semesterdagar.

• Den 30 september slutar den anställde. 

Från 1 januari - 30 september har den anställde tjänat in 19 semesterdagar men har tagit ut 22, dvs tre semesterdagar mer än vad som har tjänats in. Den anställde blir då återbetalningsskyldig för dessa tre semesterdagar. 

I nästa exempel så har den anställde ej semestergrundande frånvaro:

• Den anställde fick 25 betalda semesterdagar den 1 januari. 

• I februari har den anställde 1 veckas semester som motsvarar 5 semesterdagar

• I juli har den anställde 3 veckors semester som motsvarar 15 semesterdagar 

• Totalt är det 20 semesterdagar uttagna

I september ska den anställde vara tjänstledig hela månaden vilket är en frånvaro som inte är semestergrundande. Så när året är slut den 31 december har den anställde bara tjänat in 23 av de 25 betalda dagarna som man fick 1 januari. Redan när september har passerat så bör man se över så den anställde bara har 23 betalda dagar och 2 obetalda dagar istället för 25 dagar. Även om den anställde inte tar ut alla dagarna så ska det ju inte bli mer sparade dagar än vad den anställde har tjänat in men ännu inte tagit ut. 

Här kan du läsa om hur du hanterar detta i Fortnox Lön: Tillfällen när semestern behöver hanteras manuellt

Vilka kan ha innevarande intjänandeår?

Detta sättet att hantera semestern på fungerar för anställda med månadslön där man följer sammalöneregeln. Vid sammalöneregeln har den anställde, enkelt beskrivet, bibehållen månadslön även när man tar ut semester men man får ett semestertillägg på 0,43% eller 0,8% baserat på månadslönen i extra ersättning för varje semesterdag.

Föregående semesterår innebär att man tjänar in semesterdagarna året innan man tar ut sina semesterdagar. Innevarande semesterår är vanligast när man har Generellt semesterår som semesterperiod, det vill säga 1 april - 31 mars. 

Om vi utgår från en anställd som börjar 1 april år 1 så får den inte sina betalda semesterdagar förrän 1 april år 2 eftersom man tjänar in semesterdagarna året innan man får tillgång och kan ta ut dem i betald ledighet. Första semesteråret får man i så fall obetald semester om man inte har kommit överens om förskottsdagar. 

När man ska göra semesterårsavslutet med föregående intjänandeår så har man alla underlag man behöver för att beräkna antal betalda dagar, värdet på dagarna och vilken sysselsättningsgrad den anställde hade i genomsnitt under intjänandeåret. 

Vilka kan ha föregående intjänandeår?

Detta sättet att hantera intjänandet av semester fungerar både för anställda med månadslön med  sammalöneregeln och timlön med procentregeln. 

Anställda med månadslön där lönen regelbundet består av en fast och en rörlig del om den rörliga lönedelen uppskattas till minst 10 procent av den sammanlagda lönen under semesteråret. I dessa fall ska semesterlönen beräknas enligt procentregeln på föregående intjänandeår. 

Men det som är värt att nämna är att när du har anställda med procentregeln för semestern så är det föregående intjänandeår som gäller. Det beror på att värdet på semesterlönen som räknas fram för procentregeln baseras på minst 12% av den semestergrundande lönen under intjänandeåret och hur stor den är vet man inte med säkerhet förrän intjänandeåret är slut. Har den anställde dessutom semestergrundande frånvaro under intjänandeåret ska frånvaron värderas och räknas in i den semestergrundande lönen vid procentregeln.

Oavsett om ni har innevarande eller föregående intjänandeår för semestern så ska man bokföra semesterskulden löpande i bokföringen. Varje semesterdag som den anställde tjänar in ökar semesterskulden men den minskar för varje semesterdag som den anställde tar ut i ledighet. Om de anställda får spara semesterdagar och man följer semesterlagen för de sparade semesterdagarna så ökar dessa vanligtvis i värde för varje år som dagarna inte har plockats ut. Det beror på att de sparade semesterdagarna ska ha samma värde som de nya betalda semesterdagarna. 

Om en anställd slutar och det finns mycket intjänade semesterdagar som ska betalas ut eller om det finns mycket sparade semesterdagar från tidigare år så behöver det finnas pengar i bolaget för att kunna betala ut dessa i form av en slutlön till den anställde. Den anställde har rätt att få ut sin slutlön inom 1 månad från att anställningen upphörde.

Läs mer här:
Bokföra semesterskuld

Så här tar du fram en semesterskuld manuellt