Automatisk uppdatering av valutakurser
Fakturering
I Fortnox har du möjlighet att få dina valutakurser uppdaterade automatiskt, alternativt kan du välja att själv uppdatera dina kurser i inställningarna manuellt.
Nedan finns information om hur kurserna uppdateras och används om du väljer att använda den automatiska uppdateringen.
Kurserna hämtas från Riksbanken, som uppdaterar kurserna en gång varje vardag. Kl. 16.15 blir de nya kurserna för dagen tillgängliga i Fortnox.
De automatiskt uppdaterade valutakurserna går att använda för alla dokument som finns i Fortnox: Offert, Order, Kundfaktura och Leverantörsfaktura.
Inställningen gör du genom att klicka på kugghjulet längst upp till höger i programmet och välja Valuta.
Klicka på JA på Automatiska valutakurser för att aktivera funktionen.
När du har aktiverat funktionen så visas en del som är till för de automatiska valutakurserna. I denna tabell väljer du själv in de valutor som du arbetar med. Högst upp till höger i inställningarna tillkommer två rutor, en för Valutatillägg och en för Valutaavdrag. Denna inställning behöver endast du som handlar mycket med andra valutor än SEK, alternativt du som gör/får större betalningar med andra valutor och därför har ett behov av att få en mer exakt kurs gentemot din bank.
Valutatillägg: används för att reglera kursen så den speglar bankens säljkurs.
Valutaavdrag: Används för att reglera kursen så att den speglar bankens köpkurs.
Oftast har man samma värde på både valutatillägg och valutaavdrag, men det finns fall där du som kund kan ha ett eget avtal med banken som gör att du har rabatt på endast en av dessa två parametrar. Valutaavdrag/tillägg räknas ut på följande sätt:
(Bankens säljkurs för X valuta (högsta kursen) / Bankens köpkurs för X valuta (lägsta kursen) - 1) 100 / 2 = Värdet för avdrag/tillägg. Exempel på en uträkning: (10,3342 / 10,2192 - 1) 100 / 2 = 0,562666
Vissa valutor tillhandahåller inte Riksbanken uppdaterade kurser på, det kan röra sig om mer ovanliga valutor eller valutor som gått ur tiden. Fortnox ger dock fortsatt möjlighet att använda dessa valutor genom att ha kvar dem som manuella. Du hittar dessa valutor i en egen del av inställningarna. De valutor som Riksbanken inte tillhandahåller är följande:
Viktigt att tänka på med automatiska valutakurser:
Offertdatum, orderdatum eller fakturadatum är vad som styr vilken valutakurs som används på det aktuella dokumentet. Funktionen tittar på hur kursen var vid det aktuella datumet för att alltid ha en kurs som motsvarar aktuell dag. (Riksbanken tillhandahåller valutakurser retroaktivt, så långt tillbaka som till början av 90-talet.)
När det gäller utbetalningar och inbetalningar så är det betaldatumet som styr vilken valutakurs som hämtas för utländska fakturor. Du ser nedan vilka fält som påverkar att valutakursen uppdateras.
När du manuellt har lagt till en faktura för betalning i in- respektive utbetalningsvyn (se nedan bild), så uppdateras inte valutakursen om du därefter skulle ändra betaldatum.
Om du först skapar en offert, hämtas valutakursen baserat på offertdatum. Den valutakursen följer sedan med till ordern, om du skapar denna utifrån offerten. Valutakursen på ordern följer sedan med till kundfakturan, om denna skapas utifrån ordern. Valutakursen hämtas alltså inte på nytt när du skapar en order utifrån en offert, eller en kundfaktura utifrån en order (även om du ändrar order- eller fakturadatum).
Har du skapat ett dokument (offert, order, kundfaktura eller leverantörsfaktura) och sparat dokumentet kommer inte valutakursen att uppdateras eller ändras om du i ett senare skede skulle välja att ändra datumet på det aktuella dokumentet. Du har dock möjlighet att klicka på uppdatera-knappen som finns i fältet för kursen för att hämta ny aktuell kurs.