Insikter - Kostnadsavvikelser
Digital Byrå
Insikt om Kostnadsavvikelser hjälper dig att få koll på att allting som borde vara bokfört, är bokfört på rätt ställe. Du får också hjälp med att hitta kostnadsposter eller avvikande mönster att undersöka närmare. Allt för att samarbetet mellan företagare och konsult, eller mellan flera konsulter ska gå smidigare och tryggare.
Vad är Insikt om Kostnadsavvikelser?
En kostnadsavvikelse innebär att systemet har identifierat ett mönster eller en avvikelse i ett mönster på ett kostnadskonto (4000-7999). I många fall kan detta innebära att allt i bokföringen är ok, men att systemet anser att användaren bör göra en extra kontroll av någon eller några transaktioner för det berörda kontot.
Vilka mönster kan Insikten hitta?
En kostnad saknas
Ex. på ett konto är det alltid en kostnad med en viss periodicitet (månad/kvartal/år/annat mönster), men det saknas en kostnad i serien. (Vad som är den vanligaste periodiciteten mellan kostnaderna och om mönstret börjar avvika)
En kostnad är oväntad
Ex: Den här kostnaden förekommer alltid i december, men nu dök den även upp i februari.
Kostnad är ovanligt hög
Ex. På ett konto där det vanligtvis är kostnader på ca 4 000 kr kommer en kostnad som är 12 000 kr. Insikten skapas i de fall kostnaden är mycket större än det normala mönstret.
Kostnad är ovanligt låg
Exakt samma som för ovanligt hög kostnad, men istället då det kommer en mycket låg kostnad i förhållande till det förväntade.
En bokning på förbrukningsinventarier (5410) överstiger 1/2 prisbasbelopp
Ex. En varning om belopp på detta konto överstiger ett halvt prisbasbelopp.
Hur vet Insikten vad som är ett mönster?
Händelserna baseras på företagets historiska mönster för respektive bokföringskonto.
Systemet analyserar bokföringshändelser för innevarande räkenskapsår och de 2 tidigare räkenskapsåren (om dessa finns i Fortnox).
Om det förekommer kostnader som är återkommande på exempelvis månad/kvartal/år så tolkar systemet detta som ett mönster. Om det sker transaktioner som ej följer detta mönster så aktiveras det en insikt.
Om det dyker upp en kostnad på ett kostnadskonto, där det historiskt aldrig har varit någon kostnad eller benämning av det slaget, aktiveras en insikt.
Beräkning av värden: systemet gör en analys av det som bedöms som relevant serie av värden på det aktuella kontot, för att uppskatta ett eller flera förväntade värden.
Hantering av avvikelser (Kostnader)
När en avvikelse är vald anger systemet en anledning för avvikelsen
En graf visas över kontots kostnadsmönster 24 månader bakåt i tiden
Grafen visualiserar de konstnadsmönster som ligger till grund för systemets bedömning
Mörkblå stapel - bokförd transaktion
Ljusblå stapel - det värde som systemet hade förväntat
Kostnaden bedöms som avvikelse om systemet anser att:
En kostnad saknas
En kostnad är oväntad
En bokning på förbrukningsinventarier (konto 5410) överstiger 1/2 prisbasbelopp
En kostnad är ovanligt hög
En kostnad är ovanligt låg
Vid behov kan användaren behöva analysera mönstret med mer detaljer, klicka på knappen Kontoanalys så öppnas ett nytt fönster med en rapport för detta konto.
Användaren kan nu bedöma om systemet korrekt har bedömt något som en avvikelse.
Om ja, markera avvikelsen som “hanterad” och kommentera (för att dokumentera sin bedömning)
Om ja, markerar man avvikelsen som hanterad och går till verfikatet via länken i vyn och gör eventuella korrigeringar
Om nej, kommentera varför det ej är ett mönster och bocka i rutan för “rapportera felaktig avvikelse”.
Historik
Filtret Visa historik uppe till vänster visar alla avvikelser som hanterats på något sätt i vyn för den valda perioden.