Avstämning

Första gången du ska påbörja avstämningar för en klient behöver du välja ett startdatum i klientens klientinställningar. Med startdatum anses tidigare perioder låsta och du behöver därför inte klarmarkera dessa för att komma vidare om du arbetar med Bokslut eller Årsredovisning.

Du behöver även ange Bokslutsmånad, Momsperiod och Avstämningsperiod. För att spara dina val behöver du klicka på knappen Spara ändringar uppe till vänster.

För att börja arbeta med Avstämning klickar du på ikonen för Avstämning längst ut i den vänstra menyn och väljer även här vilket räkenskapsår du ska stämma av.

Du möts här av Avstämningsvyn och beroende på val av Avstämningsperiod i klientinställningar möts du antingen av Månadsavstämning, Kvartalsavstämning eller Årsavstämning för valt räkenskapsår.

Om du har valt Månadsvis avstämningsperiod i klientinställningarna ser du alla månader i klientens räkenskapsår längst upp i kolumnerna och i raderna ute till vänster ser du alla balans- och resultatkonton som använts i klienten.

Om du har valt Kvartal som avstämningsperiod i klientinställningarna delas månaderna i klientens räkenskapsår in i kvartal längst upp i kolumnerna.

Om du har valt Årsvis avstämningsperiod i klientinställningarna kommer hela räkenskapsåret visas i en kolumn. Du kan även klicka på plustecknet ovanför respektive kolumn för att expandera kolumnerna.

Längst upp i respektive kolumn ser du status för avstämningarna. Är alla balanskonton avstämda för perioden kommer en grön ikon visas, är inte alla konton avstämda och endast några balanskonton avstämda eller påbörjade kommer ikonen vara gul. Om statusen är röd innebär det att något eller några konton inte stämmer och är ikonen grå innebär det att inga balanskonton i perioden har påbörjats.

För att ett konto ska bli klarmarkerat/grönt behöver det faktiska saldot stämma överens med den utgående balansen för kontot i den specifika perioden. Du kan antingen manuellt skriva in det faktiska saldot eller använda genvägarna för att automatiskt sätta det faktiska saldot till den utgående balansen för kontot och perioden.

Konton i Avstämning blir klarmarkerade när faktiskt saldo överensstämmer med den utgående balansen för perioden.

Det finns olika sätt att klarmarkera ett konto. Du kan använda genvägarna som finns ute på kontoraden eller till höger om faktiskt saldo. Du kan manuellt skriva in faktiskt saldo så att det stämmer med den utgående balansen för kontot och perioden. Alternativt använder du dig av specifikationer. Genom att lägga till en specifikation summeras saldona av specifikationerna och summeras till det faktiska saldot. Uppgår specifikationerna till den utgående balansen för perioden blir kontot klarmarkerat. Om det faktiska saldot är utgråat och inte går att redigera så innebär det att du lagt in specifikation och behöver därför klicka på specifikation för att ändra. Detta då de rader som du lägger in under specifikationerna utgör det faktiska saldot för kontot.

Genom att klicka på statusen för perioden har du möjlighet att automatiskt stämma av alla konton där det inte skett någon förändring under vald period. När du klickat på Fyll i faktiskt saldo för förändring = 0 kommer konton med en förändring inte påverkas och konton med en förändring = 0, klarmarkeras. Om du inte finner Fyll i faktiskt saldo för förändring = 0 behöver du se över organisationsinställningarna.

Genom att klicka på statusen för perioden kan du ändra status. Du kan exempelvis sätta statusen till Klar vilket gör att periodens konton klarmarkeras. Om alla konton inte blir gröna i perioden beror det på valda inställningar.

Läs mer om organisationsinställningar här: Kom igång med Bokslut och Skatt / Avstämning

Du kan även stämma av hela kontogrupper i Avstämning. Genom att klicka på saldot i kolumnen på raden för kontogruppen får du möjlighet att skriva in det faktiska saldot för alla konton i kontogruppen eller använda en av genvägarna för att stämma av alla konton.

Du kan även kvalitetsgranska hela kontogruppen genom att använda genvägen.

Du har möjlighet att flytta konton i avstämningen mellan kontogrupper. För att flytta konton klickar du på de tre prickarna uppe till vänster och efter det på Hantera konton mellan grupper. Klicka sedan på det konto du önskar flytta ute till vänster och dra det sedan dit du önskar och släpp. När du är nöjd så klickar du på Spara och stäng redigering nere till höger. Skulle du ångra de kontoflyttar du utfört så kan du klicka på Återställ flyttade konton så återgår kontona till sin ursprungsuppställning.

När du klickar på respektive konto i Avstämning öppnas en ny ruta och du finner alltid flikarna Underlag, Specifikation och Verifikationslistan.

I den första fliken, Underlag, har du möjlighet att ladda upp ett eller flera underlag till det specifika kontot och perioden. Om du vill ta bort ett underlag som du inte vill ska följa med i bokslutsdokumentationerna så behöver du även ta bort den från “summa” i kontogruppen.

I fliken Underlag finns även en kolumn för Intern kommentar. Interna kommentarer fungerar som en chatt för intern kommunikation.

Extern kommentar kommer som standard med vid utskrift av avstämningarna och i bokslutsdokumentationen. Vill du inte att dessa kommentarer ska medfölja kan du bocka ur Ta med på utskrift.

Det finns även en ruta för Rutin, här kan du fylla i rutiner för det specifika kontot. De rutiner du väljer att ange här kommer medfölja på det specifika kontot i nuvarande och kommande månader.

Fliken Specifikation använder du för att specificera det faktiska saldot för det specifika kontot och perioden.

Du har möjlighet att anpassa specifikationer genom att skapa egna kolumner alternativt lägga till eller avmarkera föreslagna kolumner, på så sätt kan du själv styra hur specifikationerna är utformade utifrån respektive kund, konto, och kontogrupp. För att skapa, lägga till eller ta bort kolumner klickar du på redigeringspennan ute till höger under fliken specifikation. 

Skapa egna kolumner - För att skapa egna kolumner så klickar du på redigeringspennan under specifikation och sedan på plustecknet bredvid rubriken Egenskapade kolumner.

Du kan då välja kolumnnamn samt vilken typ av information du vill presentera i kolumnen. Alternativen du kan välja att presentera i kolumnen är Belopp, Datum, Fritext och Procent. 

I dagsläget hämtas inga värden in från Fortnox till de egenskapade kolumnerna utan du behöver fylla i dessa manuellt. 

Du kan i efterhand ändra namn på din egenskapade kolumn genom att i kolumnväljaren klicka på redigeringspennan på raden för den kolumn du vill ändra. Ändrar du namn på en egenskapad kolumn kommer denna ändring att ske på samtliga konton som du använder kolumnen på. Ändringen kommer ske på den period du arbetar med samt på de kommande perioderna, tidigare perioder påverkas inte av ändringen. 

Radera egenskapad kolumn - Om du raderar en egenskapad kolumn tas den bort från alla konton i den aktuella perioden, framtida perioder och från listan över valbara kolumner. Om kolumnen används i andra konton rekommenderar vi att du istället avmarkerar den i kolumnväljaren. Radera endast kolumnen om ni inte har för avsikt att använda den igen.

Förslag på kolumner - För att underlätta för er så föreslår vi kolumner för konton tillhörande anläggningstillgångar samt periodiseringar. 

För periodiseringar är de kontointervall 1700-1799 samt 2900-2999 som vi ger föreslagna kolumner på. På dessa konton föreslår vi kolumnerna Skapad från, Ursprungligt belopp, Periodiseringsbelopp, Period, Summa utfört, Summa ej utfört, Procentsats, Antal, Motkonto, Belopp motkonto och Datum.    

För anläggningstillgångar är det kontointervall 1000-1399 som vi kommer presentera föreslagna kolumner på. På dessa konton föreslår vi kolumnerna Tillgångsnummer, Benämning tillgång, Anskaffningsvärde, Anskaffningsdatum, Ingående ackumulerade avskrivningar, Avskrivningsunderlag, Ackumulerade avskrivningar, Ackumulerade nedskrivningar, Konto, Bokfört värde och Status. 

Kolumnerna på dessa konton är som sagt föreslagna och du har möjlighet att anpassa dessa utefter hur du vill ha det. Genom att klicka på redigeringspennan har du möjlighet att både lägga till ytterligare kolumner men även ta bort kolumner. 

Om du gör en ändring genom att lägga till eller ta bort en kolumn så gäller endast denna ändring i perioden du arbetar med och framtida perioder, tidigare perioder påverkas inte av ändringen.  

Andra åtgärder - Genom andra åtgärder får du möjlighet att skriva ut specifikationen för kontot och den period du står i samt så kan du även uppdatera från föregående period. Sortering av rader - För att sortera innehållet i kolumnen så klickar du på de tre prickarna i rubriken för kolumnen. Du har olika sorteringsmöjligheter beroende på vilken typ av information som visas i kolumnen. Skulle du vilja återställa sorteringen till ursprungsordsningen klickar du återigen på de tre prickarna och sedan på Återställ ursprungsordning. 

Flytta rader - Genom att klicka på de tre prickarna ute till höger på raden får du möjligheten att flytta raden upp eller ner. Du kan även flytta raderna genom att klicka på numreringen av raden ute till vänster och sedan dra raden dit du önskar.

Ordning av kolumner - Genom de tre prickarna i rubriken av kolumnen kan du flytta kolumnen åt höger eller vänster och på så sätt sortera kolumnerna så som du önskar. 

Summeringar och Faktiskt Saldo - Då du kan anpassa dina specifikationer så är det flera kolumner som kan visa summeringar av belopp. Du kan nu då välja vilken summering av belopp i en kolumn som ska fungera som Faktiskt saldo. Faktiskt saldo är det som jämförs med den utgående balansen på kontot och på så sätt visar om ett konto är påbörjat, klart eller felaktigt. För att kontot ska bli klarmarkerat behöver det Faktiska saldot och den utgående balansen stämma överens med varandra. För att välja vilken summering som ni vill ska visa det Faktiska saldot så klickar ni på summeringen i kolumnen och väljer Använd som faktiskt saldo. 

Överföring till nästkommande period - Har du arbetat med specifikationer i en period och går sedan in under specifikation i nästa period kommer programmet automatiskt hämta in specifikationerna från den tidigare perioden. 

Uppdatera från föregående period - Genom att klicka på Andra åtgärder har du möjlighet att uppdatera från föregående period. Detta kan exempelvis vara aktuellt om du har gjort ändringar i den föregående perioden och vill hämta in dessa ändringar till aktuell period utan att påverka de eventuellt nya specifikationerna som skapats i den aktuella perioden. 

Överföring till nästa år - Det finns två olika scenarion som kan göra att det blir olika tillvägagångssätt att överföra specifikationerna mellan åren. -Om föregående års Årsbokslut INTE är låst och du öppnar ett konto i den första perioden i nästkommande år, då kommer specifikationerna från den sista perioden i det föregående året att hämtas in per automatik. 

-Om Årsbokslutet ÄR låst i föregående år så kommer du när du öppnar ett konto i första perioden i nästkommande år behöva klicka på Andra åtgärder och sedan på uppdatera från Årsbokslut i föregående år och på så sätt hämta in specifikationerna från det tidigare året. 

Du kan även överföra transaktioner från verifikationslistan till specifikationer och då skapas en specifikation per transaktion under Specifikationer.

Verifikationslistan är ett verktyg för att få en överblick av vad som faktiskt bokförts på det kontot en specifik period. Du kan via knappen Överför samtliga verifikationer överföra alla verifikationer till specifikationerna. Vill du endast överföra en åt gången kan du klicka på pilen längst ut till vänster på den specifika verifikationen.

Har du kopplat underlag till verifikationer i bokföringen kan du klicka på ikonen för underlag. Du får då upp det kopplade underlaget och kan spara det som ett underlag under fliken Underlag.

Alla konton i Avstämning har flikarna Underlag, Specifikationer och Verifikationslistan. Det finns konton som innehåller ytterligare flikar där flikarna är anpassade utifrån kontotypen.

Om du klickar på konto 1510 kommer fliken Kundfakturor att visas. Under denna flik ser du först alla kundfakturor för vald period. Genom att klicka på Visa kundreskontra får du fram en lista över kundreskontran fram till och med vald period. Genom att klicka på Spara kundreskontra som underlag sparas listan över kundreskontran som ett underlag under fliken Underlag.

Om du klickar på konto 2440 kommer fliken Leverantörsfakturor att visas. Under denna flik ser du först alla leverantörsfakturor för vald period. Genom att klicka på Visa leverantörsreskontra får du fram en lista över leverantörsreskontran fram till och med vald period. Genom att klicka på Spara leverantörsreskontra som underlag sparas listan över leverantörsreskontran som ett underlag under fliken Underlag.

Om du klickar på ett konto för skatt kommer fliken Skattekontosaldo att visas. Genom att klicka på knappen Hämta från Skatteverket öppnas en ny flik med Skatteverkets inloggningssida. För att kunna hämta transaktioner från skattekontot så krävs det att du är ombud på klienten hos Skatteverket. Transaktionerna hamnar därefter under fliken Skattekontosaldo i den specifika klienten.

Om du avsatt periodiseringsfonder kan du klicka på ett konto för periodiseringsfonder och här finner du fliken Periodiseringsfonder. Från denna flik kan du direkt koppla periodiseringsfonden till det räkenskapsår då avsättningen utförts genom att klicka på knappen Välj konto. På högersidan får du sedan information om periodiseringsfonderna, exempelvis kan du se tvingande återföring av p-fond och max möjlig återföring av p-fond. Denna information följer med till Bokslut där du har möjlighet att boka eventuell återföring.

Genom att klicka dig in på ett balanskonto för lager ser du fliken Varulagerintyg. Genom att klicka på Lägg till rad längst ned har du möjlighet att ange namn, roll och datum för personen som inventerat.

Genom att klicka dig in på ett konto i kontointervallet 1400-1439 har du möjlighet att upprätta en lagerinventeringslista via fliken Lagerinventeringslista. Om du klickar på redigeringspennan har du möjlighet att lägga till information om varan eller produkten. Du kan även lägga till ytterligare varor eller produkter genom att klicka på Lägg till rad.

I kontona i kontointervallet 1400-1439 finner du även fliken Lagerjustering. Från denna flik har du möjlighet att direkt bokföra beräknad lagerinkurans. Du kan även via knappen Lägg till som underlag spara ned lagerjusteringen som underlag under fliken Underlag.

Genom att klicka dig in på konto 1910 i Avstämning har du möjlighet att upprätta ett kassainventeringsintyg via fliken Kassainventeringsintyg. Genom att klicka på Lägg till rad längst ned har du möjlighet att ange namn, roll och datum för personen som inventerat.

Om du klickar dig in under kontot 2920 i Avstämning kommer du att se fliken Semesterskuld. Om du i Fortnox Lön utfört en lönekörning och bokfört semesterberäkning för vald period kommer du under fliken Semesterskuld ha möjlighet att se semesterskuldlistan genom att klicka på Visa semesterskuldlista och du kan via knappen Lägg till som underlag lägga till semesterskuldlistan som ett underlag under fliken Underlag.

Du kan låsa Avstämning genom att klicka på statusen för en klarmarkerad period och därefter klicka på Låst. Notera att alla perioder fram till den period du väljer att låsa kommer att bli låsta.

För att låsa upp en period klickar du återigen på statussymbolen för perioden och ändrar status. För att låsa upp perioden behöver du ange en anledning och klicka på knappen Lås upp.

Längst upp i det vänstra hörnet kan du välja om du vill se förändringen och/eller utgående balans för perioderna genom att klicka på de tre prickarna. Du får då möjlighet att Visa enbart förändring, Visa enbart utgående balans eller Visa båda. Har du redan låst perioder kan du visa dem på nytt genom att bocka i Visa låsta perioder.

Längst upp i kolumnen för respektive period finner du tre ikoner. Den första knappen längst till vänster anger status på bokslutet för vald period. Genom att klicka på ikonen tar du dig direkt vidare till Bokslut för vald period.

Om du väljer att klicka på skrivaren har du möjlighet att skriva ut alla avstämningar, underlag, externa kommentarer och specifikationer för vald period.

Genom att klicka på ögat visas endast den specifika perioden, på så sätt har du möjlighet att dölja övriga perioder och endast fokusera på aktuell period. Vill du se alla perioder så klickar du återigen på ögat.

Genom att klicka på Gå till aktuell period hamnar du automatiskt i nuvarande period.