Digitalt lönebesked med BankID

Förberedelse

Vill du leverera de anställdas lönebesked på webben eller i Fortnox App så behöver du kontrollera följande på dina anställda i Personalregistret:

• Att den anställde har ett fullständigt svenskt personnummer (Fungerar ej med samordningsnummer eller födelsetid. Den anställde behöver vara 18.)
• En korrekt e-postadress ifylld
• Att det inte finns fler anställda som har samma personnummer
• Att du valt Digitalt som Typ av lönebesked under fliken Personalinformation på den anställde i Register - Personal.

Obs! Finns det flera anställda som har samma personnummer behöver du ändra detta i ditt personalregister för annars kommer ej inloggningen att fungera för den anställde. För de poster i personalregistret som inte längre är aktuella kan du antingen radera eller anonymisera dem helt. Alternativt ändra så att deras personnummer är tomt. Det gäller även poster som är satta som inaktiva.

Inloggning med BankID

Första gången du skickar lönebesked digitalt till en anställd så skapas det automatiskt en användare under Administrera användare i samband med att den anställde loggar in med sitt BankID. Användaren har inga licenser, utan detta är enbart en användare som kan logga in för att se sitt egna lönebesked under Meny - Mina lönebesked. I behandlingshistoriken så loggas detta med att en intern systemanvändare har skapat denna användare. Detta är för att det sker automatiskt när en person loggar in med BankID.  

Observera att den anställde endast kan se sina lönebesked och inte göra något annat i Fortnox.
Vill du däremot utöka den anställdes befogenheter i Fortnox kan du tilldela licenser och behörigheter till denne som vanligt under Administrera användare.

Den anställde saknar svenskt personnummer

Om du har anställda som inte har svenskt personnummer men vill läsa sitt lönebesked digitalt så behöver du manuellt skapa upp den anställde som en användare under Administrera användare. Här kopplar du även den anställde till rätt anställnings-id i fältet Person i personalregistret. 

Under Register - Personal - Personalinformation får du välja PDF i fältet Typ av lönebesked. Den anställde loggar då in med användarnamn och lösenord i t.ex Fortnox app och kan genom att godkänna notiser i appen få besked om när det finns ett nytt lönebesked.  
Läs mer om hur du lägger till användare här: Administrera användare

Digitalt lönebesked

När du är klar med lönekörningen och det är dags att leverera lönebesked till de anställda så kan du först välja att Förhandsgranska för att därefter Skicka lönebesked.

Vid Förhandsgranska så visas alla lönebesked i PDF för de anställda som du har markerat i listan i lönekörningen.

När du klickar på Skicka lönebesked så kommer alla du har markerat att få sina lönebesked enligt det utskriftsval som är gjort på respektive person under Register - Personal - Personalinformation. Till de anställda som har Digitalt lönebesked valt, skickas ett mail med information om att det finns ett nytt lönebesked att se i appen eller på fortnox.se samt instruktioner för hur de går tillväga för att logga in och läsa sitt lönebesked.

Återför eller återskapar man lönebeskeden så kommer det inget nytt mejl eller notis i appen. Vill man detta måste man radera lönebeskedet för att skapa det helt på nytt.

Så här ser det mejl ut som skickas till de anställda som har digitalt lönebesked i samband med att det finns ett nytt lönebesked att läsa i Fortnox app eller på fortnox.se under Mina lönebesked. Här kan du läsa mer om hur vilka inställningar du kan ändra för att få rätt uppgifter till den som är kontaktperson för lönerna i det aktuella företaget: Inställningar - Digitalt lönebesked‍ 

Inloggning sker med den anställdes BankID för att Visa lönebesked men för anställda som saknar BankID så kan man även logga in med användarnamn och lösenord. 

När du loggats in kommer du ha möjlighet att se ditt lönebesked, även på detaljnivå. Alla tidigare lönebesked kommer att finnas och vara synliga.

Förhindra ej längre anställda att logga in och se lönebesked

Vill du helt undvika att tidigare anställda kan logga in och komma åt sina lönebesked i Fortnox behöver du radera eller anonymisera dem i personalregistret, alternativt ändra så att deras personnummer är tomt. Detta behöver göras även om den anställde är markerad som inaktiv eller om datum för Anställd till och med har passerat.

Om en anställd redan har loggat in och fått en användare skapad, kan du förhindra framtida inloggning genom att inaktivera eller ta bort användaren. Det kommer inte skapas en ny användare med automatik igen.