I Fortnox kan du koppla bilagor till offert, order och kundfakturor, som du sedan har möjlighet att inkludera på utskrifter, mail och E-faktura. Det kan röra sig om allt från till exempel avtal, instruktioner, beskrivningar, tillhörande texter till modellbeskrivningar, ritningar och reklamationsinstruktioner.

Hur du kopplar bilagor

För att koppla bilagor till dina olika dokument använder du dig av den orange bildikonen som du finner längst till höger på offerter, order eller kundfakturor.

När du klickar på den fälls en ny ruta ut vid sidan om offerten, ordern eller kundfakturan. Denna innehåller tre olika flikar: Kopplade filer, Uppladdade filer, Ladda upp fil.

Ladda upp fil

För att ladda upp en fil som en bilaga på det aktuella dokumentet väljer du att antingen dra in filen och släppa i rutan, eller att klicka på den orange knappen Välj fil, då du får hämta filen från datorn.

Kopplade filer

När hämtat filen laddas den upp och sparas i mappen Inkorg i din Arkivplats, eller i ditt lagringsutrymme om du inte har licens för Arkivplats. Filen kopplas per automatik till det aktuella dokumentet och finns nu under fliken Kopplade filer där du kan se den.

Ovanför den kopplade bilden finner du några olika verktyg, såsom zoomverktyg, samt möjligheten att välja om den kopplade filen ska inkluderas vid utskrift eller ej. Bocken att den ska inkluderas är förvald, bockar du ur den följer den inte med vid utskrift samt om du väljer att skicka dokumentet via mail till din kund.

Via de tre punkterna till höger om inställningen för att inkludera vid utskrift eller ej finner du möjligheter till att dels ladda ner den kopplade filen, samt välja att ta bort koppling mellan den uppladdade filen och ditt dokument.

Uppladdade filer

Under fliken Uppladdade filer finns alla de filer som du har laddat upp, men som ej är kopplade. Här har du möjlighet att markera en eller flera filer och sedan klicka på Koppla markerade, för att koppla ytterligare filer till ditt dokument. Du kan också välja att högst upp se dina uppladdade filer eller dina Redan kopplade filer.

När du har kopplat en fil till ett av dina dokument (offert, order eller kundfaktura) markeras de med en bildikon i listläget.

Viktiga parametrar

• Filen får ej vara större än 5Mb, för att kunna laddas upp och skickas via mail.
• Det går endast att koppla filer av typen .pdf till en offert, order eller kundfakturadokument.
• Max 15Mb kopplade filer kan inkluderas på dokumentet
• Max 5st kopplade filer kan inkluderas på dokumentet
• Max 25st sidor kan inkluderas på dokumentet

Validering för att ladda upp fil är:

• Endast filtypen PDF går att koppla
• Filen är större än maximal tillåten storlek på 5Mb