Frånvarorapportering till Skatteverket tillsammans med AGI
Lön
Från 1 januari 2025 har regeringen beslutat att arbetsgivare ska lämna uppgift om det är så att den ersättning som redovisas i arbetsgivardeklarationen har påverkats av frånvaro som kan ge rätt till föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning.
Frånvaron ska rapporteras per frånvarodag med omfattning eller timmar och rapporteras tillsammans med arbetsgivardeklaration på individnivå. Uppgifterna vidarebefordras till Försäkringskassan för kontroll i samband med föräldrapenningsförmåner.
Hur kommer detta att fungera i Fortnox Lön?
För att få med uppgifterna korrekt i arbetsgivardeklarationen per individ så behöver frånvaron registreras i Kalendern eftersom de ska rapporteras per frånvarodag med omfattning eller timmar. När det finns frånvaro registrerad i Fortnox Lön som är med på lönebeskedet för den redovisningsperioden så kommer det automatiskt att skapas en extra fil med frånvaro till Skatteverket. Har ni ingen frånvaro så kommer det bara att vara en fil som tidigare.
Automatisk inlämning av AGI-underlag till SKV
Skickar du AGIn automatiskt från löneprogrammet till Skatteverket så behöver du inte göra något extra mer än att godkänna båda uppgifterna hos Skatteverket när det finns frånvaro som ska rapporteras i den aktuella redovisningsperioden. Finns det ingen frånvaro att rapportera under perioden så är det bara uppgifter om arbetsgivardeklarationen på individnivå som skickas.
Skapa AGI-fil
Skapar du fil som du laddar upp själv så är det två filer du ska ladda upp på Skatteverkets sida, en för arbetsgivardeklarationen och en för frånvarorapporteringen. Båda filerna skapas automatiskt när du väljer Skapa AGI-fil om det finns frånvaro som ska rapporteras i den aktuella redovisningsperioden. Finns det ingen frånvaro att rapportera under perioden så är det bara filen med arbetsgivardeklaration på individnivå som skapas.
Filerna inleder med AGI eller AGIFU och innehåller år, period samt företagets organisationsnummer. Exempel på filernas namn för perioden januari 2025:
Arbetsgivardeklaration på individnivå - AGI_2025_01_555555-5555.xml
Frånvaro till Skatteverket - AGIFU_2025_01_555555-5555.xml
Rättelser av frånvaro
Det går inte att göra rättelser av en redan rapporterad frånvaro på en period som är signerad hos Skatteverket. Vanligtvis gör man rättelser av frånvaro på ett kommande lönebesked som då rapporteras i den redovisningsperioden.
Det går inte att skicka in negativ frånvaro vilket betyder att frånvaro som har justerats på en period med till exempel -8 timmar så kommer det inte att bli någon frånvarorapportering i den redovisningsperioden.
Om en frånvaro har justerats på en redan rapporterad period med till exempel -8 timmar som man har ersatt med en frånvaro som har 8 timmar och detta görs på ett kommande lönebesked, så kommer bara frånvaron med 8 timmar att rapporteras i den redovisningsperioden.
Exempel:
På lönebesked i Maj registreras och rapporteras
2025-04-01, Föräldraledighet 8 timmar
På lönebesked i Juni ändrar man detta till Vård av barn
2025-04-01, Föräldraledighet -8 timmar
2025-04-01, Vård av barn 8 timmar
Det som ska rapporteras för juni är då endast Vård av barn 8 timmar
Att denna typen av rättelser förekommer är Skatteverket och Försäkringskassan medvetna om.
Vilka frånvarotyper är det som rapporteras från Fortnox Lön
Vård av barn
Föräldraledighet
10 dagar vid barns födelse