Frågor & svar Månadsrapportering till Fora

Jag har en anställd som ska ha en ny uppmärkning för Fora. Hur ändrar jag?
1. Gå in på den anställdes personalkort och gå till fliken Rapportering, här väljer du Fora.
2. Klicka på Ändra så att du kan ange uppmärkning, Startdag och om något tillval ska markeras. Här ser du de uppmärkningar som du har lagt till under Inställningar - Lön - Fora. 
3. När du är klar med de uppgifter som gäller för den anställde så väljer du Lägg till. Längst ner under Historik kommer du se alla förändringar.
4. Välj Ok och Spara sedan personalkortet

Jag har en anställd som slutar. Vad behöver jag göra?
Om du anger Anställningen upphör under fliken Anställning på den anställdes personalkort, kommer det automatiskt att registreras även i den anställdes inställningar för Fora. 

Observera att endast ändringar som gjorts i fältet Anställningen upphör efter 5/2 - 24 registreras automatiskt. Det är alltså inte datumet som angetts som gör skillnad utan tidpunkten när det lagts in. Har det lagts in tidigare än 5/2 -24, måste man registrera manuellt.

Vilket datum ska jag använda som startdag för mina anställda?
När man gör en första uppmärkning på en anställds personalkort föreslår vi automatiskt anställningsdatum, detta eller 2024-01-01 går utmärkt att skicka till Fora i samband med övergången till månadsrapportering.
Om du använder massuppdatera, för att göra uppmärkning på flera anställda kan man ange 2024-01-01. 

Jag har angett ett slutdatum för en av mina anställda, men det har nu förändrats. Vad behöver jag göra?
När du sparat slutdatum på den anställdes personalkort har den automatiskt fått en uppmärkning för Fora. Om datumet har rapporterats till Fora, dvs månadsrapport har gjorts, så måste en ny uppmärkning registreras. En förlängning av den tidigare FOK koden har också lagts in automatiskt. Om det skall rapporteras på en annan FOK kod måste det justeras manuellt.

Vad innebär hänförlig lön?
I och med övergången till månatlig löne­­rapportering införs ett nytt regelverk, "lön hänförlig till annan månad". Om den utbetalda lönen för en viss månad innehåller lönedelar som hör till andra månader än utbetalningsmånaden, ska den rapporteras som ”lön hänförlig till annan månad”. Den totala lönesumman rapporteras för den månad då lönen betalas ut, men arbetsgivaren har möjlighet att fördela lönedelar på de månader de hänförs till. Det finns ingen övre eller undre gräns för antal månader som lönedelar kan fördelas på vid rapporteringen.

Det går endast att hänföra lön till period innan faktisk utbetalning. Ej tidigare än januari 2024.

För mer information gå till www.fora.se .

Jag upptäckte att en anställd haft fel uppmärkning. Går det att justera retroaktivt?
Ja, det går att justera uppmärkningen retroaktivt genom att datera uppmärkningen på den anställdes personalkort. Du behöver skapa om och ladda upp rapporten för aktuell månad till Fora.

Jag har en anställd som fortfarande är anställd men som ej längre ska ingå i rapporteringen till Fora. Vad gör jag?
Utöver de uppmärkningskoder du fått från Fora och lagt in under inställningar, finns det några st. standarduppmärkningar. Dessa kan användas för att markera att rapporteringen skall upphöra, exempelvis om en anställd bytt från arbetare till tjänsteman.

Du lägger in dessa uppmärkningar på den anställdes personalkort på samma sätt som en vanlig uppmärkning.

Behöver jag rapportera till Fora om ingen lön har betalats ut?
Om det inte skett någon löneutbetalning till en enskild anställd behöver denna inte rapporteras och du kan göra vanlig månadsrapportering där övriga anställda kommer med.

Om ingen anställd fått löneutbetalning för en månad måste du rapportera minst en 0-lön till Fora. Gör månadsrapporten för aktuell månad så kommer en slumpvis anställd komma med. Du kan då skapa en fil som vanligt och rapportera in till Fora.

Hur vet jag vilken uppmärkningskod jag ska ange på de anställda?
När företagets uppmärkningskoder finns tillgängliga får du ett mail från Fora, koderna hittar du på Mina sidor hos Fora.

Jag har glömt en anställds lön i rapporteringen, hur får jag med den?
Om en anställds lön missats i rapporten behöver du skapa om en ny månadsrapport och fil för den anställde, för den månad utbetalning skett.

Vad händer om jag rapporterar samma anställda igen till Fora för en månad som tidigare är rapporterad?
Om du skickar in en fil med samma löneuppgifter som tidigare för en anställd kommer Fora inte att justera något, det är endast om lönen är förändrad som de tar hänsyn till den nya rapporteringen.

Kan jag skapa en fil som innehåller flera månader?
Nej, du kan inte skapa en fil som innehåller flera månader utan  du behöver skapa en fil per månad och ladda upp på Foras hemsida.

Jag har rapporterat felaktiga eller inga uppgifter. Hur gör jag? 
Det går bra att göra retroaktiva rapporteringar eller justeringar. Du behöver rätta till felen, tex felaktiga eller saknade uppmärkningar till Fora och sedan skapa om rapporten och ladda upp fil till Fora, för de månader och anställda det gäller.

Vi har en anställd som slutade under 2023 men som nu fått en utbetalning år 2024. Hur rapporterar jag?
Den anställde måste ha en korrekt Fora uppmärkning i sitt personalkort som är daterad senare än den anställdes slutdatum. 
Denna kan dateras tex 2024-01-01 även om den anställde slutade tidigare.När det finns en korrekt uppmärkning och en löneutbetalning kommer den anställde att komma med i månadsrapporten.

Att uppmärkningen måste vara senare än slutdatum är endast ett fenomen som inträffar nu i skiftet till månadsrapportering. Framåt i löpande rapportering kommer det inte att vara något problem.

Läs mer här: Frågor och svar - Fora