Hur läser jag in bokföring via Excel?

OBS! Det går inte att få med några affärsområden/resultatenheter via denna metod. Det fungerar endast via SIE4-fil, SAF-T-fil alternativt vissa av integrationerna med bokföringssystem, se artikeln Integrationer till Koncern och Rapport & Analys

En separat mall behöver exporteras för respektive bolag samt räkenskapsår som ska importeras.

För att ladda ner bokföringsmallen för ett enskilt bolag går du till Ekonomi och Datahantering.

Tryck på knappen Exportera bokföringsmall.

En ruta visas där du får välja Svenska eller Engelska.

Ange räkenskapsåret. Om året inte finns, välj Nytt räkenskapsår, så får du skapa ett.

Klicka på Exportera för att ladda ner filen.

OBS! Du måste ha tillåtit nedladdning av filer i webbläsaren, annars går det inte att ladda ner en fil.

För att ladda ner bokföringsmallen för ett koncernbolag går du till Koncernekonomi och sedan Koncernkonsolidering och Juridisk bokföring.

Klicka på knappen Exportera bokföringsmall.

En ny ruta öppnas där du börjar med att välja bolag att exportera mallen för.

Välj därefter Svenska eller Engelska och ange Räkenskapsår. Om året inte finns, välj Nytt räkenskapsår, så får du skapa ett.

Tryck på Exportera för att ladda ner filen.

OBS! Du måste ha tillåtit nedladdning av filer i webbläsaren, annars går det inte att ladda ner en fil.

Bokföringsmallen är i Excel-format och innehåller tre flikar.

Ett försättsblad, en flik för balanskonton och en flik för resultatkonton. 

Använd den fördefinierade Excel-mallen som genereras för varje räkenskapsår och för varje bolag. 

Krav för format och ifyllande

• Undvik att ändra eller ta bort information i mallens flikar eller celler.

• Kontonummer ska innehålla 4-9 siffror. (För kontoplan med fler än 4 siffror, kontakta oss via supportformuläret för att att aktivera flersiffrig kontoplan på bolaget)

• Redovisningssiffror ska vara i talformat

• Tillgångar ska normalt vara positiva, medan skulder ska vara negativa. Vid behov kan vissa konton ha omvända tecken.

• Ange och importera bokföringsdata månadsvis. Data kan även kompletteras senare.

• Använd alltid lokal valuta och låt ej påbörjade månader vara tomma.

Fyll i flikarna för Balans och Resultat

• Ingående balans är obligatoriskt för alla balanskonton (kolumn C)

  • Fyll i 0 om det inte finns något värde. Detsamma gäller för konton i BR/RR som du vill få med även om det inte finns värden i bokföringen, dvs fyll i 0 i alla månader.

• Utgående balans krävs för alla konton varje månad.

• Kolumn C i balansräkningen avser ingående balans och ska alltid summera till 0.

• Kolumn C i resultaträkningen summerar alla månader automatiskt och ska inte ändras.

Bokning av periodens resultat (endast bolag som inte ska valutaomräknas)

• Om periodens resultat bokas (8999-2099) ska både balansräkningen och resultaträkningen summeras till noll.

• Om periodens resultat inte bokas i Excel-filen, kontrollera att den differens som är mellan balans och resultat enbart består av periodens resultat. Annars måste beloppen korrigeras före inläsning. 

• Alternativt kan ombokning ske direkt i Fortnox Koncern under "Bokföringsjusteringar", då behöver det inte bokas i Excel-filen.

Automatisk Bokning av Periodens Resultat (endast bolag som ska valutaomräknas till koncern):

• Ingående Balans: Ska summera till noll (se kolumn C) i fliken Balans.

• Under årets resterande perioder bokförs periodens resultat automatiskt genom bokföringsjusteringar i systemet. Ingen manuell registrering behövs i bokföringsmallen (gäller endast för utländska bolag). 

Det förväntas därför vara en differens i respektive månads resultaträkning och balansräkning som avser periodens resultat.

• Differenser: Ifall värdet av periodens resultat skiljer sig mellan resultaträkningen och balansräkningen kommer denna differens att bokas på standardkontot #9001 i konsolideringen. En vidare granskning av bokföringsmallen är då nödvändig. 

Spara filen, så att den går att använda månad för månad framöver. Alla perioder som ska importeras för räkenskapsåret måste vara ifyllda för att importen ska bli rätt.

När en eller flera Excel-filer är skapade är det dags att läsa in dem. Importen görs på motsvarande ställe som bokföringsmallen laddades ner från. Börja med att klicka på Ladda upp bokföringsfiler.

Välj Excel-filen från din dator, antingen genom att dra och släppa eller klicka i rutan. Det går att ladda upp filer för flera räkenskapsår samtidigt.

När allt är ok, klicka på Ladda upp för att läsa in bokföringen i organisationen.

Filerna laddas in och du får en transaktionsöversikt i sektionen under filerna.

Längst ner under Bokföring görs en avstämning mellan ingående balans jämfört med föregående år i räkenskaperna. Om det finns differenser måste detta korrigeras i Excel-filen och laddas upp på nytt.

För ytterligare information om import av bokföring, se artikeln Hur laddar jag upp bokföring i Rapport & Analys/Koncern?