Redovisningsuppdraget

Kom igång snabbt med mallar, håll koll med bevakningar och arbeta effektivt med automatiska klarmarkeringar. Du finner Redovisningsuppdraget under Uppdrag i menyn i din Digital Byrå.

För att skapa ett redovisningsuppdrag på en klient klickar du på Skapa redovisningsuppdrag uppe till höger. Du kan skapa redovisningsuppdraget genom tre olika alternativ.

Du kan skapa redovisningsuppdraget genom tre olika alternativ: 

• Blankt uppdrag - I detta alternativ skapar du ett redovisningsuppdrag från början utan förvalda alternativ.

• Skapa från mall - Genom detta alternativet kan du skapa din aktiviteter i redovisningsuppdraget baserat på en uppdragsmall du skapat.

• Skapa från uppdragsavtal - Har du upprättat ett uppdragsavtal mot en klient kan du genom detta alternativ skapa aktiviteterna i redovisningsuppdraget baserat på de tjänster du valde i uppdragsbilagan.

Du börjar med att välja ett av alternativen om hur du vill upprätta redovisningsuppdraget. Väljer du att skapa ett uppdragsavtal utifrån ett blankt uppdrag väljer du själv vilka aktiviteter du vill ta med. Börja med att fylla i vilken klient som redovisninguppdraget avser. Uppdragsnummer och uppdragsnamn kommer att hjälpa er identifiera uppdraget i det fall det finns flera uppdrag upplagda på samma klient. Därefter väljer du från vilket datum redovisningsuppdraget ska börja gälla ifrån.

Tilldela handläggare till alla aktiviteter - Är det så att du upprättar redovisningsuppdraget men det är en annan konsult på din byrå som ska vara handläggare så kan du genom Tilldela handläggare till alla aktiviteter välja den konsult som istället ska bli handläggare på aktiviteterna du lagt till. Ska ni båda vara handläggare behöver du lägga till både dig själv samt den konsult som utöver dig ska vara handläggare i detta fält och tilldela.

Välj aktiviteter du utför på klienten - Du väljer nu de aktiviteter du vill ta med i ert uppdragsavtal genom att först slå på reglaget vid aktivitetsgruppen. Har du valt att skapa från ett blankt avtal så kommer inga aktiviteter vara valda utan du får själv välja de aktiviteter du vill ta med. Därefter slår du på reglagen för de aktiviteter du vill ha med i Redovisningsuppdraget.

Lägg till uppdragsrutin - Till varje aktivitetskategori kan du skriva en uppdragsrutin som sedan är tillgänglig när du arbetar med uppdraget.

Har du valt att basera ert redovisningsuppdrag utifrån en uppdragsmall eller ett uppdragsavtal kommer de aktiviteter du valt i dessa att läggas till per automatik. Du kan därefter ta bort eller lägga till aktiviteter för att anpassa det till den klient du upprättar redovisningsuppdraget för.

För att ta bort en aktivitet så slår du bara av reglaget vid den aktivitet du inte önskar ta med. På samma sätt slår du på reglaget för de aktiviteter du vill ha med.  

Du behöver nu välja hur aktiviteten ska upprepas, vilka handläggare som ska se aktiviteten samt när den ska inträffa.

Upprepa - innebär hur ofta du ska utföra aktiviteten. De alternativ du kan välja på är: 

• Vid behov - Du kommer kunna välja denna upprepning på de aktiviteter som har bevakningar. Aktiviteten kommer då att visas när det finns något för er att hantera på klientens abonnemang.    

• En gång - Innebär att aktiviteten kommer att visas en gång sedan avslutas den när du klarmarkerat den. 

• Varje dag - Du får här välja den dag aktivitet ska börja visas på och sedan kommer den att upprepas och visas dagligen därefter. 

• Varje vecka - Du får här välja den veckodag som du vill att aktiviteten ska visas på. 

• Sista varje månad - innebär att aktiviteten kommer att visas på månadens sista dag. 

• Varje kvartal - Aktiviteten kommer att visas kvartalsvis baserat på det datum du satt att det ska inträffa. 

• Varje år - Aktiviteten kommer att visas en gång årligen baserat på det datum du satt att det ska inträffa. 

Inträffar första gången - Datumet du sätter i detta fält är det som kommer basera när aktiviteten visas första gången och framöver. Väljer du till exempel kvartal och sätter inträffar första gången 20XX-01-01 så kommer aktiviteten nästa gång visas tre månader efter detta datum igen. 

Handläggare - De konsulter som ligger som handläggare på aktiviteten är de som kommer se aktiviteten under redovisningsuppdraget när det är skapat. 

Klarmarkera automatiskt när alla bevakningar är hanterade - Har du detta alternativt ibockat så kommer aktiviteten under redovisningsuppdraget att klarmarkeras per automatik när du hanterat det bevakningar aktiviteten avser på klientens abonnemang. Är den inte ibockad kommer du själva behöva gå in och klarmarkera aktiviteten efter att du hanterat bevakningarna. 

Bevakningar - Vissa aktiviteter har möjlighet att bevaka klientens abonnemang. Det innebär att istället för att du ska gå in på dina klienters abonnemang och kontrollera om kunden, till exempel, skickat in ett underlag så gör programmet det åt dig och uppmärksammar dig under redovisninguppdraget att det nu finns något för dig att hantera. 

För att läsa mer om vilka aktiviteter som har bevakningar, klicka här: Bevakningar i redovisningsuppdraget

Egen aktivitet - Skulle det vara så att du inte tycker att någon av aktiviteterna passar in på det som du ska utföra på klienten så har du möjlighet att skapa en Egen aktivitet. 

Du väljer då själv vad aktiviteten ska heta.

+ Lägg till aktivitet - Längst ned i varje aktivitetskategori får du möjligheten att lägga till fler aktiviteter genom att klicka på Lägg till aktivitet.

För att skapa upp redovisningsuppdraget så klickar du på Spara nere till höger.

Det är i aktivitetsöversikten som du ser vad du har att hantera på dina klienter. Aktiviteter kommer att visas under översikten om de har ett deadline datum inom den period som är valt.

Genom att välja dag, vecka eller månad så ser du de aktiviteter som har deadline inom den period du valt i översikten. 

Dag - Aktiviteter visas som har deadline på en specifik dag. 

Vecka - Aktiviteter visas som ska ske inom en vecka. 

Månad - Aktiviteter visas som ska ske inom en månad

Baserat på när aktiviteten ska utföras får den en status. Aktiviteter kan ha statusen klara, Deadline idag, kommande eller försenade.  

Klara - Aktiviteten är hanterad och klar. 

Deadline idag - Aktiviteten har deadline och ska utföras idag.  

Kommande - Aktiviteten har en deadline som ligger framåt i tiden men inom den period du valt att visa. 

Försenade - Deadlinen för aktiviteten har passerat.

Du kan filtrera vilken typ av status som ska visas på två sätt. Antingen genom att klicka på statusen i rutan för status på aktiviteten.

Men du kan även klicka på Filtrera på aktiviteter och sedan välja vilka eller vilken status som ska visas. Du har i detta läge också möjlighet att filtrera på en aktivitetskategori genom att slå på reglaget för den kategori du vill visa.  

Sök klient - Vill du endast se en klient under aktivitetsöversikten så kan du söka efter den i rutan Sök klient. Det är då endast den klient och dess aktiviteter du sökt på som kommer att visas. För att se alla klienter igen så kryssar du bara bort sökningen du gjorde på klienten.

Sök på Handläggare - Vill du se aktiviteter som en specifik konsult ligger upplagd som handläggare på så skriver du in konsulten i rutan för handläggare. Om du lämnar fältet för handläggare tomt så kommer du se alla aktiviteter för de klienter som du har behörighet till.

Status på Aktivitet - I rutan för status på aktivitet får du en sammanställning gällande hur du ligger till med era aktiviteter. Du får även en sammanställning av hur många aktiviteter du har i respektive status för den valda perioden.

I översiktsvyn ser du era klienter samt deras aktiviteter. Listan är sorterad i bokstavsordning och du kan ändra sorteringen från A-Ö till Ö-A genom att klicka på pilen bredvid klient. 

På respektive rad i översiktsvyn ser du era klienter samt de aktiviteter klienten har i den period du valt. Aktiviteterna kan ha olika statusar beroende på när de ska utföras. De statusar en aktivitet kan ha är: 

Klara - Innebär att aktivitet är klarmarkerad antingen manuellt eller automatiskt inom vald period. 

Deadline idag - Aktiviteten har ett utförande datum under dagen. 

Kommande - Aktiviteten har ett utförande inom den valda perioden. 

Försenade - Aktiviteten har ett utförande datum innan vald period. 

Utöver dessa finns det ytterligare två statusar: 

Statusen med den streckade cirkeln innan en kategori visar att du har aktiviteter upplagda mot klienten inom denna kategori men det finns inga aktiviteter för de filtreringar du valt.

Statusen med stopp symbolen innebär att du inte har några aktiviteter upplagda mot klienten inom denna kategori.  

Genom att klicka på en av statusarna under Tjänster kommer du till detaljvyn där du kan klarmarkera aktiviteten men även skjuta upp den. 

För att klarmarkera aktiviteten klickar du på ikonen nere till höger i rutan för aktiviteten som ska klarmarkeras.

Ni har även möjlighet att skjuta upp en aktivitet. Det innebär att du flyttar fram utfärdandedatumet för aktiviteten till nästkommande upprepning. Välj det datum du önskar skjuta upp aktiviteten till och klicka på Skjut upp.

Genom att klicka på pilen längst ut till höger på respektive rad i översikten så expanderar du och får en detaljerad vy på hur många aktiviteter som ligger med status Deadline idag samt Försenade inom vald period.

Om du därefter klickar på pilen på raden för en aktivitetsgrupp så når du vyn där du kan klarmarkera samt skjuta upp en aktivitet.     

Vill du justera i ett skapat redovisningsuppdrag så klickar du på Administrera uppdrag.

Du kan här söka på en specifik klient i rutan Sök klient för att se skapande redovisningsuppdrag för den klienten. Du har också möjlighet att filtrera på redovisningsuppdrag ute till höger under Filter. Du kan då välja att se alla klienter som Har redovisningsuppdrag, Saknar redovisningsuppdrag eller Visa alla. Väljer du Visa alla så ser du både de klienter med redovisningsuppdrag men även dem utan.

För att justera i ett redovisningsuppdrag så klickar du på pilen på raden för den klient vars redovisningsuppdrag du vill justera. Du kan här sedan välja redigera i befintligt uppdrag genom att klicka på pennan. Men du kan även radera redovisningsuppdraget genom att klicka på soptunnan.