Bokföring från kontoutdrag - Regelverk

För att få tillgång till att skapa Regelverk behöver du som användare behörighet för Verifikationer - Bokför.

I systemet finns det två olika sätt att skapa nya regelverk. Du kan antingen bygga dem från grunden via fliken för regelverk, eller så kan du skapa en regel "i farten" i samband med att du bokför en specifik transaktion. Här går vi igenom båda sätten!

1. Skapa regelverk från grunden
Detta är det smidigaste sättet om du vill sätta upp dina regler i förväg.

1. Gå till Meny och välj Transaktioner.

2. Klicka på fliken Regelverk.

3. Välj Lägg till ny för att sätta i gång.

2. Skapa regelverk utifrån en transaktion

Om du stöter på en transaktion och inser att du vill automatisera framtida händelser av samma typ, gör du så här:

1. Klicka på den transaktion du vill skapa en regel för.

2. Välj Skapa verifikat och kontera på det sätt du vill att liknande transaktioner ska bokföras i framtiden.

3. Avsluta med att klicka på Bokför och skapa regelverk.

Bra att veta: När du skapar en regel direkt från en transaktion byggs regelverket automatiskt upp utifrån hur du precis bokförde. Referenserna från den aktuella transaktionen plockas upp av systemet och blir till dina nyckelord i det nya regelverket.

Observera: Regelverk kan inte skapas för kredittransaktioner.

Förklaring av fält och termer i regelverket

När du skapar ett regelverk från grunden, eller om du ändrar i ett befintligt, möts du av ett antal inställningar. Här är en genomgång av vad de olika fälten innebär:

• Matchade transaktioner: Här ser du hur många transaktioner i din Att göra-lista som matchar regeln. När du sparar regelverket bokförs dessa automatiskt utifrån de parametrar (som beloppsgränser, motkonton och verifikationsserie) du har ställt in.

• Namn på regel: Här bestämmer du vad regeln ska kallas internt, vilket också blir den beskrivning verifikationen får när bokföringen utförs. I övrigt påverkar namnet ingenting, utan finns till för att du enkelt ska förstå vad regeln gör.

• Transaktionskonto: Ange vilket konto transaktionen återrapporteras ifrån. Du kan välja ett specifikt transaktionskonto, eller Alla.

• Transaktionstyp: Välj om regeln gäller en inbetalning eller en utbetalning.

• Från dag i månad – Till dag i månad: Återkommande transaktioner har ofta ett återkommande dragningsdatum. För ökad träffsäkerhet kan du här ange ett datumintervall i månaden då transaktionen brukar ske.

• Belopp min – Belopp max: Genom att ange ett beloppsintervall säkerställer du att rätt summa bokförs. Om ett belopp avviker från intervallet fångas det inte av regeln, utan hamnar i din Att göra-lista så att du kan hantera det manuellt. Väljer du en annan valuta kommer du under beloppet att se “Uppskattat SEK-belopp” utifrån dagens valutakurs.

• Följande ord/fras nämns i transaktionen: De flesta transaktioner innehåller någon form av referens. Genom att ange det referens- eller nyckelord som brukar följa med transaktionen ökar du sannolikheten att rätt post bokförs.

• Gäller fr.o.m. – t.o.m.: Här anger du ett start- och slutdatum för regelverkets giltighetstid. Om du sparar regeln utan att ange en period kommer den att gälla tills vidare för alla framtida och inlästa transaktioner.

• Verifikationsserie och Motkonto: Ange vilken verifikationsserie transaktionen ska hamna i och vilket konto den ska bokföras mot. Vill du lägga till fler motkonton klickar du på Lägg till fler motkonton. 

• Kostnadsställe och Projekt: Om du använder kostnadsställen eller projekt i din redovisning kan regeln automatiskt kontera dessa dimensioner. De läggs då till på varje konteringsrad.

Räcker det inte med ett nyckelord finns det möjlighet att lägga till flera nyckelord till ditt regelverk.

När du fyllt i fältet för Nyckelord kommer du kunna klicka på Lägg till fler nyckelord.

En ny sida visas där du kan göra olika val för de villkor du vill ha för att regeln ska matcha din transaktionstyp.

Så fungerar villkoren:

Villkoret uppfylls om ett nyckelord matchar transaktionens referens på något av följande sätt:

• Innehåller nyckelordet

• Börjar med nyckelordet

• Slutar med nyckelordet

• Inte innehåller nyckelordet

När använder man "Eller"?

Du använder funktionen Eller när du vill att samma bokföringsregel ska gälla för flera helt olika typer av transaktioner.

Exempel: Du har skapat ett villkor för en viss sorts transaktion. Genom att klicka på Eller kan du lägga till en helt ny uppsättning sökord för en annan typ av transaktion, men båda kommer att bokföras på exakt samma sätt.

När det krävs att regeln bokför en transaktion på flera olika konton kan du fördela beloppet med hjälp av procent. Den procentsats du anger för varje motkonto tillämpas sedan på verifikatet. 

Det är också möjligt att ange en procentsats som överstiger 100% totalt. Till exempel vid kontering av särskild löneskatt eller omvänd skattskyldighet.

När du fyllt i alla fält på din regel kommer du att kunna klicka på knappen Lägg till fler motkonton. 

Där kan du ange de procent, kostnadsställen & projekt samt bokföringskonto du önskar.

Om du har transaktioner i en annan valuta än SEK kan du styra dina regler per valuta. Du väljer valuta i samband med när du skapar regler.

De valutor du kan välja styrs av inställningen under Kugghjulet - Bokföring - Valutor. 

Beloppet du ser vid “Uppskattat SEK-belopp” visar ditt max-belopp omräknat till dagens valutakurs. Detta ger dig en indikation på hur stort beloppet kan bli på verifikatet när en transaktion matchar regeln. 

När du skapar en regel som innehåller momskonton föreslår vi färdiga momssatser för att underlätta beräkningen av baklängesmoms. Välj den momssats som gäller för transaktionen (exempelvis 25 %), så räknar systemet om det till rätt procentsats av totalbeloppet (20 %)

Förslagen visas för konton med momskoderna U1, U2, U3 och I som styrs under Register - Kontoplan. Det går även bra att skriva in en valfri procentsats manuellt om man inte vill nyttja någon av momssatserna. 

Baklängesmoms beräknas enligt följande: 
25% blir 20%
12% blir 10.71% 
6% blir 5,66%

I vyn Meny - Transaktioner - Historik kommer du kunna filtrera på de transaktioner som har bokförts med hjälp av regelverk, för att få en bra överblick för vilka transaktioner som bokförts på vilket sätt.

Regelverk, Skapat nytt verifikat är det hanteringssätt som händelsen får när en transaktion bokförs via ett regelverk.

Klickar du på en av dessa händelser kan du på transaktionskortet se vilken regel som applicerats samt matchade referenser och nyckelord.

Du kan även direkt från verifikatet klicka på Öppna Transaktion högst upp i verifikatet, då slussas du direkt till transaktionskortet.

För att göra det ännu enklare att skapa ett automatiserat transaktionskonto finns det färdiga regelverkspaket som du kan aktivera. Du hittar dessa under Meny - Transaktioner - Regelverk.

Vi har förifyllt de vanligaste inställningarna för varje regelverk – såsom verifikationsserie, motkonto och beloppsgräns – men du kan självklart anpassa dem efter dina behov. Du väljer själv vilka regelverk du vill aktivera och från vilket datum de ska börja gälla för dina transaktioner.

Företagskort

Reglerna automatiserar återbetalning av kredit, månadsavgift och överföringar från banken till kort-kontot. 
Underlaget från Mynt skickas med på transaktionen och kopplas till verifikatet när regeln matchar utbetalningarna.

Skatteverket

För dig med integration till Skatteverket finns ett paket tillgängligt innehållande 13 st regelverk.

• Momsfordran

• Momsskuld

• Debiterad preliminärskatt

• Arbetsgivaravgift

• Avdragen skatt

• Tillgodoförd debiterad preliminärskatt

• Slutlig skatt

• Inbetalning till Skatteverket

• Utbetalning från Skatteverket

• Intäktsränta

• Kostnadsränta

• Korrigerad intäktsränta

• Korrigerad kostnadsränta

Verifikationsserie är förinställd på den första verifikationsserien med “Manuell kontering” påslaget och beloppsgränsen är förvald på 200 000 kr.

Läs mer om integrationen till Skatteverket här: Koppla ihop Skatteverket med Fortnox‍

Bank

För dig med bankintegration finns olika paket tillgängliga, anpassade efter de avgifter som din bank tar ut för sina tjänster.

Handelsbanken

För Handelsbanken finns det 4 stycken regelverk för att automatisera följande avgifter.

1. Bankintegration

2. Företagspaket

3. Bankavgifter

4. Engagemangsrapport

Verifikationsserien är förinställd på A-redovisning och beloppsgräns på 10 000kr.

Läs mer om integrationen till Handelsbanken: Automatisk koppling till Handelsbanken .

Swedbank

För Swedbank finns det 2 stycken regelverk för att automatisera följande avgifter.

1. Banktjänster

2. Bankavgifter

Verifikationsserien är förinställd på A-redovisning och beloppsgräns på 10 000kr.

Läs mer om integrationen till Swedbank: Automatisk koppling till Swedbank och Sparbankerna .

För dig som arbetar med Projekt och/eller Kostnadsställe kan även dessa anges i regeln. Registrerade projekt och/eller kostnadsställen kommer att anges på samtliga konteringsrader när regeln bokför och skapar verifikatet.

Vill du kunna fördela olika kostnadsställen/projekt på flera konton kan du göra detta genom att lägga till fler motkonton.

I vårt fall är bankavgifter för vårt Företagspaket en återkommande transaktion som alltid inkommer under samma datum- och beloppsintervall samt alltid bokförs på konto 6570 i serie A.

Transaktionen debiteras vårt Huvudkonto och transaktionstypen är därför en utbetalning. Vidare anges datumintervallet 1-10, eftersom beloppet alltid dras mellan dessa dagar den första månaden vid varje nytt år. Beloppet för vårt företagspaket är 2 000kr, vilket vi också anger som maxbelopp för transaktionen.

Referensen som banken skickar med i återrapporteringen till Fortnox, beskrivs fördelaktigt med “Företagspaket”, så därmed anges det också under vårt Nyckelord. Eftersom serie A och konto 6570 ska appliceras väljs det som verifikationsserie och vårt motkonto.

Så här ser verifikationen ut när regeln bokför transaktionen:
1930 - kredit
6570 - debet