Kvantitetsredovisning

I Fortnox Bokföring kan du bokföra på en ytterligare dimension utöver belopp i form av kvantitetsredovisning. Kvantitetsredovisning består i möjligheten att registrera och redovisa antal på både verifikationer, leverantörsfakturor och kundfakturor. Med hjälp av detta kan du i din bokföring bl.a. redovisa  förbrukning, t.ex.  milersättning, elförbrukning, vattenförbrukning eller drivmedel för personbilar. Ett annat exempel skulle kunna vara att redovisa antalet anställda på till exempel ett internkonto.

Med hjälp av kvantitetsredovisning och detta sätt att antalsredovisa kan du på ett bättre sätt hantera nyckeltal för att analysera företagets siffror. 

Med nyckeltal menas en benämning på vissa tal som ofta används för att värdera ett företag eller en organisation och dess verksamhet. Det räcker inte alltid med att uttrycka resultatet i kronor för att avgöra om företaget går bra eller dåligt, det säger väldigt lite eftersom man då inte vet något om företagets omsättning eller satsat kapital. Därför måste resultatet ställas i relation till något. Det kallas nyckeltal för att man ser det som en "nyckel" till att förstå företagets utveckling. Man tittar då främst på företagets soliditet, likviditet, omsättning, avkastning och vinstmarginal.

Kvantitetsredovisningen i Fortnox Bokföring finns på alla kontoklasser från 00- till 99-. (Kontoklass 0 och 9. Dessa kommer inte med i varken balansrapport eller resultatrapport.)

Kom igång med kvantitetsredovisning

För att kunna kvantitetsredovisa i Fortnox Bokföring behöver du först gå igenom några inställningar för att aktivera det.

Börja med att klicka på Inställningar, kugghjulet längst upp till höger. 

I inställningarna öppnar du upp blocket i Bokföring som heter Kvantitetsredovisning.

Välj JA för att aktivera stödet för kvantitetsredovisning och då har du även en möjlighet att bestämma om kvantitet ska ingå i tabbordningen eller ej. När du har gjort dina inställningar avslutar du med att klicka på Spara.

Nu kommer alla dina konton i kontoplanen automatiskt att sättas till att tillåta kvantitet. 

I listan över alla dina konton kommer det att tillkomma ytterligare kolumner som har med kvantitetsredovisningen att göra. Kolumnerna Ingående kvantitet och Kvantitetsenhet visas i listan efter att du har aktiverat stödet för kvantitetsredovisningen.

På kontonivå ställer du även in vad kvantitetsenheten ska vara. Detta görs för att det ska bli lättare att veta vad siffrorna eller summan betyder i rapporter och i bokföringen. I exemplet nedan visas konton för milersättning och kvantitetsenheten är inställd till km.

Om det är så att du har arbetat i ett annat bokföringsprogram tidigare och där redan jobbat med kvantitetsredovisning eller på något sätt fört din kvantitetsredovisning på annat sätt kan du föra in de värden och summor du har sedan tidigare i Fortnox Bokföring när du aktiverat stödet för kvantitetsredovisning. Detta görs också på kontonivå och du för in dina värden inne på det specifika konton under delen som heter kvantitetssaldo. För att få in tidigare kvantitetssaldon så skriver du in detta i kolumnen Ingående kvantitet.

Om du inte har något projekt som din kvantitetsredovisning på det aktuella kontot ska kopplas till för du in dina värden i projektet ospecificerat som per automatik alltid ligger med i inställningarna. Om du däremot vill föra in dina ingående värden på ett specifikt projekt väljer du in det projektet på den tomma raden och för in dina siffror där istället.

Har du en SIE-fil från ett annat bokföringsprogram som innehåller kvantitetsenheter kan du importera dessa via en SIE-fil i Fortnox Bokföring genom att göra en import av din SIE-fil.
Här kan du läsa mer: Importera SIE-fil‍ 

När du exporterar ut en SIE-fil ifrån Fortnox Bokföring och har aktiverat stödet för kvantitetsredovisning kommer dina kvantitetssaldon på dina konton att följa med i SIE exporten, däremot följer inte kvantitetsenheterna från dina konton med.

Verifikat

Vid skapande av manuellt verifikat anges helt enkelt kvantiteten på aktuellt konto i den avsedda kolumnen:

Kundfakturor och Leverantörsfakturor

Vid registrering av leverantörs- eller kundfaktura räcker det att det aktuella kontot är satt och att kvantitet är Tillåtet eller Obligatoriskt för att kvantiteten ska registreras, utifrån den artikel som läggs in på antingen leverantörsfakturan eller kundfakturan.

 

Räkenskapsår

När du skapar ett nytt räkenskapsår i Fortnox och arbetar med kvantitetsredovisning så kommer du att ha möjlighet att för över ingående kvantitetssaldon och inställningarna för kvantitet. Denna överföring kommer i samband med att övriga ingående balanser förs över när du skapar dig ett nytt räkenskapsår.

Väljer du att inte föra över ingående kvantitetssaldon i samband med att du skapar ett nytt räkenskapsår eller om du gjort din överföring men ändrat något i tidigare räkenskapsår kan du föra över dina ingående kvantitetssaldon via verktyget som du finner längst upp till höger i din kontoplan. För att nå din kontoplan klickar du på register längst upp till höger i programmet och sedan väljer du kontoplan.

Rapport

För att få ut en samlad bild över kvantitetsredovisningen finns det en rapport som du kan titta på som samlar förändringar inom kvantitetsredovsiningen. Rapporten heter Kvantitetssaldolista och för att skriva ut den klickar du på Rapporter längst upp till höger i programmet. Under delen Bokföring finner du rapporten.

Det öppnas då en ytterligare dialog där du kan göra de inställningar du behöver för att få ut den information som du är ute efter att se. Inställningar så som datumintervall, specifikt konto, projekt och om det projektmässigt ska vara summerat eller specificerat. 

Du kan välja mellan att visa rapporten på skärmen eller om du vill skriva ut den som en PDF.