Automatlåsning av period

Den automatiska låsningen i Fortnox är baserad på de olika scenarion som fastställts av Bokföringsnämnden. Det vill säga att den beräknar låsningen utifrån längst antal dagar baserat på det intervall du har valt. Olåsta verifikationer betraktas inte som bokförda enligt bokföringsnämndens allmänna råd. 

Bokföringsnämdens allmänna råd ställer stora krav på hur och med vilket intervall bokföringen ska ske. Kortfattat ser deras krav ut på följande sätt:

• Alla företag får bokföra inom 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade.
• Om nettoomsättningen normalt är högst tre miljoner får du bokföra inom 50 dagar efter utgången av det kvartal då affärshändelsen inträffade.
• Om nettoomsättningen normalt är högst en miljon och du har högst 50 verifikationer med högst 250 affärshändelser per år får du bokföra inom 60 dagar efter räkenskapsårets utgång.
• Enskilda näringsidkare som omsätter högst en miljon, inte har någon EU-handel samt har högst 50 verifikationer med högst 250 affärshändelser per år får bokföra i samband med att inkomstdeklarationen ska lämnas in.

Automatlåsning i Fortnox

För att du ska kunna aktivera automatlåsning behöver du ha behörigheten Lås period för Bokföring. 

För att ställa in automatlåsning går du till inställningarna som du finner längst upp till höger i programmet.

Öppna upp blocket Låsning av period under inställningarna för Bokföring.

Här har du inställningar för manuell och automatlåsning av perioder i bokföring.

För att aktivera automatlåsning av period så drar du regeln till Ja. I inställningarna kan du också då se vilken till och med period som kommer att bli automatlåst när du aktiverar och sparar inställningen. Du kan även se vilken nästa periods till och med datum blir samt när nästa låsningstillfälle kommer att inträffa.

Datumen för de olika perioderna beror på vilket intervall som är valt. Vilket intervall som ska väljas är baserat på ditt företags förutsättningar och storlek. (Vad de olika intervallen innebär kan du läsa om överst i artikeln.) I inställningarna har du även en möjlighet att ange hur många dagar innan låsningstillfället som du vill få en notis i programmet. Notisen kommer då att dyka upp som en programnotis i brevet längst upp i programmet.

När du är klar med dina inställningar så väljer du att spara inställningarna.

När du har sparat inställningarna för automatlåsning kommer delar av din bokföring att vara låst, fram till perioden du ser angivet i inställningarna. Om du försöker att skapa en ny verifikation med datum i en redan automatlåst period kommer du att få en varning. 

Detta innebär att du inte kommer att kunna bokföra några verifikationer i en redan låst period, utan i så fall måste välja ett annat datum för din verifikation eller stänga av inställningen för Automatlåsning av period.

Om du mot förmodan behöver bokföra ett verifikat i en redan automatlåst period så kan du stänga av automatlåsningen i inställningarna. När du väljer att stänga av automatlåsningen kommer du att mötas av en varningsruta.

Om du väljer att stänga av automatlåsningen så kommer du att göra avsteg från Bokföringsnämndens rekommendationer och gör då detta på eget ansvar. Om du väljer att stänga av automatlåsningen kommer detta att synas i behandlingshistoriken i programmet.

Automatlåsning av period innebär att låsningen görs för samtliga användare, inklusive verifikationer som skickas in via någon integration.
Om man försöker bokföra något inom en låst period kommer ett felmeddelande upp om vem som låst perioden samt till och med vilket datum låsningen avser. En låst period innebär alltså att inga verifikationer kan skapas eller ändras fram till och med periodens slut.

Om du arbetar i ett företag som använder bokföringsattest, och du har verifikationer som ännu inte är klarmarkerade eller attesterade, så kommer perioden ändå att automatlåsas, och du kommer kunna klarmarkera och attestera inom den automatlåsta perioden.

Om du arbetar enligt kontantmetoden, glöm inte årsomföra dina fakturor inom valt intervall, t.ex. för valt intervall 50 dagar behöver du årsomföra innan sista dagen i räkenskapsåret + 50 dagar, t.ex. 20e februari.

För att läsa mer om Bokföringsnämndens allmänna råd klicka här.
(Senareläggning beskrivs i allmänt råd 3.5-3.9 i dokumentet.)