Lägg till behörighetsgrupper

Om det bara är du som är användare av Fortnox Arkivplats kommer du automatiskt att ha full behörighet. Det innebär att du kommer åt alla dokument och inställningar och du kan själv lägga upp nya mappar i programmet.

Om ni är flera användare kan det vara en fördel att lägga upp olika behörighetsgrupper. Genom en behörighetsgrupp bestämmer du vem som ska kunna se och hantera de olika mapparna och filerna i dem. Är ni flera användare har alla full behörighet om du inte lägger upp en behörighetsgrupp för att begränsa åtkomsten till de olika mapparna. 

För att lägga upp en behörighetsgrupp klickar du på ditt namn uppe till höger i programmet och väljer sedan Administrera användare. Här ser du en lista över alla användare som är upplagda i ditt företag. Klicka på programikonen för arkivplatsen vid den användare du vill koppla behörighetsgruppen till. 

Då kommer denna ruta upp och du klickar på Skapa ny för att kunna markera vilka mappar användaren ska få behörighet för. Det finns två olika behörighetstyper, läsbehörighet och skrivbehörighet. Tilldelar du läsbehörighet till en mapp innebär det att användaren kan se och ladda ner filerna i mappen. Skrivbehörigheten innebär istället att användaren kommer åt filerna och kan även ladda upp och ta bort filerna samt skapa och ta bort mapparna. Det går inte att ha skrivbehörighet utan att ha läsbehörighet. 

Om du behöver, med tanke på att följa GDPR, dölja vissa mappar då de innehåller personuppgifter kan du välja att ta bort både läs- och skrivrättigheter på en mapp i Arkivplatsen för en specifik användare. Då kommer den mappen ej att synas och vara tillgänglig för den aktuella användaren.
Behörighetsstyrningen gäller endast för egenskapade mappar i arkivplatsen. (De mappar som är gula till färgen.) De blå mapparna i Arkivplatsen styrs av om man har bokföringslicens eller inte.
Om man är programadministratör eller systemadministratör ‍och har arkivplatsen har man alltid läs/skriv rättighet på allt oavsett behörighetsgrupp.
Om man ger rättighet till en mapp får man automatiskt samma rättighet till alla mappar över denna.