Stämma av bokfört värde mot Lagervärde

Vilket datum vill ni stämma av ert Lager mot er bokföring? Detta kan vara dagens datum, eller ett tidigare, exempelvis ett månadsskifte eller årsskifte. Man kan inte använda ett datum före aktiveringen av Fortnox Lager.

För att det bokförda värdet ska vara helt uppdaterat mot de Lager händelserna som har skett behöver man kontrollera två punkter.

1. Är alla utleveranser (ex. Kundorder, Kundfaktura, Manuell utleverans) med ett utleveransdatum som är samma eller tidigare än avstämningsdatumet markerade med Lagerhantering klar? Om inte, markera dokumentet med Lagerhantering klar för att utleveransen ska kunna lagerbokföras.

2. Bokföring av lagerförändringar.

Bokföringen av lagerförändringar sker automatiskt varje natt, önskar du påskynda detta kan du via Inställningar - Lager - Lagerbokföring klicka på knappen Bokför nu. Det gör du exempelvis om lagret ska stämmas av per dagens datum alternativt om du har klarmarkerat dokument inför avstämningen som inte hunnit bokföras.

Obs! Bokföringskontona i ovanstående bild ska endast ses som ett exempel. Vet du ej vilka konton du ska använda för ditt lager, ta kontakt med en revisor eller redovisningskonsult.

Ta ut rapporten Balansrapport alternativt en Kontoanalys på ert lagerkonto för innevarande räkenskapsår med ett Till och med datum satt till avstämningsdatumet. Här ska du sedan kika på Utgående balans för det lagerkonto som stäms av.

Ta sedan ut lagerrapporten Lagervärdesrapport på avstämningsdatumet, observera att både positiva och negativa värden måste vara markerade. Här kikar du sedan på summan för alla artiklar, som hittas längst ner i rapporten.

Är det en differens mellan summan i Lagervärdesrapporten och den utgående balansen på lagerkontot finns det lite olika faktorer som kan orsaka detta och som behöver ses över. Genom felsökningsguiden nedan förklarar vi steg för steg hur denna differens kan identifieras och korrigeras.

Hitta differensen
För att hitta vad det är som påverkar en differens mellan ditt Lager och bokföringen behöver du undersöka när det senast stämde. Stämmer det månaden innan vårt avstämningsdatum, stämmer det två månader innan, stämmer det per datumet lagret aktiverades? Detta för att du ska ha ett datum att utgå ifrån.

När du har hittat det datum som Lagret och bokföringen senast stämde, är nästa steg att se när den första differensen uppstår.

Exempel: Per den sista november stämmer Lagret och bokföringen och den 1 december uppkommer första differensen på 1000 :-, denna differensen kvarstår fram till den 15 december när den ökar till 1500:-.

Via transaktionshistoriken går det att söka på specifika datum för att se vad som har skett denna specifika dagen för att identifiera differensen.

Påverkande faktorer/möjliga orsaker

Fördröjning
Den automatiska lagerbokföringen görs varje natt, då bokförs allt som markerats med Lagerhantering klar samt allt som först markerats med Lagerhantering klar och därefter makulerats. Stämmer man av per dagens datum finns det därför stor sannolikhet att det finns lagerhändelser som ännu inte bokförts.

För att undvika det kan man istället titta på ett tidigare datum, alternativt klicka på knappen Bokför nu under Inställningar - Lager - Lagerbokföring.

Utleveranser som inte har markerats med Lagerhantering klar

Inleveranser syns inte i Lager förrän de blivit markerade med Lagerhantering klar. Utleveranser däremot (Order i status Levereras, eller Kundfaktura), görs omedelbart när man sparar så att lagersaldot hålls aktuellt. Det betyder att lagervärdet minskar, även om utleveransen inte markerats med Lagerhantering klar. Med andra ord har vi en transaktion som påverkar Lagret men inte bokföringen, eftersom bokföringen sker först efter att man har klarmarkerat dokumentet.

Om det finns utleveranser som inte markerats med Lagerhantering klar bör man således klarmarkera dem, alternativt jämföra lagervärdet på ett tidigare datum där dessa inte påverkar.

Observera att en Order i status Reserverad INTE gör någon utleverans och därmed inte påverkar lagervärdet.

För att hitta vilka transaktioner som har levererat ut ett antal men inte bokförts går du till Meny - Lager - Transaktionshistorik.

Här kan går det söka på ett önskat datumintervall, Transaktionstyp Utleverans - Visa verifikationsnummer - Ja.

Finns det utleveranser som förändrar antal i Lager men som inte har bokförts kan det orsaka en differens i Lagret om det visar sig att dokumentet inte blivit markerad med Lagerhantering klar.

Jobbar du med kundordrar går det via Utökad sökning i Orderlistan att söka på Lagerstatus Levereras och Ej fakturerade för att hitta de ordrar som eventuellt kan påverka differensen.

Manuella verifikationer

Har du bokfört manuella verifikationer på ditt lagerkonto kan det orsaka en differens mellan lagervärdet och bokföringen, då det är en justering som påverkar bokföringen men inte lagervärdet.

Detta hittar du enklast genom att ta ut en kontoanalys på ditt lagerkonto för att se om det har bokförts några verifikationer utöver det som bokförts av Lagerprogrammet. Då kan detta vara en faktor som påverkar den aktuella differensen.

Bokföringsjusteringar som ej bakdateras

I vissa fall kan lagervärdet påverkas retroaktivt. Detta kan ske om man har ett negativt saldo som matchas mot en inleverans, eller om kostnaden på en redan gjord inleverans ändras i efterhand (exempelvis via verktyget Ändra kostnad på inleverans, eller vid matchning av inkommande gods mot leverantörsfaktura).

I Fortnox Lager ändras lagret alltid bakåt i tiden i enlighet med de ändringar som gjorts, så att en bakdaterad lagervärdesrapport visar värdet efter justeringen.

Men, för att inte påverka perioder där bokföringen redan är färdigställd bokas alltid dessa justeringar på det datum man anger vid justeringstillfället. Verifikaten får rubriken Lagerjusteringar avseende YYYY-MM-DD, där datumet i beskrivningen är det datum som påverkats i lager, och alltså kan vara ett annat än bokföringsdatumet.

Exempel, ändra kostnad vid inleverans:
Vi vill ändra värdet på artikel 2 på vår inleverans som gjordes den 1/1 2021.
Ändrar jag värdet ifrån 89 kr till 99 kr kommer värdet på artikeln uppdateras per inleveransen, den 1/1. Denna värdeändringen bokförs på datumet som jag väljer i fältet Bokföringsdatum. Låt oss säga att jag väljer datumet 11/2 2021, då kommer förändringen av lagervärdet att bokföras per detta datumet.
1/1 är lagervärdet justerat och per den 11/2 är lagerbokföringen justerad, så mellan dessa datum kommer lagervärdesrapporten och lagerbokföringen att misstämma med det justerade värdet.

(Möjlig) Åtgärd

Vill du att Bokfört värde och Lagervärde ska vara samma i ett sådant fall kan du skapa en manuell verifikation som justerar det bokförda värdet till samma som lagervärdet för det aktuella datumet, och sedan vända bort motsvarande belopp på följande dags datum.

Differens redan vid aktiveringen av Lager

När Fortnox Lager aktiveras skapas ingående saldon baserat på Antal i lager * Kalkylkostnad för respektive artikel. Lagervärdet när aktiveringen är slutförd är totalsumman av dessa.
Eftersom bokföring av lagervärdet före aktiveringen görs manuellt kan det vara så att detta inte stämmer exakt med lagervärdet som skapas vid aktiveringen.

Givet att lagervärden och antal är korrekta och differensen mellan Lagret och Bokföringen beror på att den manuella bokföringen som gjorts innan aktiveringen av lagret, kan du via en manuell verifikation justera det bokförda värdet till samma värde som lagervärdet.

Om Bokfört värde - Lagervärde är ett positivt belopp (alltså bokförda värdet är högre): Skapa en manuell verifikation där du krediterar ditt Lagerkonto (14xx), och debiterar ditt Lagerförändringskonto (49xx) med differensen.

Om Bokfört värde - Lagervärde är ett negativt belopp (alltså bokförda värdet är lägre): Skapa en manuell verifikation där du krediterar ditt Lagerförändringskonto (49xx) och debiterar ditt Lagerkonto (14xx) med differensen.