Information till nya Lager-användare

Generellt

Lagersaldot för en artikel var tidigare bara en siffra, en siffra som kunde ändras hur som helst utan att det gjorde någon skillnad eller påverkade något i slutändan. När Fortnox Lager har aktiverats kan lagersaldon på artiklarna enbart påverkas av inleveranser och utleveranser.

• En inleverans kan vara exempelvis en Manuell inleverans, eller inleverans via Leverantörsfaktura.

• En utleverans kan göras via Manuell utleverans, Order, eller Kundfaktura.

Reservationer

Tidigare kunde en Order reservera artiklar, oavsett om det fanns några på lager eller inte. Antalet som reserverades var det som låg i “Best. antal”. När lager är aktiverat så tillkommer en kolumn “Res. antal” som endast kan reservera artiklar som finns disponibelt i lagersaldot. 

Om exempelvis: Beställt antal är 50st, det finns 25st Disponibelt, så görs en reservation på 25st.
Detta möjliggör att du enkelt så snart du sparat en Order kan se vilka artiklar som du för närvarande inte har tillräckligt av. När antalet inte går att reservera hamnar en varningstriangel vid kolumnen Res.Antal. Endast det som finns disponibelt reserveras på kundordern.

Detta möjliggör också att i Orderlistan och den nya kolumnen Lagerstatus kan visa om en Order lyckats reservera samtliga lagervaror, enbart vissa, eller inga alls. Därmed ser du enkelt vilka ordrar som kan levereras till kund.

Levererat antal
Innan Fortnox Lager är aktiverat så kan du ange ett antal i kolumnen “Lev. antal” på kundordrar utan att det påverkar lagersaldot. Det är först när du skapar en kundfaktura på ordern som antalet levereras ut. Vid aktiveringen av Fortnox Lager försvinner värdet i levererat antal. Har du angett olika antal i beställt och levererat antal inne i en order och vill härleda dessa kan du ta ut en rapport som heter Offert/Order/Fakturalista innan du aktiverar lager. Bocka i “visa artikelrader” innan du öppnar rapporten. När du har aktiverat lager kan denna information inte tas fram.

Har du klara kundorder är det rekommenderat att du innan aktivering skapar kundfakturor på dem. 

Disponibelt: Betyder att du har produkter lediga på ditt lager. Disponibelt visar de produkter som inte är reserverade av de artiklar som du har på lagret.

Orderbrist: Antal som efterfrågats på kundorder eller tillverkningsorder, men som inte har kunnat reserverats/levereras på grund av för lågt lagersaldo.

Om du har en order som inte kan reserveras kommer det antalet som inte har kunnat reserveras visas under kolumnen orderbrist i din lagerlista när du aktiverat lagret.          
(Klicka på Meny - Lager - Sök)

Negativt lagersaldo
Innan Fortnox Lager är aktivt kan du leverera ut artiklar som inte finns i lagersaldot. Om det saknades artiklar på lagret blev saldot negativt i registret. När du använder dig av Fortnox Lager görs utleveranser endast av artiklar som finns disponibelt i Lager.

Vill du kunna leverera ut artiklar till ett minussaldo så ska inställningen Tillåt negativa saldon vid utleveranser av order/kundfaktura vara på. Detta görs via kugghjulet - Offert/Order - Lager.

Förutom en ny kolumn för att visa Reserverat antal (Res. antal) så finns det ett par nya fält att känna till när du har aktiverat och arbetar med Fortnox Lager.

Fältet Utleveransdatum avser det datum för vilket varorna lämnar lagret, och är det datum som utleveranser automatiskt bokförs på. Här föreslås dagens datum.

Observera att användandet av övriga nya fält i praktiken är frivilligt, de är till för företag som har behov av att dela upp processen för utleverans i flera steg. Vill du inte genomföra utleveransen i flera steg så kan du precis som tidigare klicka direkt på Skapa faktura nere till höger om ordern och då automatiskt få ordern utlevererad och markerad med Lagerhantering klar.

Lagerhantering klar visas längst ner på offerten, ordern eller kundfakturan. 

En ny order som skapas får direkt Lagerstatus: Reserverad. Du kan sedan ändra Lagerstatus till Levereras när ordern håller på att packas, då kan du fylla i levererat antal, vilket levererar ut artiklarna från lagret och minskar reservationerna.
När ordern packats/levererats markerar du den med Lagerhantering klar och sparar, därmed indikerar du att utleveranser från ordern är klar. När Lagerhantering klar är iklickad levereras produkterna ut från lagret. De fält som påverkar lagret låses vid klarmarkeringen.

För användare som inte har behov av att göra ovanstående i olika steg så kan du direkt markera Lagerhantering klar, varpå ordern kommer att levereras ut så snart den sparats. Det finns även möjlighet att via inställningarna välja att ordern automatiskt ska markeras med Lagerhantering klar när du skapar kundfaktura från ordern. Arbetsflödet kan därmed anpassas till olika företags behov.

Liksom på order så finns fälten Utleveransdatum och Lagerhantering klar även på kundfaktura. Dessa används om man lägger till lagervaror direkt på fakturan. Dessa varor levereras ut så snart fakturan skapas, det blir således aldrig någon reservation från en kundfaktura.

För faktura kan du via inställningarna välja att klarmarkeringen ska göras automatiskt vid Bokför.

På Leverantörsfaktura finns nu de nya fälten Inleveransdatum och kryssrutan Lagerhantering klar. Dessa kommer till användning om artikelregistreringen på leverantörsfakturan används för att leverera in lagerartiklar. Liksom på order och kundfaktura kan du via inställningarna välja att få klarmarkeringen automatiskt vid Bokför.

Manuell inleverans

Manuell inleverans kan användas för att leverera in en eller flera olika artiklar till lagret. Artiklarna blir disponibla i lagret så snart dokumentet markerats med Lagerhantering klar.

Manuell utleverans

Manuell utleverans kan användas för att leverera ut en eller flera olika artiklar från lagret. Enbart artiklar som är disponibla kan levereras ut.

Önskar du skapa negativa lagersaldon via en manuell utleverans ska inställningen Tillåt att negativa lagersaldon skapas från Manuell utleverans vara på. Denna finns under Inställningar - Lager - Generella inställningar.

När du har aktiverat lagret kommer TB/TG att påverkas. Varje utleverans kopplas till en inleverans när du har lager. TG/TB baseras på den artikelns värde från den specifika knutna inleveransen och inte kalkylkostnaden som står i artikelregistret.

Vi förstår att början på något nytt kan vara överväldigande.

För att du ska få bästa möjliga start i Fortnox har du möjlighet att boka in ett kom igång-möte med oss. Du får då en personlig guidning i programmet, samt möjligheten att i lugn och ro få svar på specifika frågor som du har.

Läs mer och boka här: Kom igång-samtal