Visualisera din budget eller prognos i en graf

För att komma igång behöver du först skapa och ladda upp en budget eller prognos. Hur du gör det hittar du i guidenBörja jobba med budget i vårt användarstöd.

Gå sedan till Ekonomi - Komponenter - Grafer - Ny graf för att skapa en egen graf.

Efter att du klickat på Ny graf öppnas en vy där du kan skräddarsy grafen efter egna behov. Läs artikeln Skapa och använd egna grafer för information om alla olika inställningar som går att göra.

För att hämta budgetdata klickar du först på Lägg till datakälla och använd sedan formeln:

Budget(<formel>)

Detta innebär att systemet hämtar data från den aktiva budgeten. Inuti parentesen anger du vilka bokföringskonton du vill inkludera.

Exempel:
Om du vill se hur mycket som budgeterats för omsättning, använder du formeln:

Budget(-{3000–3999})

Detta summerar alla budgeterade belopp för konton inom det angivna intervallet.

Om du istället vill visualisera en prognos i grafen använder du samma formel – men med Forecast i stället för Budget.

Exempel:
Forecast(-{3000–3999})

Detta hämtar prognosdata för de angivna kontona och visar dem i grafen på samma sätt som budgeten. I grafen representerar de helblå staplarna utfallet, medan de grå staplarna visar prognosen.

Grafen uppdateras automatiskt i takt med att nya utfallsdata registreras, vilket gör att du alltid har en aktuell jämförelse mellan verkligt utfall och prognos.

Skillnaden mellan en prognos och en budget ligger primärt i hur de representerar finansiella data. En prognos (Forecast) är ett dynamiskt verktyg som kombinerar verkligt utfall från tidigare perioder med uppskattade framtida värden. Detta gör att den ger en löpande och realistisk bild av företagets förväntade finansiella situation. Om du ackumulerar prognosdata i en rapport, kommer de faktiska värdena att summeras med de prognostiserade för framtida perioder, men för ackumulering av helår visas enbart prognosvärden.

En budget är å andra sidan en statisk plan som enbart visar de planerade värdena för en specifik period, oavsett faktiskt utfall.

När du lagt till budgetdatan kan du komplettera med utfallet genom att välja Lägg till datakälla. På så sätt får du en visuell jämförelse mellan budget (blått) och utfall (orange).

Du kan använda denna metod för alla bokföringskonton inom intervallet 3000–9999 – perfekt för att följa upp exempelvis intäkter, kostnader eller resultat.

När du är nöjd med din graf, kom ihåg att spara. Därefter kan du enkelt placera den i valfria dashboards eller rapporter där du vill följa upp dina nyckeltal.

När du använder formeln Budget(<formel>) hämtar grafen automatiskt budgetvärden från den aktiva budgeten för de konton du anger.

Observera att det endast kan finnas en aktiv budget och en aktiv prognos per företag eller affärsområde och räkenskapsår. Det är dessa som systemet alltid utgår från i beräkningar och visualiseringar.

Om du är osäker på vilken tagg en viss budget eller prognos har, kan du enkelt ta reda på det genom att gå till:

Budget - Hantera budget och klicka på den aktuella budgetens namn.

Där hittar du den tagg som systemet automatiskt har skapat och som du kan använda i dina formler.

För att visualisera en specifik budget eller prognos i grafen klickar du på Lägg till datakälla och använder följande formel:

• För prognos: Forecast(<formel>,@tagg)

• För budget: Budget(<formel>,@tagg)

Formeln anger vilka värden som ska hämtas, och taggen talar om exakt vilken budget eller prognos som ska användas – oavsett om den är aktiv eller inte.

Inuti parentesen skriver du den data du vill visa, till exempel ett konto- eller kontointervall.

Exempel: För att visa budgeterat belopp för omsättning använder du:Budget(-{3000–3999},@22_36)

Detta innebär att systemet hämtar värden från konton 3000–3999 i just den budget som har taggen @22_36.