Inställningar - Automationsregler

• Historik: Via historik-ikonen (visas som en gubbe) inne på varje faktura kan du enkelt följa fakturans olika steg och se exakt när den har hanterats automatiskt.

  

  
  

• Behörighetskrav: För att kunna se och administrera reglerna (både på leverantörskortet och i vyn för Automationsregler) behöver din användare ha följande behörigheter aktiverade:

  • Register - Leverantörer

  • Leverantörsfakturor - Spara

Följ dessa steg för att sätta upp en ny regel eller uppdatera en befintlig:

1. Navigera till inställningarna
   Gå till Inställningar (kugghjulet) och välj Automationsregler.

2. Skapa eller redigera regel
   Klicka på knappen Skapa Automationsregler.
   (Vill du ändra en befintlig regel klickar du istället direkt på den i listan för att lägga till, ändra eller uppdatera uppgifterna).

   

3. Namnge regeln
   Ge regeln ett tydligt och beskrivande namn så att den blir enkel att känna igen i listan senare.

4. Välj leverantörer
   Klicka på raden under rubriken Aktiveras när och välj vilka leverantörer som ska omfattas av regeln.

   

   
   
   

5. Sätt eventuellt maxbelopp (valfritt)
   Här kan du ställa in en beloppsgräns. Fakturor från de valda leverantörerna som överstiger detta maxbelopp kommer inte att automatiseras, utan stannar för manuell kontroll.

6. Välj åtgärd för fakturan
   Klicka på raden under Leverantörsfakturan ska då och välj vad systemet ska göra med fakturan:

   • Sparas/Skickas för attest: Fakturan sparas eller skickas ut i attestflödet under Meny - Leverantörsfakturor.

   • Bokförs: Fakturan bokförs direkt under Meny - Leverantörsfakturor.
     Obs! Detta alternativ går inte att välja om ni arbetar med leverantörsfakturaattest.

     
     

     

7. Spara
   Klicka på Spara.
   Tips: Har du redan inkomna fakturor i systemet som matchar den nya regeln, kommer dessa att automatiseras direkt när du sparar.

Alternativt arbetssätt: Koppla regel direkt på leverantören

Du kan även koppla eller skapa regler direkt från leverantörsregistret:

1. Gå till Register - Leverantörer och öppna aktuell leverantör.

2. Gå till fliken Bokföringsuppgifter.

3. Under inställningarna kan du välja en befintlig automationsregel i listan, eller välja att skapa en ny. Väljer du att skapa en ny slussas du direkt till inställningsvyn.

   
   

   

4. Stjärnsymboler i leverantörsregistret visar tydligt vilka leverantörer som ingår i en aktiv automationsregel.

   
   

   

När stoppas automatiken?
Om en faktura matchar en regel hanteras den automatiskt, förutsatt att den har grön status (Redo att hanteras).Automatiken stoppas och fakturan stannar under Inkomna fakturor om den har följande status:

• Gul status: Beror på en ny eller uppdaterad leverantör.

• Blå status: Beror på att fakturan innehåller avvikelser.

Hur ser jag vilka fakturor som har hanterats automatiskt?
Detta loggas i fakturans historik. Klicka på historikikonen (gubben) inne på fakturan. Där ser du hela förloppet: när och hur fakturan kom in, samt hur den har hanterats av automatiken.

Fungerar automationsregler på externt tolkade fakturor (via integration)?
Ja, förutsatt att fakturan kommer till Inkomna fakturor och att leverantören har ett fördefinierat motkonto eller en konteringsmall kopplad till sig i leverantörsregistret.

Fungerar automationsregler om jag laddar upp fakturor manuellt?
Ja, alla metoder som gör att en faktura hamnar under Inkomna fakturor triggar automatiken.
Viktigt att notera: Det finns för närvarande ingen visuell indikation i gränssnittet som visar att fakturan hanteras automatiskt när du laddar upp den manuellt, utan den läggs istället direkt in i leverantörsreskontran.

Måste perioden vara låst för samtliga användare för att reglerna ska stoppa en faktura?
För att fakturan ska stoppas av reglerna på grund av en låst period behöver perioden vara:

• Autolåst

• Låst för alla användare, eller

• Låst för den interna systemanvändaren.

Huruvida en enskild användare sedan ser avvikelsen i listan beror helt på om perioden är låst för just den användaren (antingen via automatiskt lås, specifik användarlåsning eller global låsning).