OCR-nummer

OCR är en förkortning av Optical Character Recognition (Optisk teckenigenkänning) och är ett system som används för att konvertera tryckt text till digitalt format.

Vid en betalning måste mottagaren veta vem pengarna kommer ifrån och vad betalningen avser. Det kan ske genom ett meddelande, men med ett OCR-nummer automatiseras processen. Ett OCR-nummer finns på fakturor och är en sifferkombination som fungerar som ett referensnummer vid betalning till plus- och bankgironummer, och kan innehålla information som fakturanummer och kundnummer. På så sätt kan en betalning knytas ihop med rätt faktura.

Med ettOCR-nummerkan registreringen och bokföringen av inbetalningarna automatiseras, vilket sparar tid och minskar risken för manuella fel hos företaget.

Längden på sifferkombinationen varierar och skapas av avsändaren, men i slutet av OCR-numret finns vanligtvis en eller två kontrollsiffror för att säkerställa att du skriver rätt.

Här är några kännetecken för ett OCR-nummer:

– En sifferkombination (enbart siffror)
– Längden är vanligtvis mellan 10-25 siffror
– Numret är unikt för just den specifika fakturan/betalningen
– Kan innehålla en kontrollsiffra på slutet
– På en faktura utmärker sig OCR genom rubriker som till exempel OCR-nummer, betalningsreferens, referensnummer eller inbetalningsreferens

Så hittar du OCR-numret på fakturan

OCR-numret ska stå angivet klart och tydligt på fakturan eller inbetalningskortet. Platsen kan dock skilja sig beroende på format:

På en fysisk faktura hittar du vanligtvis numret i det nedre högra hörnet och brukar vara tryckt i ett maskinläsbart typsnitt.

På en digital faktura är numret vanligtvis placerat i anslutning till fakturans totalbelopp och bankgiro-/plusgironummer. Ibland kan du också söka fram numret genom att använda dig av ord som OCR-nummer eller referensnummer.

På en e-faktura eller annan tjänst via banken behöver du sällan fylla i OCR-nummer då det vanligtvis görs automatiskt av banken.

För att skicka fakturor med OCR använder du dig med fördel av ett faktureringsprogram som kan generera numren per automatik. Vid faktureringen skapar programmet ett OCR-nummer som kunden sedan ska ange vid betalningen. Informationen går vidare till Bankgirot och sedan automatiskt tillbaka till faktureringsprogrammet.

Det går att lägga in en spärr så att betalningen inte går igenom om kunden inte uppger referensnumret.

Det bästa med företagande är att få betalt, men hur går det till i praktiken? Vi har skapat en guide om fakturering där vi reder ut begreppen och förklarar allt du behöver veta om fakturor och fakturering.