Företagsbrevlåda - Kom igång

Du kan aktivera Fortnox Företagsbrevlåda via Fortnox webb eller Fortnox App.

Aktivera på webben

På webben hittar du aktiveringen under Meny - Inkomna brev & underlag.

I nästa steg väljer du att aktivera Inkomna brev & underlag med eller utan digital post, om du väljer att aktivera digital post så aktiveras Företagsbrevlådan. Observera att du endast får alternativet att aktivera digital post om du är inloggad med BankID som firmatecknare.

Om du väljer att fortsätta utan digital post så får du inte tillgång till företagsbrevlådan men du får ta del av andra funktioner som du kan läsa mer om här: Inkomna brev & underlag

Det går att aktivera företagsbrevlådan i efterhand via Meny - Inkomna brev & underlag - Företagsbrevlåda.

Aktivera i appen

Du kan även aktivera Fortnox Företagsbrevlåda i Fortnox app, detta gör du under Meny - Företagsbrevlåda och följer instruktionerna där för att signera aktiveringen.

Förutsättningarna för aktivering i appen är samma som i webben, man behöver vara inloggad med BankID som firmatecknare.

I företagsbrevlådans listvy kan du masshantera brev genom att markera flera åt gången ute till vänster. Du kan filtrera listan utefter vilken period det inkom eller vilken avsändare som skickade in det, även utefter om breven är hanterade eller inte. Klickar du in dig på ett brev har du möjlighet att: 

• Spara det till bokföringen

• Spara det till leverantörsfakturor

• Ladda ned det

• Skriva ut det

• Markera det som hanterat

• Markera det som oläst

• Ta bort det

Inställningarna för företagsbrevlådan hittar du genom att klicka på Meny - Inkomna brev & underlag och välja Inställningar till vänster. 

Aviseringar

Du kan välja om du vill ha aviseringar på Fortnox, till din e-post eller både och.

• Fortnox-aviseringar avser klockan, i menyn och i Välj företag.

• Aviseringar skickas när nya brev inkommit till företagsbrevlådan

E-postadressen för aviseringar är personlig och kopplad till den användare som justerar det i inloggat läge. Justerar du e-postadressen gäller det endast aviseringar till dig själv. 

Aviseringar för Mejl utan underlag har ingenting att göra med Fortnox Företagsbrevlåda, utan om e-post som skickas till dina inbox-adresser.

Läs gärna mer om Mejl utan underlag här: Inkomna brev & underlag

Avsändare

Du behöver inte själv lägga till myndigheter för att få deras post digitalt, utan detta sker per automatik när du aktiverar företagsbrevlådan. Föredrar du att ta emot myndighetspost postalt från vissa myndigheter kan du välja att pausa digital post för specifika avsändare. 

Klicka dig in på en avsändare och klicka sedan på Ändra till vanlig post.

Detta måste bekräftas med BankID. Du hittar sedan dessa under Pausade avsändare.

Du kan även ändra så att en pausad avsändares post skickas digitalt till din företagsbrevlåda igen.

Delningar

Du kan i delningar välja att dela till en person, en Bolagshanterare eller en byrå du samarbetar med.

För att dela Företagsbrevlåda med dina kollegor behöver deras användare i Fortnox ha ett personnummer angivet. Detta för att personen behöver verifiera sig med BankID för att kunna använda brevlådan.

Om du vill ändra eller ta bort en delning på går det också att göra här.

Tjänster

Vill du inte längre ta emot någon digital post till Fortnox Företagsbrevlåda kan du välja att pausa digital post.

Den digitala posten kan också pausas automatiskt utan att du behöver gå in via Inställningar. Detta sker endast när du aktiverar tjänsten hos någon annan digital leverantör såsom “Kivra” eller “Min myndighetspost”.

Att Företagsbrevlådan pausas innebär endast att kommande post inte kommer inkomma till Fortnox Företagsbrevlåda framöver, men den förblir däremot tillgänglig. Det betyder att du fortsatt kommer åt tidigare post och funktioner. Pausar man brevlådan utan att aktivera en ny digital leverantör kommer breven som fysisk post tills en ny digital brevlåda aktiveras eller att Fortnox Företagsbrevlåda återaktiveras.

• Du behöver vara firmatecknare för att aktivera.

• Du behöver kunna logga in med BankID i Fortnox.

• Ditt företag har någon av följande bolagsformer: Aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag, bostadsrättsförening eller ekonomisk förening. För handelsbolag eller kommanditbolag måste det finnas fysiska personer som är firmatecknare för att kunna aktivera Företagsbrevlådan.

För att du som konsult ska kunna hjälpa klienter med digital post som inkommer via företagsbrevlådan behöver firmatecknaren till företaget dela den med din byrå eller din som användare.

Det är viktigt att du har ditt personnummer inlagt på din användare i den digitala byrå för att du ska kunna identifiera dig med BankID efter att brevlådan är delad med dig.

För att firmatecknaren ska kunna dela företagsbrevlådan måste hen finnas upplagd som en användare på sitt företag. Det krävs inga programbehörigheter för att firmatecknaren ska kunna dela företagsbrevlådan men det krävs att personnumret är inlagt på användaren.

Väljer firmatecknaren att dela företagsbrevlådan med hela din digitala byrå kommer samtliga konsulter som har inlagt personnummer och har tillgång till klientens företag komma åt den digitala posten. Vill man inte dela brevlådan med samtliga konsulter räcker det med att firmatecknaren delar företagsbrevlådan med utvalda konsulters personnummer istället.