Byt från Visma Administration till Fortnox

Arbetar du i Visma Administration 200, 500, 1000 eller 2000 idag och vill byta till Fortnox hjälper vi dig, med att överföra/konvertera ditt företag. Detta genomförs via tjänsterna Standard eller Express.

Det fungerar även att få över ditt företags information från Visma Fakturering och Visma Förening.

För att vi ska kunna genomföra konverteringen från ditt Visma Administration, Visma Fakturering eller Visma Förening till Fortnox behöver vi få in en säkerhetskopia på det eller de företag som du vill konvertera.

För att ta en säkerhetskopia på ditt företag i Visma Administration program klickar du på Arkiv-Säkerhetskopiera- Aktivt företag, välj bläddra och spara ned på skrivbordet eller på en valfri plats på datorn. Denna fil skickas sedan in till oss på Fortnox så tar vi hand om att konvertera företaget från Visma Administration till Fortnox.

För att vi ska kunna genomföra konverteringen och få över dina uppgifter från Visma Administration, behöver du bli kund hos Fortnox.

För att vi ska kunna genomföra konverteringen vill vi att du gör följande:

1. Gör din beställning på Fortnox.se

2. Slutför samtliga journaler i Visma Administration till och med dagens datum (faktura-, inbetalnings-, leverantörs-, samt utbetalningsjournal). Notera att ert ärende kommer skickas tillbaka, om journalerna inte är slutförd i Visma.
Notera även att om du har ett användarnamn och lösenord kopplat till ditt bolag i Visma, behöver ni antingen bifoga dessa uppgifter till oss via formuläret, alternativt bocka ur behörighetskontrollen i Visma, då vi annars inte får tillgång till ert bolag. Ni bockar ur behörighetskontrollen genom att klicka på:
Arkiv -> Användare -> Användare -> Bocka ur behörighetskontroll i Visma.
Detta behöver göras innan en säkerhetskopia tas ut.

3. Ta en säkerhetskopia för ditt företag i Visma genom Arkiv -> Säkerhetskopiering -> Aktivt företag.

4. När du gjort din beställning och är redo att byta till Fortnox skickar du in din säkerhetskopia från ditt gamla program till oss. Klicka på ditt företagsnamn, välj Import och sedan Filkonvertering.

Läs mer här: Filkonvertering - skicka in filer till Fortnox

Notera att inget arbete får ske varken i Fortnox eller Visma Administration från att exporten är gjord tills importen är klar.

OBS! Har du skickat/tagit emot elektroniska fakturor/ E-faktura i ditt tidigare system? Ta kontakt med din tidigare systemleverantör och inaktivera denna tjänst hos dem.

Har du tidigare arbetat i Visma Lön 300/600 kan du få med dig arbetstidsscheman samt ditt personalregister från dessa program in i Fortnox Lön. Importen görs utifrån utskrifterna Arbetsschema och Personalkort som du skapar i Visma Lön 300/600 och sparar som PDF. Denna fil kan du sedan importera i Fortnox Lön, för mer information om hur du gör läs mer här: Inför inläsning av Visma Lön 300/600 - Personalkort‍

Fråga: Vad behöver jag göra innan en konvertering genomförs?
Svar: Du behöver först och främst bli kund (beställa licenser) utav oss. Sedan behöver du se till att samt att samtliga journaler (verifikat) i Visma har blivit genomförda. Detta gäller fakturajournalen, inbetalningsjournalen, leverantörsfakturajournalen, samt utbetalningsjournalen. När detta är gjort så tar du ut en säkerhetskopia, som sedan skickas till konverteringsavdelningen, med tillhörande databasnummer (abonnemangsnummer) i Fortnox.

Fråga: Vilka Visma-versioner kan vi genomföra en konvertering utifrån?
Svar: Vi kan genomföra en konvertering från Visma Administration 200, Visma Administration 500, Visma Administration 1000, Visma Administration 2000, Visma Fakturering och Visma Förening.

Fråga: Vilka Visma-versioner kan vi inte genomföra konverteringar från?
Svar: Visma Global & Visma Bokföring. (Visma Bokföring kan man dock läsa in en SIE-fil direkt i Fortnox för att få över sin bokföring.)

Fråga: Kan jag slå ihop två säkerhetskopior från Visma, och sedan utföra konverteringen till ett Fortnox-bolag?
Svar: Nej detta går inte. Vi kan enbart utgå ifrån en säkerhetskopia, sedan kan vi eventuellt komplettera uppgifter från den andra säkerhetskopian, exempelvis att vi lägger till extra kunder, leverantörer eller artiklar.

Fråga: Vilken information kommer över via en konvertering?
Svar: Det som kommer över är följande: Kundfakturor, leverantörsfakturor, orders, verifikat, kontoplan, räkenskapsår, avtal, kunder, leverantörer, artiklar, priser, prislistor, enheter, betalningsvillkor, betalsätt, leveranssätt, leveransvillkor, kostnadsställe, projekt, förvalda konton och valutor.

Obs! Om du arbetar med olika nummerserier för fakturor i Visma Administration kommer det högsta numret i den nummerserien vara den som Fortnox följer efter konvertering. Ex. Kundfakturor i nummerserien från 1-500, kreditfakturor i nummer serien 9000-9050. I detta exempel får nästkommande faktura i Fortnox, efter konvertering, 9051.

Fråga: Vad följer inte med via en konvertering?
Svar: Det som inte kommer med vid en konvertering är följande: Offerter, ej genomförda periodiseringar, bildunderlag och mallar.

Fråga: Kan jag enbart flytta över register (kunder, leverantörer, artiklar)?
Svar: Ja, återkom med en säkerhetskopia till oss, beskriv sedan i ärendet att ni enbart önskar få över era register.

Fråga: Vad innebär X-verifikat?
Svar: Ett X-verifikat är ett verifikat som finns på en leverantörsfaktura/kundfaktura efter en konvertering, för att leverantörsfakturan/kundfakturan ska få rätt status, efter att en konvertering har blivit genomförd.
I Visma Administration fungerar det så att det är möjligt att bokföra 100 stycken kundfakturor så att det blir ett enda verifikat, exempelvis A1.
I Fortnox fungerar detta snarare så att 100 fakturor blir separata verifikat, A1, A2, A3, A4 osv. till och med A100.
I vår konvertering är det inte möjligt att koppla ett verifikat som exemplet tidigare till 100 fakturor i Fortnox efter att konverteringen är klar. Dels för att det är en teknisk begränsning men framförallt för att det bryter mot lagen.
Dock måste kundfakturor/leverantörsfakturor i Fortnox ha både ett bokföringsverifikat och eventuellt in- och utbetalningsverifikat för att fakturan ska få rätt status, det vill säga ej betald, delbetald eller slutbetald. Därför sätter vi ett X-verifikat på fakturan. Detta X-verifikat är ett nollverifikat som inte påverkar bokföringen för dig som kund.
Bokföringsverifikat kommer att vara helt tomt, och in- och utbetalningsverifikatet kommer att vara konterat med kontot 99 på raderna. Anledningen till att vi har satt serien X, och konterar raderna med 99, är för att X-serien används relativt sällan samt att kontot 99 inte finns i någon kontoplan i dagsläget.

Fråga: Eftersom X-verifikatet finns, var hittar jag det riktiga bokföringsverifikatet?
Svar: De riktiga verifikationerna finns under bokföringsmodulen precis som vanligt. Samtliga verifikationer konverteras från Visma Administration, men den stora skillnaden är att verifikatet inte är kopplat till fakturan, utan det blir istället ett manuellt verifikat. Dock så kommer exempelvis verifikatet E15 i Visma Administration även bli E15 i Fortnox efter att konverteringen har blivit genomförd.