Information PAXml för dig med Fortnox Lön

Använder ni er av ett externt tidrapporterings- eller schemaläggningssystem har du möjlighet att importera ett löneunderlag för att slippa registrera uppgifterna manuellt.

Filformatet som importeras heter PAXml och det är ett standardformat för kunna läsa in personalinformation, frånvaro/närvaro samt övriga poster så att lönearbetet blir mer effektivt. Frånvaro/närvaro och övrigt importerar du under Meny - Lön - Kalendarium och personalinformation importerar du under Register - Personal.

Här hittar du mer information om importer:

Import av personalregister i Fortnox Lön

Importera löneunderlag till kalendariet

Löneunderlag

Det finns tre olika transaktioner som man oftast pratar om i en PAXml-fil.

• Tidtransaktion - motsvarar närvaro/frånvaro

  • Exempel sjuk, vård av barn och arbetade timmar

• Lönetransaktion - motsvarar övriga lönearter

  • Exempel bonus, provision och utlägg

• Schematransaktion - Är schematid

I Fortnox Lön behöver du inte göra någon inställning för att kunna importera löneunderlag eller personalinformation. Det enda som krävs är att du har behörigheter för Lön.

Det finns några steg som är bra att kontrollera innan du börja din import. Tänk på att vara ute i god tid innan lönerna ska betalas ut till de anställda.

1. Kontrollera att dina anställda har samma anställningsnummer i registret i Fortnox Lön som i registret i det externa systemet.  

2. Säkerställ att du fyllt i rätt registreringskoder eller löneartsnummer i ert externa program.

   1. Registreringskoderna och lönearterna hittar du under Register - Lönearter och koder.

   2. Alla koder i registret är korrekt enligt standard med undantag för nedan

      - Övertid 1-komptid, kod ÖK1
      - Övertid 2-komptid, kod ÖK2
      - Övertid 3-komptid, kod ÖK3
      - Övertid 4-komptid, kod ÖK4
      - Övertid 5-komptid, kod ÖK5
      - Övertid 1-betalning, kod ÖB1
      - Övertid 2-betalning, kod ÖB2
      - Övertid 3-betalning, kod ÖB3
      - Övertid 4-betalning, kod ÖB4
      - Övertid 5-betalning, kod ÖB5
      - Komptid motsvarande 1.0, kod NV9
      
      

3. Kontrollera med ditt externa system så att du fyller i löneart där det ska vara och registreringskod där det ska vara, det är för att filen ska bli korrekt.

Personalregister 

Om du väljer att importera era anställda till personalregistret i Fortnox Lön så är det följande fält som kan läsas in:

• Anställningsnummer

• Förnamn

• Efternamn

• Adress

• Adress 2

• Postnummer

• Ort

• Land

• Telefon

• Kategori

• Befattning

• Anställningsform

• Clearing

• Bankkontonummer

• Anställningsdatum

• Månadslön

• Timlön

• Skattetabell

• Skattekolumn

Resterande fält på personalkortet behöver du se över och eventuellt justera manuellt om du vill ändra värden.

Teknisk beskrivning.pdf

Paxml fil exempel.pax

Vanliga frågor och svar

Felmeddelande “Löneart xxx tillåter inte kalender registrering”?

Du behöver gå till ert register över lönearter och koder i Fortnox Lön. Sök upp lönearten för korrekt personaltyp och inne på lönearten under fliken Registrering säkerställa att direktregistrering och kalenderregistrering står på Ja och sedan Spara.

Felmeddelande “Du kan inte göra registreringar utanför anställningstiden”?

Detta felmeddelande betyder att det finns registreringar i filen som är innan anställningsdatum eller efter slutatdatum på en anställd. Som arbetsgivare behöver man se över att sina anställda har rätt anställningsdatum och slutatdatum. 

Filen innehåller ett ogiltigt PAXml-dokument som inte uppfyller villkoren enligt PAXml specifikationen?

Du behöver kontakta det företag du fått filen från och filen behöver testas i valideringen på sidan paxml.se.