Ladda upp filer till Arkivplats

Det finns fyra olika sätt att ladda upp filer till Fortnox Arkivplats. Antingen mailar du in dem till arkivplatsens mailadress eller till den mailadress som är kopplad till en specifik mapp. Alla mappar, förutom mappen kopplade filer, har en egen mailadress. Du ser vilken mailadress som tillhör en mapp i arkivplatsens sidhuvud.

Om du inte vill maila in filerna kan du enkelt dra in dem till respektive mapp eller ladda upp dem genom att klicka på knappen Lägg till fil som du hittar uppe till höger i arkivplatsen.  Vill du ladda ner en fil, d.v.s. spara ner den på din dator, klickar du på knappen längst ut på raden och väljer Ladda ner fil. Det fjärde alternativet innebär att du laddar upp bilderna genom din mobiltelefon, se guide över hur du går tillväga längst ner i texten. 

Maila in fil

1.       Klicka på mailadressen som tillhör den mapp du vill att filen ska hamna i.

2.       När du klickat på länken får du upp ett tomt mail som du bifogar filen i.

3.       Sista steget är att skicka mailet och då kommer filen att lägga sig i aktuell mapp i arkivplatsen.

Drag and drop

1.       Ta fram den fil du vill ladda upp i arkivplatsen.

2.       Klicka på filen och dra in den i den mapp du vill att filen ska hamna i.

3.       I sista steget släpper du filen i rutan som kommer upp när du drar in en fil i arkivplatsen.

Klicka på Lägg till fil

1.       Börja med att klicka på knappen Lägg till fil som du hittar upp till höger i arkivplatsen.

2.       När du klickat på knappen får du upp en ruta där du får välja vilken fil du vill ladda upp till arkivplatsen.

3.       Avsluta med att klicka på Öppna så hamnar filen i den mapp du valt.

Skicka in underlag i Fortnox App

Du kan använda Fortnox App för att skicka in underlag till bokföringen så som kvitton, leverantörsfakturor och verifikationer. Dessa skickas in i Fortnox och läggs i respektive inbox i din Arkivplats eller Lagringsyta.

Man kan skicka in bokföringsunderlag på olika sätt i appen:

Ta en bild direkt i appen

Gå till plusmenyn, välj dokumenttyp, Kvitto, Leverantörsfaktura eller Annat, fotografera underlaget och skicka in. Beroende på de inställningar samt licenser din användare har så får du olika valmöjligheter såsom t.ex. kvittotolkning eller möjlighet att bokföra underlaget direkt.

 

Skicka in en bild som finns sparad på telefonen

Tryck på ikonen längst upp till höger, som ser ut som ett litet foto.

Skicka in en pdf via appen

Öppna pdf:en med Fortnox app. Detta kan se lite olika ut på olika telefoner, men om du klickar på pdf:en brukar du kunna välja “Öppna med” eller liknande. Välj Fortnox, så kommer pdf: en att läsas in i den vanliga vyn för Skicka in underlag i appen, och du kan sedan skicka in den enligt ovan.

Om valet att öppna med Fortnox inte dyker upp när du klickar på pdf:en i mailet, kan detta bero på en inställning du har i din telefon att alltid använda ett visst program för att öppna pdf:er. När pdf:en har öppnats brukar det finnas ett val någonstans i programmet att öppna eller dela pdf:en med ett annat program, och där kan du då välja Fortnox.

Skicka in underlag via app för fakturatolkning

Har ni som företag inställt att dokument ska skickas per automatik till fakturatolkning (Inställningar - Leverantörsfakturor - Digitalt flöde fakturatolkning), så kommer alla underlag som skickas in via appen som leverantörsfaktura per automatik att skickas iväg för tolkning. För att det ska fungera behöver användaren som fotar kvittot ha licensen Bokföring.
Saknar användaren licensen Bokföring kommer underlaget hamna under Leverantörsfakturor - Skicka för tolkning, och en användare med åtkomst till den här vyn kan då manuellt skicka iväg dokumenten för tolkning.