Filförändring SEB

Om du idag använder en LB-fil när du ska betala dina leverantörsfakturor, kommer denna möjlighet att tas bort vilket innebär att du inte längre kommer kunna skapa manuella betalfiler för att ladda upp hos SEB.

För att du ska kunna skapa betalningar via fil kräver det att du etablerar en bankintegration. Den största förändringen med en bankintegration för dig som idag arbetar manuellt med LB-filer kommer innebära ett automatiserat informationsflöde av dina betalningar. Genom att ansluta ditt bankkonto till Fortnox väljer du vilka fakturor som ska betalas och klickar på Skicka betalfil. Bankfilen skickas automatiskt till SEB där betalningarna godkänns. När betalningar genomförts eller inkommer, återrapporteras de automatiskt åter till Fortnox och matchas i de allra flesta fall ihop med rätt faktura.

Läs mer om en bankintegration här: Automatisk koppling till SEB‍

När du etablerar en integration till din bank är filformatet annorlunda från vad du använder idag. I integrationen används filen “ISO20022” och är en del av samlingsnamnet XML-format. Filformatet innebär en del förändringar i vilka typer av betalningar som kan hanteras.

Läs mer om dessa kriterier under respektive rubrik.

Med filformatet ISO20022 kommer arbetssättet kring kredithanteringen att förändras. Själva kvitteringen kommer numera att göras i Fortnox, och därmed kommer kreditfakturor inte längre kunna skickas för bevakning.

ISO20022-filen behöver innehålla ett positivt belopp. Därför är vår rekommendation för smidigast hantering att ta med kreditfakturan i samma fil som en annan debetfakturan, till samma leverantör, valuta och datum.

För inrikesbetalningar är det möjligt att skicka med upp till 5st kreditfakturor matchat mot samma debetfaktura, dock måste betalningen som i slutändan utförs vara minst 1 kr.

För betalningar till Plusgiro och överföringar både inrikes och utrikes är det endast möjligt att matcha 1st kreditfaktura mot 1st debetfaktura, dock måste betalningen som i slutändan utförs vara minst 1 kr. För betalningar i EUR finns det inte längre möjlighet att skicka några kreditfakturor.

När det gäller utlandsbetalningar behöver du fylla i adress till betalningens mottagare. Det görs via Register - Leverantörer. Klicka in på den leverantör betalningen avser och ange adressuppgifter. Här behöver följande fält fyllas i: Fakturaadress, Postnr, Ort, Land och Landskod.

Detta är ett krav i det nya filformatet, och grundar sig i att banken har större krav på sig att uppnå djupare kundkännedom för denna typ av betalning.

I ISO20022, det nya filformatet, är det möjligt att göra utlandsbetalningar i SEK till utländska leverantörer. Detta gör du på en leverantör med endast IBAN och BIC som betaluppgifter, genom att välja ett annat land än Sverige som land i anslutning till leverantörens adress. När du sedan skapar en leverantörsfaktura i SEK, hanteras den som en utlandsbetalning.

Betala i utländsk valuta till svensk leverantör

Du kan nu också betala inom Sverige i utländsk valuta, exempelvis EUR. Det gör du genom att ange en leverantör med endast ett svenskt IBAN och BIC, är det utländsk valuta på leverantörsfakturan väljs alltid IBAN som betalningsmedel.

Varför tas möjligheten bort att kunna skapa manuella betalfiler?
Detta är ett gemensamt beslut från Fortnox och SEB att manuell hantering av betalfiler skall uteslutas för att i ett led arbeta oss närmare ett standardiserat och automatiserad betalningsflöde.

Vad händer med de betalningar som utförts med LB-formatet?
Om du tidigare gjort betalningar genom att Skapa LB-fil så kommer betalningar som ännu inte utförts att redovisas som en klumpsumma. De kommer inte kunna matchas automatiskt i Fortnox och det kan därmed bli lite svårare att göra det manuellt. I internetbanken kan man inte se vilka betalningar som inkluderas i denna klumpsumma. Däremot kan man beställa en kopia för Bankgirots betalningsspecifikation via www.bankgirot.se . Det är en kostnad om detta 150 kr och kopian skickas per post varför det är viktigt att man kontrollerar vilken adress man har hos bankgirot. Se E-formuläret.

Vad händer med de kreditfakturor som jag redan skickat för bevakning till SEB via LB-fil?
De kreditfakturor som tidigare skickats för bevakning kommer inte kunna nyttjas. Vi rekommenderar dig att redan nu makulera dem hos Bankgirot för att sedan sköta kredithanteringen direkt i Fortnox.