Upphandling

Begreppen inköp och upphandling används ibland synonymt. Inköp innebär dock just inköp av olika varor och tjänster, medan upphandling, eller offentlig upphandling, är själva inköpsprocessen som offentliga verksamheter använder för att sluta avtal för att sedan kunna göra inköp av varor och tjänster. Med offentliga verksamheter menas staten, regionerna och kommunerna samt de flesta kommunala och statliga bolag. Offentliga upphandlingar kan röra inköp av alla möjliga varor och tjänster, från kontorsmaterial och livsmedel till transporttjänster och IT-system. Offentliga upphandlingar kan ge mycket goda affärsmöjligheter för företag samtidigt som de ska säkerställa att den offentliga sektorns inköp av varor och tjänster främjar konkurrensen så att företag kan göra affärer på lika villkor. Offentliga upphandlingar ska också se till att skattemedel används så effektivt som möjligt. Offentliga sektorn kan också göra offentliga upphandlingar för att gynna en hållbar samhällsutveckling genom att efterfråga varor och tjänster som är socialt och miljömässigt hållbara.

Regler för offentlig upphandling styrs av lagen för offentlig upphandling men också av lagen om upphandling inom områdena försörjningssektorerna, lagen om upphandling av koncessioner och lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet. Gemensamt för dessa lagar är att de bygger på fem grundläggande principer:

• icke-diskriminering

• likabehandling

• proportionalitet

• öppenhet och transparens

• ömsesidigt erkännande.

När den offentliga sektorn gör olika inköp, alltså offentliga upphandlingar, finansieras detta med skattemedel och för att detta ska ske rättvist och effektiv finns alltså lagar och regler att följa, medan företag i den privata sektorn kan göra inköp efter egna beslut. Offentliga upphandlingar tar därför ofta längre tid och beroende på värdet av de varor och tjänster som ska upphandlas gäller olika regler. Mindre upphandlingar brukar kallas för direktupphandlingar, och dessa liknar den privata sektorns inköp. Även vid en direktupphandling ska dock de fem upphandlingsprinciperna följas.

1. Den offentliga verksamheten identifierar ett behov och tar beslut om att en offentlig upphandling ska göras.

2. Behoven analyseras och specificeras, ibland i dialog med företag och andra experter på marknaden.

3. Kraven som kommit fram under analysen sammanställs i ett upphandlingsdokument. I dokumentet finns all information som leverantörer behöver veta för att kunna lämna ett anbud.

4. Upphandlingen annonseras i en annonsdatabas registrerad hos Konkurrensverket. Överstiger upphandlingens värde ett visst belopp ska den också annonseras i hela EU. 

5. Leverantörer lämnar anbud på upphandlingen.

6. Anbuden prövas och det mest fördelaktiga anbudet som uppfyller kraven får avtalet.

Som företagare har du en del att hålla reda på. Vi har sammanställt en guide om att driva företag och samlat de vanligaste frågorna som du kan stöta på i din vardag.