Attest

När man pratar om attest syftar man ofta på att attestera fakturor. Dock betyder ordet attest att skriftligen intyga riktigheten i ett dokument. När man attesterar fakturor godkänns fakturorna och den som attesterar intygar också att:

• Varan/tjänsten är korrekt levererad.

• Utgifterna är ändamålsenliga för företaget.

• Tillräckliga medel finns samt att bokföringen av utgiften är korrekt utförd.

Fakturor ska inte attesteras av samma person som gjort inköpet. Detta beror dock på storleken på företaget. I mindre företag kan det vara företagsägaren som gör inköpen och då även attesterar dem. .

Att attestera en faktura innebär att den godkänns. Inom företag är det vanligt att använda en attestant som ansvarar för att granska och godkänna fakturor. Innan en faktura bokförs som en kostnad och läggs in för betalning i verksamhetens affärssystem ska den alltså attesteras. Om något inte stämmer på fakturan ska den inte attesteras. I ett elektroniskt fakturahanteringssystem finns det ofta möjlighet att ha flera attestanter. Man kan bland annat ange vem som ska ha vilka rättigheter. I en större verksamhet är det vanligt att man distribuerar fakturor till olika attestanter som godkänner olika typer av kostnader.

Idag använder sig företag av olika program för fakturahantering som gör administrationen mer effektiv. Elektronisk fakturahantering kan integreras med andra ekonomi- och affärssystem. Detta underlättar inte bara fakturahanteringen men också sorteringen av attesterade fakturor och icke-godkända fakturor.

Många företag använder sig av elektronisk fakturahantering, ett arbetsflöde där man hanterar och tar emot inkommande fakturor (både pappersfakturor, PDF och elektroniska fakturor). Fördelen är att man kan använda sig av AI-tolkning, något som effektiviserar administrationen då fakturaverifiering kan automatiseras. Därefter kan de matchas mot exempelvis en inköpsorder eller skickas för attest.